名指しされた担当者が席を外していて電話に出られないとき、最初にとるべき対応として最も適切なものはどれか。

不在のときは、不在を伝えたうえで用件や伝言、折り返しの希望を聞くのが基本。「いません」だけで切る(A)は用件を取りこぼす。戻るまで保留(B)は相手を延々待たせる。担当者の個人番号を無断で教える(C)は本人の許可なく行ってはいけない。

【ポイント】不在対応は「不在を伝える→用件・折り返し希望を確認」。不在を理由に用件を聞かず切らない。

【実務ワンポイント】不在時は「あいにく◯◯は席を外しております。ご用件を伺い、戻り次第お伝えします」と続けて聞く。