相手が「◯◯商事の田中です」と名乗ったあと、最初にとるべき対応として最も適切なものはどれか。

相手が名乗ったら、その社名・氏名を復唱して確認するのが基本です。復唱には、聞き取りの取り違えをその場で防ぐという大切な役割があります。聞き流したり、記憶だけに頼ったりせず、声に出して確かめる――この一手間が、後のミスを防ぐことにつながります。

相手の社名・氏名を聞いたら、口に出して復唱しながら、その場でメモに書き留める習慣をつけましょう。復唱とメモを同時に行うことで、耳と手の両方で情報を確定でき、聞き間違いや書き漏れがぐっと減ります。最初は意識的に、慣れれば自然にできるようになります。

正解はDです。相手が社名と氏名を名乗ったら、「◯◯商事の田中様でいらっしゃいますね」と復唱して確認するのが基本です。こうすることで、聞き取りの取り違えをその場で防げます。Aのように名乗りを聞き流してすぐ用件だけを尋ねると、相手が誰なのかをあいまいにしたまま話を進めることになります。Bのようにメモを取らず記憶だけにとどめるのも、聞き間違いや忘れのもとです。Cのように、確認をしないままいきなり保留にしてしまうと、相手や用件を把握しないまま話を止めてしまうことになり、適切ではありません。