保留にして担当者に電話を代わるとき、担当者へ先に伝えるべき内容として最も適切なものはどれか。

担当者に取り次ぐときは、「相手は誰か」と「何の用件か」を申し送るのが基本です。これがないと、相手は同じ説明を二度繰り返すことになってしまいます。受け取った担当者がすぐ本題に入れるよう、相手に二度説明させない、という配慮を忘れないようにしましょう。

受話器を渡す前に、担当者へ「◯◯商事の田中様から、見積もりの件でお電話です」というように、相手と用件を一文で伝えてみましょう。長々と説明する必要はなく、「誰から・何の件か」が分かれば十分です。短くても要点を押さえた申し送りができると、取次がぐっとスムーズになります。

正解はBです。保留にして担当者に電話を代わるときは、「どこの誰から・何の用件か」を先に伝えておくのが基本です。これがあると、担当者は相手に同じ説明を繰り返させずに、すぐ本題に入れます。Aのように相手の声の大きさや話すスピードを伝えても、対応には役立ちません。Cのように「外線です」とだけ言って渡したり、Dのように何も言わず受話器を渡したりすると、相手は最初から用件を一から言い直すことになり、手間をかけてしまううえに失礼です。担当者への申し送りがあるかどうかで、相手の負担が大きく変わります。