Q.
議事録で「事実(決定)」と「意見(個人の感想)」を扱うときの原則として、最も適切なものはどれか。
解説まとめ
正解はCです。議事録では、会議で確定した決定(事実)と、出席者の感想・意見を区別して書くのが原則です。意見も判断の背景として残す価値はありますが、「〜という意見が出た」のように、決定とは分かる形で記します。意見を決定のように断定形で書くと、読み手が誤解します。
ポイント
核心は「事実と意見を混ぜない」ことです。意見を消す必要はありませんが、決定と同じ書き方にすると、確定していないことが確定したように伝わってしまいます。「決まったこと」と「出た意見」を、文の形で見分けられるようにするのがポイントです。
ワンポイントアドバイス
意見を書くときは、「〜という意見・指摘がありました」と、出どころが分かる書き方にしてみましょう。決定は「〜に決定した」と断定形で書き分けます。この一手間で、読み手が「これは確定、これは検討段階」と一目で区別でき、認識のずれが起きにくくなります。
解説詳細
なぜCが正解か
決定(事実)は確定した結論、意見は個人の見解であり、性質が違います。Cはこの両者を区別し、意見はそれと分かる形で残すという原則を述べており、読み手が確定事項と検討段階を取り違えないようにする正しい扱いです。
なぜ他の選択肢が誤りか
Aの「意見を決定と同じ断定形でまとめる」は、未確定の意見を確定事項に見せてしまい危険です。Bの「意見は一切書かない」は、判断の背景が失われ、後から「なぜそう決めたか」が分からなくなります。Dの「事実と意見をまとめて一文にし、判断を読み手に任せる」は、書き手が整理すべき仕事を読み手へ押し付けており、誤読を招きます。区別して書くことが書き手の役割です。