会議で合意した内容を、欠席者を含む関係者に正しく行き渡らせるために適切な対応はどれか。

合意は「共有して完了」する、という点が核心です。決めただけ、出席者が分かっただけでは不十分で、記録に残し、欠席者を含む関係者へ展開してはじめて行き渡ります。決定を一部の人のものにとどめない、という意識を持ちましょう。

会議が終わったらすぐに、「決定事項・担当・期限」を箇条書きにした議事録を、関係者全員に送ってみましょう。時間が経つほど記憶はあいまいになり、共有も後回しになりがちです。終了直後に短くまとめて送るスピード感が、合意を全員に正しく行き渡らせるうえで効果的です。

正解はDです。合意した内容は、決定事項と担当・期限を議事録などに記録し、欠席者を含む関係者へ展開・共有することで、その場にいなかった人にも正しく伝わります。記録に残して共有して、はじめて合意は全員のものになります。Aのように出席者だけ分かっていればよいとして共有しないのは、関係者間で認識がずれるもとです。Bのように口頭で出席者だけに伝え欠席者に伝えないのも、情報が一部の人で止まってしまいます。Cのように出席者の記憶だけに頼り記録を残さないのも、時間が経つと内容があいまいになり、ずれを生みます。