コミュニケーション
ビジネスコミュニケーション問題集
Q.
後から内容を正確に参照する必要があり、複数人に同じ情報を共有したい場合、適した連絡手段はどれか。
ポイント
連絡手段は、目的に応じて使い分けます。「記録・正確さ・複数人」が必要なら文書、急ぎやニュアンス重視なら口頭、というのが基本の考え方です。どちらが優れているということではなく、その連絡に何が求められているかで選ぶ、という点が核心です。
ワンポイントアドバイス
口頭で合意した重要事項は、その後に要点を一文の文書(メールなど)にして送り、記録として残しておきましょう。口頭は早くて柔軟ですが、後から参照できないのが弱点です。話したことを短く文書に落としておくだけで、認識のずれや言った言わないのトラブルを防げます。
解説詳細
正解はAです。後から内容を正確に参照する必要があり、複数人に同じ情報を正確に共有したい場合は、記録が残る文書(メールやチャット)が向いています。文書なら、いつでも同じ内容を読み返せ、全員が同じ情報を共有できます。Bの立ち話やCのその場の口頭は、記録が残らないため、後から確認できず、認識違いや「言った・言わない」のもとになります。Dのように本人に伝えず人づてに伝言してもらう方法も、伝わる過程で内容が変わってしまいやすく、正確さが失われます。