担当者は外出中、相手は急ぎで折り返しを希望しているが、会社名の一部が聞き取れなかった。このとき最も適切な対応はどれか。

急ぎの場面でも、「聞き直し→復唱→必要項目を漏れなく記録」という型は省略しないのが核心です。急いでいると、つい推測で埋めたり手順を飛ばしたりしがちですが、それが折り返し先の誤りや取りこぼしを招きます。急ぐときほど、かえって正確さが効いてくる、と覚えておきましょう。

急ぎの伝言ほど、聞き取れなかった点はその場で「恐れ入りますが」と聞き直し、復唱で1回しっかり確定させてからメモを残すようにしましょう。慌てて手順を飛ばすと、結局やり直しになって余計に時間がかかります。急ぐ場面でも、必要な確認だけは落ち着いて行う、という意識を持ってみてください。

正解はDです。急ぎの場面であっても、折り返しに必要な会社名は「恐れ入りますが御社名をもう一度」と聞き直して確定させ、連絡先・用件・希望時間まで確認したうえで、復唱で確かめ、受信者名と日時を添えて伝言を残すのが正しい対応です。Aのように会社名を推測で埋めてしまうと、折り返し先を誤る恐れがあります。Bのように急ぎだからと聞き直さずに切ってしまうと、肝心の折り返し自体ができなくなります。Cのように担当者が戻るまで相手に保留で待たせ続けるのは、急いでいる相手をさらに困らせてしまいます。急ぐ場面こそ、必要な手順を省かないことが大切です。