「営業の佐藤さんをお願いします」と電話が入ったが佐藤は外出中で、相手は折り返しを希望している。このときの対応として最も適切なものはどれか。

折り返し対応は、「連絡先」「用件」「希望時間」まで確認して初めて成立します。不在を伝えるだけ、折り返すと言うだけでは不十分です。相手を何度もかけ直させたり、連絡先を聞き漏らしたりせず、折り返しに必要な情報をひとそろい押さえることを意識しましょう。

折り返しの希望を受けたら、「お電話番号とご都合のよい時間帯を伺えますか」と、連絡先と時間を必ずセットで聞くようにしましょう。番号だけ聞いて時間帯を聞き忘れると、都合の悪いときにかけて行き違ってしまいます。「番号＋時間帯」を一組で確認する、と決めておくと聞き漏らしを防げます。

正解はBです。相手が折り返しを希望しているときは、社名・氏名・連絡先・用件・希望時間まで聞き取り、伝言として残すのが基本です。これだけそろえば、戻った担当者が確実に折り返せます。Aのように「佐藤は外出中です」とだけ伝えて切ってしまうと、相手の折り返し希望に応えられません。Cのように戻る時間が不確かだからと相手に何度もかけ直させるのは、相手任せで不親切な対応です。Dのように折り返すと伝えながら相手の連絡先を聞かないのは、肝心の連絡先が分からず、結局折り返せずに約束を果たせなくなってしまいます。