仕事の進め方
マニュアル作成問題集
Q.
手順を書く前に「完了状態(ゴール)」を先に定義しておくことの利点として、最も適切なものはどれか。
解説まとめ
正解は C です。完了状態を先に決めると、「その状態に到達するために何が必要か」という観点で手順の過不足を点検できます。ゴールが曖昧だと、必要な手順が抜けたり、不要な手順が混ざったりします。終わりの形を先に固定することが、手順設計の指針になります。
ポイント
この問題が問うのは、手順設計を「ゴールから逆算する」考え方です。完了状態が言語化されていないと、どこまで書けばよいかの基準がなく、手順が冗長にも不足にもなります。完了条件は、後の動作確認(手順どおりにやって本当にゴールに着くか)の判定基準にもなります。
ワンポイントアドバイス
手順を書き始める前に、「最終的にこの状態になっていれば成功」という完了条件を一文で書いてみましょう。各ステップが本当にそのゴールに近づいているかを確認しながら書くと、無駄な手順や抜けに気づけます。完了条件は読み手にも明示すると、自己チェックに使ってもらえます。
解説詳細
なぜCが正解か
完了状態を先に定義すると、その状態に至るために必要な作業を逆算でき、手順の過不足を判断できます。ゴールという基準があるからこそ、抜けている手順や不要な手順を見分けられます。よってCが正解です。
他の選択肢が誤りである理由
Aの「実行者を評価しやすい」は人事評価の話で、手順設計の利点ではありません。Bの「見た目が整う」は体裁の話で完了状態の定義とは無関係です。Dの「作成時間の短縮を保証」は言い過ぎで、ゴール定義が必ず時間短縮を保証するわけではありません。いずれも本来の利点を説明していません。