一人の社員が「自分で申請し、自分でその申請を承認できる」状態が望ましくない理由として、最も適切なものはどれか。

正解はAです。自分で申請して自分で承認できると、内容を別の目で確認するチェック機能が働かなくなります。承認は申請の妥当性を第三者が確かめる工程だからです。申請者と承認者を分けることで、誤りや不正を防ぐ歯止めが生まれます。

核心は「申請と承認を分けることでチェックが効く」という考え方です。これは職務を分けて互いに確認し合う、内部統制の基本的な発想にあたります。一人二役になると歯止めが消える、という点を押さえましょう。

自分が承認権限も持つ立場になったら、自分の経費は別の人に承認してもらう運用にしましょう。一人で完結させないことが、自分自身を疑いから守ることにもつながります。承認ルートに第三者を必ず挟む設計を心がけてみてください。

申請と承認を分けるのはチェックのためです

経費精算の承認は、申請内容が業務上妥当かを別の立場の人が確認する工程です。もし同じ人が申請も承認も行えると、誰のチェックも受けずにお金が動いてしまい、誤りや私的流用を止められません。申請者と承認者を分けることで、互いに確認し合う歯止めが働きます。

なぜ他の選択肢が誤りなのか

Bの「申請書の枚数が増える」は事実に反し、一人で行っても枚数は変わりません。Cの「領収書の保管が不要になる」も誤りで、証拠としての領収書は誰が承認しても必要です。Dの「必ず精算が遅くなる」も成り立たず、むしろ一人なら早く済むこともあります。問題は速さや手間ではなくチェック機能の喪失であり、Aが正解です。