この講義でできるようになること
- 仕事を頼まれたとき、目的・期限・完成形を確認できる
- あいまいな指示を、自分の言葉で要約して認識をそろえられる
- 確認すべきことを一度にまとめて質問できる
BUSINESS MASTERCLASS
仕事を頼まれたら、まず何を確認する？
仕事の受け方・進め方 レッスン01
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テキストで読む（台本）
仕事を頼まれたら、まず何を確認する？
マナビズの本格レッスンです。今回は、仕事を頼まれたときの受け方を学びます。このレッスンは、途中で演習をはさみながら進みます。問題が出たら、自分ならどうするか考えてみてください。
はじめて一人で任された仕事
入社2週目の佐藤さん。課長から、はじめて一人で仕事を任されました。佐藤さんは「わかりました」と答えて、はりきって取りかかります。前回の会議資料を開き、3日かけて新しい資料を仕上げました。
3日がかりの資料が、やり直しに
ところが、資料を見た課長の反応は、思っていたものと違いました。佐藤さんは手を抜いたわけではありません。むしろ丁寧に作りました。それでもやり直しになったのは、作り始める前に、何のための資料かをそろえていなかったからです。
指示は「氷山の一角」
指示を出す人の頭の中には、目的や完成形のイメージがあります。でも、言葉になるのは、その一部だけです。役員向けであること。結論を1枚で見せたいこと。金曜には目を通したいこと。前回のグラフは流用してよいこと。こうした前提は、水面の下に隠れています。
指示があいまいなのは、ふつうのこと
指示を出す側は、自分の頭の中の前提を、相手も知っていると思いがちです。だから指示は、どうしても短く、あいまいになります。指示があいまいなのは、珍しいことではなく、ふつうのこと。水面下の情報を引き出すのは、受け手の仕事です。
あなたが佐藤さんなら、最初にどう動く？
ここで問題です。あなたが佐藤さんなら、指示を受けた直後にどう動きますか。選択肢から一つ選んで、回答してください。
確認するのは「目的・完成形・期限」
仕事を受けるときに必ず確認したいのは、3つです。一つ目は、目的。何のための仕事で、誰がどの場面で使うのか。二つ目は、完成形。どんな形で、どこまで仕上げればよいのか。三つ目は、期限。いつまでに必要で、途中で見せるタイミングはあるのか。余裕があれば、優先度と、参考になる資料や相談相手も確認しておくと安心です。
受け方を変えると、こう変わる
佐藤さんが最初に確認していたら、どうなっていたでしょうか。確認しない受け方では、3日分の作業がやり直しになりました。確認する受け方なら、3つの質問をするだけ。かかる時間は、ほんの1、2分です。確認は、相手の時間を奪う行為ではなく、お互いの時間を守る行為です。
忙しそうな上司に、どう確認する？
次の問題です。忙しそうな上司に確認したいことが3つあるとき、どうしますか。
最後は「復唱」で認識をそろえる
確認が終わったら、聞いた内容を自分の言葉で要約して返しましょう。これを復唱といいます。復唱すると、自分の理解違いに、その場で気づけます。さらに、相手が言い忘れていたことを思い出してもらえることもあります。この例では、数字の更新です。確認した内容は、メモやチャットに残しておくと、後から見返せて安心です。
締めくくりのひと言は？
確認を終えたあと、最後にどう返すのが良いでしょうか。
自分の言葉で、確認の質問を書いてみよう
最後は応用ワークです。実際に指示を受けたつもりで、確認したいことを書き出してみましょう。
仕事を受けるときの4つのポイント
お疲れさまでした。今日のポイントを振り返ります。指示があいまいなのは、ふつうのこと。確認するのは受け手の仕事です。確認の基本は、目的、完成形、期限の3つ。確認は作業を始める前に、まとめて、時間を添えて。そして最後は、復唱で認識をそろえましょう。確認のテンプレートは、この下からコピーして使えます。