MASTER / COMMUNICATION
相手に合わせて伝える
同じ情報でも、相手によって必要な情報・順番・詳しさは変わります。相手の知識・関心・判断してほしいことから情報を選ぶ方法、専門用語の言い換え、上司・同僚・初めて使う人への説明の違いを、例文と演習で学び、全6講座を振り返ります。
約11分入門演習 4問講義をはじめる
※ 共有フォルダや経費精算システムの導入などの場面は、説明のための架空の事例です。
この講義でできるようになること
- 相手が何を知っているか・何に関心があるか・何を判断してほしいかを考えて説明できる
- 相手に必要な情報を選び、説明の順番や詳しさを調整できる
- 専門用語を、何が変わるのかが伝わる表現に言い換えられる
00:00 / 05:33
1第1章相手が必要とする情報を選ぶ
Space 再生／停止・← → 10秒移動・N / P で章を移動・C で字幕。右の「文字で読む」で、話している内容を文字で追えます。
演習：手を動かして確かめる
講義を見終えたら取り組みましょう。入力した内容はこの画面の中で使うだけで、どこにも送信されません。
相手に合わせた説明で重要なのは？
相手に合わせて説明する確認リスト
- 相手は何を知っているか、何に関心があるか、何を判断してほしいかを考えたか
- 相手に必要な情報を選び、知っていることを全部話そうとしていないか
- 専門用語や略語を、何が変わるのかが伝わる言葉に言い換えたか
- 正確さが重要な専門用語を、勝手に違う意味に置き換えていないか
- 情報の選び方・順番・詳しさは変えても、事実そのものは変えていないか
次に学ぶなら
テキストで読む（文字起こし）
第1章 相手が必要とする情報を選ぶ
新しい業務システムについて、上司、同僚、お客様に説明します。 全員に同じ説明でよいでしょうか。 上司は、効果や費用、業務への影響を気にするかもしれません。 同僚は、操作方法や日々の作業の変化。 お客様は、サービスの使いやすさに関心があるかもしれません。 伝える力とは、知っていることを全部話すのではなく、 相手が必要とする情報を選ぶ力です 1つ目は相手は何を知っているか 2つ目は何に関心があるか 3つ目は何を判断してほしいかです 新しい共有フォルダを導入するという話なら 上司には改善効果と承認事項 同僚には保存場所や使い方 また、初めて使う人には画面を見せながら操作方法を説明します 同じテーマでも説明の順番や具体例は変わります
第2章 言い換えと伝え分け
相手が専門用語や略語を理解しているとは限りません 新しいシステムでワークフローを最適化します では何が変わるかわからない人もいるでしょう 申請から承認までの手順を見直して 確認の手間を減らしますと言い換えると具体的です 簡単な言葉にするだけではなく 何が変わるかを伝えます ただし、正確性が重要な専門用語を 勝手に違う意味に置き換えないようにしましょう 部署で会議資料をメール添付から 共有フォルダに変更します 上司向け 会議資料の管理方法を メール添付から共有フォルダに変更することを提案します 最新版の取り違えを減らすことが目的です 利用範囲とアクセス権限についてご承認をお願いします 同僚向け 次回の会議から資料は共有フォルダに保存する運用になります 最新版は指定のフォルダから確認してください 更新時は会議用の資料名に日付を入れてください 初めて使う人向け これまでメールについていた資料を今後は共通の保存場所から見る形に変えます 資料を開くときはこのリンクを使ってください 操作方法を一緒に確認しましょう 相手に合わせるのは情報の選び方、順番、詳しさであり事実を変えてはいけません
第3章 演習と全6講座の総復習
経費精算の新システム導入について 新入社員に説明してください 事実は来月から新システムを使うこと 従来の申請方法は使えなくなること 初回ログインと操作マニュアルの確認が必要なことです 回答例 来月から経費精算の方法が変わります これまでの申請方法は使えなくなるので 今月中に新しいシステムへ初回ログインしてください 操作方法は配布するマニュアルで確認できます わからないところがあれば担当者へ質問してください 背景よりもまず本人が何をする必要があるかを理解してもらうことが大切です これまで6講座で結論から説明する 正しく聞いて確認する報連相を適切なタイミングで行う 相手が対応できるメールを書く チャットとオンライン会議で情報を共有する 相手に合わせて説明することを学びました コミュニケーションは上手に話すことだけが目的ではありません 相手と認識を揃え 必要な判断や行動につなげることが基本です まずは日々の仕事で結論を明確にする わからないことを確認する必要な情報を早めに伝えることから実践しましょう これで伝える聞く報連相の6講座を終了します