担当者へ電話を取り次ぐ前に、確認しておくべき内容として最も適切なものはどれか。

取り次ぐ前に確認しておくべきなのは、「相手の社名・氏名」「誰あてか」「何の用件か」です。この4点が、スムーズな取次を支える土台になります。どれか一つでも欠けると担当者が聞き直す手間が生じるので、ひとそろいで押さえる、という意識を持ちましょう。

取り次ぐ前には、「失礼ですが、どちらの◯◯様で、どのようなご用件でしょうか」と、相手と用件を一度の問いかけで確認してみましょう。確認のフレーズをあらかじめ決めておくと、必要な項目を聞き漏らさずにすみます。聞いた内容はメモに残し、そのまま担当者への申し送りに使えるようにしておくと便利です。

正解はDです。担当者へ電話を取り次ぐ前には、「どこの誰から・誰あてに・何の用件か」をひとそろい押さえておくのが基本です。これらがそろっていれば、取り次がれた担当者がスムーズに対応に入れます。Aのように相手の社名・氏名だけを聞いて宛先や用件を確認しないと、誰につなげばよいか分かりません。Bのように宛先だけ、Cのように用件だけを聞くのも、いずれか一部が欠けてしまい、取次の土台が崩れてしまいます。4点のうちどれが抜けても、担当者は相手に聞き直すことになり、手間と失礼が生まれます。