仕事の進め方
マニュアル作成問題集
Q.
複数の作業からなる手順を並べるときの順序として、最も適切なものはどれか。
解説まとめ
正解は A です。手順書は読み手が上から順に実行していくものなので、実際に行う順番(時系列)に並べるのが基本です。重要度順や五十音順に並べると、読み手は次に何をすべきかを自分で組み立て直さねばならず、誤りや手戻りが生じます。実行順がそのまま読む順になるのが理想です。
ポイント
この問題が問うのは、手順の配列が「読む順=実行順」であるべきという原則です。順不同の箇条書きは情報の列挙には使えても、手順には向きません。時系列で並べることで、依存関係(前の作業が終わらないと次に進めない等)も自然に表現できます。
ワンポイントアドバイス
手順を書いたら、上から順番に指でなぞって実行できるかを確認してみましょう。途中で「これは前のステップの前にやるべきだった」と気づいたら並べ替えます。前提となる準備作業は必ず先頭側に置くと、読み手が手戻りせずに進められます。
解説詳細
なぜAが正解か
手順書の読み手は、原則として記載された順番に沿って作業を進めます。実際に行う順番(時系列)で並べれば、読む順序と実行順序が一致し、迷わず進められます。これが手順の配列の基本であり、Aが正解です。
他の選択肢が誤りである理由
Bの重要度順は、重要でも後で行う作業が先頭に来てしまい実行順と食い違います。Cの五十音順やDの文章量順は、作業の中身や順序関係と無関係な並べ方で、読み手が実行順を自分で再構成する必要が生じます。いずれも手順の配列には不適切です。