AI議事録における「要約」とは、基本的にどのような工程か。

正解はBです。要約とは、文字起こしされた長いテキストから、決定事項や論点などの要点を抜き出し、短くまとめる工程です。全文をそのまま文字にするのは文字起こしであり、要約とは役割が異なります。要約は「読みやすく要点を伝える」ためのもので、共有や準備とも別の工程です。だから要点抽出が要約です。

要約は「情報を減らして要点を際立たせる」工程です。文字起こしが発言の全体を残すのに対し、要約は読み手が短時間で把握できるように絞り込みます。何を残し何を省くかの判断が要約の中心であり、全文を写すこととは目的が違います。

要約を作るときは「この会議で決まったことは何か」「次に誰が何をするのか」を先に書き出してみましょう。要点から書き始めると、枝葉の発言に引きずられずに済みます。全文をそのまま貼るのではなく、読み手が知りたいことに絞るのが効果的です。

要約の役割

要約は、文字起こしという素材から、読み手にとって重要な情報だけを取り出して短くまとめる工程です。会議の全発言を読む時間がない人でも、要約を見れば決定事項や次の行動を把握できます。情報を圧縮して伝えることが要約の目的であり、議事録を実用的にする中核の工程です。

他の選択肢がなぜ誤りか

Aの一字一句すべて文字にするのは「文字起こし」であり、要点を絞る要約とは逆方向の作業です。Cの関係者全員に送信するのは「共有」の工程です。Dの会議室予約や機材準備は会議の段取りであって、議事録の中身を作る工程ではありません。いずれも要約とは別の役割です。