MASTER / COMMUNICATION
仕事で伝わる話し方
仕事では話す内容だけでなく、相手が理解しやすい順番で伝えることが大切です。結論・理由・具体例で説明を組み立てる方法と、話す前に整理する3つの問いを、職場の会話例と演習で学びます。
約15分入門演習 4問講義をはじめる
※ 資料作成の進捗や研修の提案などの場面は、説明のための架空の事例です。
この講義でできるようになること
- 相手が最初に知りたい結論・現状から説明する理由を理解できる
- 結論・理由・具体例の順で説明を組み立てられる
- 必要な情報を整理して、30秒程度の説明にまとめられる
00:00 / 09:03
1第1章同じ話でも、伝わり方が違う
Space 再生／停止・← → 10秒移動・N / P で章を移動・C で字幕。右の「文字で読む」で、話している内容を文字で追えます。
演習：手を動かして確かめる
講義を見終えたら取り組みましょう。入力した内容はこの画面の中で使うだけで、どこにも送信されません。
上司から進捗を聞かれたとき、最初に伝えるのに適切なものは？
話す前の確認リスト
- 最初のひと言で、結論（現在の状況・伝えたいこと）を言えるか
- 相手に何をしてほしいか（了承・判断・確認など）を決めたか
- 結論の理由と、必要に応じた具体例をそろえたか
- 「結構」「多分」などの曖昧な表現を、数字や期限に置き換えたか
- 一文を短くし、最後に「確認したい点はありますか」と理解を確かめたか
次に学ぶなら
テキストで読む（文字起こし）
第1章 同じ話でも、伝わり方が違う
一生懸命説明したのに相手から結局何が言いたいのと言われてしまった こんな経験はありませんか 仕事では話す内容が正しいだけでは十分ではありません 相手が短い時間で理解し次の行動を 決められることが大切です 例えば上司から資料作成はどうなっている? と聞かれた場面 新人Aさんはこう答えます 昨日営業部からデータをもらってそれを整理していたんですが 途中で数値が合わないところがあって確認していたら時間がかかってしまって 上司は言います つまり終わっているの? まだなの? Aさんは起きたことを順番に話しています しかし上司が最初に知りたいのは作業の進捗です ではこう答えたらどうでしょう 資料はまだ完成していません 数値の確認に時間がかかっているためです 今日の15時までに確認を終え 17時に提出する予定です これなら進捗理由今後の予定が短時間で伝わります 大切なのは自分が話したい順番ではなく 相手が理解しやすい順番で話すことです 伝わる説明の基本形として 結論理由具体例という順番を覚えましょう 最初に結論を伝えます 何を言いたいのか何をしてほしいのかを明確にします 次に理由です なぜその結論になったのか根拠を伝えます そして必要に応じて具体例を加えます 相手が状況をイメージできるようにするためです 例えば新入社員向けの研修を改善したいという提案 改善前 最近研修についていろいろ考えていて 受講者のアンケートも見たのですが ちょっと分かりにくい部分があるような気がして 改善後、新入社員研修に実践演習を追加することを提案します 理由は受講者から 実際の仕事でどう使えばよいか分からない という声が出ているためです 例えば電話対応や報告のロールプレイを取り入れる方法があります 何を提案したいのか その理由は何かどのような方法があるのかが明確です いつも長く説明する必要はありません 資料は完成しました 共有フォルダに保存していますという連絡なら 結論と必要事項だけで十分です 説明は短ければ良いのではなく 相手に必要な情報が過不足なく伝わることが重要です
第2章 整理してから、短く伝える
話す前に次の3つを考えてみましょう 1つ目は相手に何を伝えたいのか 2つ目は相手に何をしてほしいのか 3つ目はそのために必要な情報は何か 例えば明日の打ち合わせ時間を変更したい場合 伝えたいのは開始時間の変更 してほしいのは変更の了承 必要な情報は希望時刻と理由です 明日の打ち合わせを10時から11時に変更していただけないでしょうか 別件の対応が10時まで伸びる見込みのためです ご都合はいかがでしょうか 話し始める前に3つの問いを整理するだけで説明は大きく変わります ここで練習です あなたは上司から社内イベントの参加人数を調べるよう依頼されました 確認したところ30名が参加予定で5名が未回答です 上司から参加人数はどうなった? と聞かれました 30秒以内で答えるつもりで説明を考えてください 回答例 現時点で30名が参加予定です 5名が未回答のため、今日中に確認し、明日の午前中に最終人数をご報告します 最初に現状を伝え、未確定の部分と次の行動を説明しています 30名という数字だけで終わらせず、未回答者がいることも伝えるのがポイントです 細かい連絡経緯は、相手が必要とするときに説明すれば十分です 伝わりにくい話には共通点があります 結論が最後まで出ないこと 情報を詰め込みすぎること 多分、なんとなく、結構、など 曖昧な表現だけで説明することです 作業は結構進んでいます では、程度が分かりません 全10件のうち8件が完了しています なら具体的です 緊張して早口になると 内容が整理されていても理解しにくくなります 一文を短くし 大切な情報の前後で間を取りましょう またここまでで確認したい点はありますか? と理解を確かめれば 一方通行にならず相互理解につながります
第3章 まとめと実践課題
今回のポイントは、結論から話す、必要な理由や具体例を添える、 相手が知りたいことと求める行動を意識する、の3つです。 最後の、演習です。 上司に、今日中に終わる予定だった作業が、明日の午前中になる、と伝えましょう。 理由は、確認作業が想定より長引いていること、 明日11時には完了できる見込みであることです。 30秒以内の説明を考えてください 回答例 本日完了予定の作業ですが 明日の11時完了に変更させてください 確認作業に想定以上の時間がかかっています 遅れによる影響がないかも確認し 必要な対応をご相談します 期限変更は伝えれば自動的に了承されるものではありません 影響が出る場合は早期相談も重要です 次は聞く力と質問の仕方を学びます