名指しされた担当者が席を外していて電話に出られないとき、最初にとるべき対応として最も適切なものはどれか。

担当者が不在のときの対応は、「不在を伝える」ことと「用件・折り返しの希望を確認する」ことがセットです。不在を理由に、用件を聞かずに切ってしまわないようにしましょう。相手の用件を受け止め、後できちんと対応につなげる――この姿勢が不在対応の基本です。

担当者が不在のときは、「あいにく◯◯は席を外しております。ご用件を伺い、戻り次第お伝えします」と、不在を伝えたあとそのまま用件を聞く流れにしてみましょう。不在を告げて終わりにせず、続けて用件確認に入ることで、相手は安心して伝言を託せます。一連の流れとして言えるようにしておくと、慌てずにすみます。

正解はDです。名指しされた担当者が席を外しているときは、まず不在であることを伝え、そのうえで用件や伝言、折り返しの希望を確認するのが基本です。Aのように「いません」とだけ伝えて切ってしまうと、相手の用件を取りこぼしてしまいます。Bのように担当者が戻るまで保留で待ってもらうのは、いつ戻るか分からない相手を延々と待たせることになります。Cのように担当者の携帯番号を本人の許可なく相手にそのまま教えるのは、本人の都合を無視した対応であり、無断で行ってはいけません。不在を理由に話を打ち切るのではなく、次につなぐ対応をとることが大切です。