優先順位づけの基本

月曜の朝、出社して席につくと、机の上（やることリスト）には、もうやることが積み上がっています。上司から「今日中に」と頼まれた会議資料のチェック、先輩からの「この資料コピーしておいて」、昨日の取引先へのお礼メール、いつかやってと言われたフォルダの整理、来月の発表準備……。とりあえず、さっき頼まれたコピーから手をつけて、次に目の前のメールを返して、と片づけているうちに、気づいたら夕方。いちばん大事だったはずの会議資料は昼すぎに慌てて仕上げ、来月の発表準備は、今日もまた手つかずのまま——。

配属されて仕事が増えてきた頃、こんな一日を過ごした経験はありませんか。でも、これはあなたの処理スピードが遅いからでも、やる気が足りないからでもありません。原因はたったひとつ、手をつける順番を「来た順・頼まれた順・声をかけられた順」というなんとなくで決めていることです。

優先順位づけというと、「根性で速くこなす」「全部やりきる」ことだと思われがちですが、そうではありません。優先順位づけとは、「どれを・どの順でやるか」を、ちゃんとした“ものさし”で決めることです。そして、その肝になるのが、「緊急」と「重要」は別もの、という気づきです。この講座を読み終えたあなたは、次の3つができるようになります。

1. 「緊急（締め切りが近い）」と「重要（成果・目標につながる）」は別ものだと、区別して説明できる（「急ぎ＝大事」と一緒くたにしない）
2. 手元のタスクを、重要度×緊急度の2軸で、4つの箱（①緊急かつ重要 ②重要だが緊急でない ③緊急だが重要でない ④緊急でも重要でもない）に分類できる
3. 4分類に基づいて着手順を決め、とくに後回しになりがちな「重要だが緊急でない仕事」を、「いつやるか」を予定に入れて守れる

この講座は最後まで、いま挙げた「月曜の朝の、机の上の5つのタスク」という、たった1つの場面だけで説明します。この同じ5つのタスクを、来た順だとどうなる→2つのものさしで測る→4つの箱に分ける→着手順を決める、と1段ずつ処理していきます。各章末には手を動かす演習も置いているので、紙とペンを用意して読み進めてみてください。そして、この「4つの箱」を明日の朝からすぐ使えるように、最後に4象限ワークシート（テンプレート）の無料ダウンロードも用意しています。

まずは、5つのタスクの顔ぶれを確認しておきましょう。これが、この講座を通しての“登場人物”です。

なぜ「来た順」だとつまずくのか（緊急と重要は別もの）

まずは、来た順に手をつけて夕方に慌ててしまう、あのモヤモヤの正体をはっきりさせましょう。ここを押さえると、優先順位づけの土台ができます。

「来た順・頼まれた順」で手をつけて、夕方に慌てる正体

やることが複数あると、私たちはつい「来た順」「頼まれた順」「声をかけられた順」で手をつけてしまいます。一見、公平で正しいやり方に見えます。でも、この決め方には落とし穴があります。「すぐやるべきか」と「やる価値が大きいか」が、ごちゃ混ぜになっているのです。

とくに私たちは、「急ぎ」「今すぐ」と言われると、反射的に体が動いてしまいます。先輩に「これコピーして」と声をかけられると、つい手を止めてそちらをやってしまう。これは、目の前の“急かされるもの”に引っ張られている状態です。その結果、急かされないけれど本当に大事な仕事が、いつも後ろに追いやられてしまいます。

ここで、この講座でいちばん覚えて帰ってほしい背骨を先にお伝えします。優先順位は“来た順”でなく“重要度×緊急度”。緊急に追われて、重要を後回しにしない。この一文の意味が、読み終わる頃にはすっかり腹落ちしているはずです。

「緊急」と「重要」は、まったく別のものさし

落とし穴の正体は、「緊急」と「重要」を一緒くたにしていることでした。この2つは、まったく別のものさしです。

• 緊急＝締め切りがどれだけ近いか（いつまでにやらないといけないか）
• 重要＝成果や目標にどれだけつながるか（やらないと、誰がどれだけ困るか）

この2つは、別々に動きます。「急ぎだけど、大して重要じゃない用事」もあれば、「急ぎではないけれど、仕事を左右するほど重要な仕事」もある。たとえば先輩からのコピー（C）は急ぎですが、誰がやっても結果は同じで、重要度は高くありません。一方、来月の発表準備（B）は今日が締め切りではないけれど、あなたの評価と成長に直結する、とても重要な仕事です。

このことを、ずっと昔に言い当てた言葉があります。「緊急なものは重要ではなく、重要なものは決して緊急ではない」。これは、アイゼンハワーというアメリカの大統領が、1954年の演説で語ったことで広く知られている考え方です（ご本人は、ある大学の学長の言葉として紹介しています）。誰の言葉かはともかく、「急ぎ」と「大事」は別ものだというこの整理は、今のあなたの机の上にも、そのまま当てはまります。

ここで、いちばんありがちな誤解を先に潰しておきます。それは、「急ぎ（緊急）＝大事（重要）」という思い込みです。「急ぎ」と言われると、つい「だから重要なんだ」と感じてしまいますが、急ぎかどうかと、大事かどうかは、別々に判断しなければいけません。

来た順だと、緊急ばかり追いかけて「重要」が残る

緊急と重要が別ものだと分かると、「来た順」のまずさが見えてきます。来た順・頼まれた順でこなしていくと、私たちはいつも緊急なものばかりを追いかけることになります。急かされるものに次々と反応しているうちに、急かされない重要な仕事（発表準備や、自分のスキルアップ）が、永遠に後回しになってしまうのです。

実際に、月曜の朝の5つのタスクを「来た順」でやってみましょう。まず、さっき頼まれた先輩のコピー（C）。次に、目の前にある取引先へのお礼メール（E）。そうこうしているうちに午前が終わり、上司に頼まれた会議資料（A）は昼すぎになって慌てて着手。そして、来月の発表準備（B）は、今日もまた手つかずのまま夕方を迎えます。急ぎのものはこなせても、いちばん大事なものが残る——これが「来た順」の正体です。

だから、順番の決め方を変える必要があります。「来た順」をやめて、さきほどの2つのものさし（重要度・緊急度）で決めるのです。「全部大事だから、優先順位なんてつけられない」と感じている人も大丈夫。次の章で2つのものさしを当てれば、ちゃんと分けられるようになります。

この章の確認（演習）

あなたが今日（または最近）、「来た順・頼まれた順」で手をつけてしまったタスクを、2〜3個書き出してみてください。そして、それぞれについて、「本当に緊急だったか（締め切りは近かったか）」「本当に重要だったか（成果につながったか）」を、一言ずつ振り返ってみます。

きっと、「急ぎだと思って先にやったけど、実はそんなに重要じゃなかった」というタスクが見つかるはずです。緊急と重要がズレていた経験を、自分の手で見つけられたら、この章はゴールです。

2つのものさし——「重要度」と「緊急度」

第1章で「来た順をやめて、2つのものさしで決めよう」とお伝えしました。この章では、その2つのものさし「重要度」と「緊急度」の使い方を、具体的に身につけます。

優先順位を決める“ものさし”は、たった2本

優先順位を決めるのに必要なものさしは、たった2本だけです。

• ① 重要度＝その仕事が、どれだけ成果・目標（自分の役割、会社やお客さんへの価値）につながるか
• ② 緊急度＝締め切りが、どれだけ近いか（いつまでにやらないといけないか）

大事なのは、この2つがそれぞれ独立しているということです。だから、「緊急だけど重要でない」タスクもあれば、「重要だけど緊急でない」タスクもあります。タスクを見たら、この2本のものさしを別々に当てていきます。まとめて「なんとなく大事そう」で済ませないのがコツです。

緊急度の測り方：「いつまで？」で見る

まず、簡単な方の緊急度から。緊急度は、「いつまでにやらないといけないか」、つまり締め切りの近さで決まります。

「今日中」「今すぐ」なら緊急度は高い。「来月まで」「とくに期限はない」なら緊急度は低い。これは締め切りを確認すればわかるので、迷うことはあまりありません。タスクを見たら、まず「これ、いつまで？」と一度たずねてみてください。

重要度の測り方：「やらないと、誰がどれだけ困る？」で見る

迷うのは、いつも重要度の方です。重要度は、「その仕事をやらないと、誰がどれだけ困るか」「成果や目標に、どれだけつながるか」で測ります。

ここで注意したいのは、重要度を「自分がやりたいか・好きか」で決めないことです。基準は、あなたの好みではなく、上司や会社の目標、お客さんへの影響です。たとえば「整理整頓が好きだからフォルダ整理を先にやりたい」というのは、重要度ではなく好みの話。フォルダ整理は、やらなくてもすぐには誰も困らないので、重要度は低いと判断します。

では、5つのタスクに、2本のものさしを当ててみましょう。

ここで迷うのが、E（お礼メール）です。緊急度は「今日中」なので高い。では重要度は？　「たかがメール」と思えば低そうですが、取引先との関係づくりは、長い目で見れば大事です。こういう迷うタスクは、「やらないと、誰がどれだけ困るか」に立ち返って考えます。お礼メールは、送らないと相手に「無礼だな」と思われて、関係が少し冷えるかもしれない。しかも5分で終わる。だとすると、重要度はそこそこある、と見ておくのが安全です。このEの扱いは、次の章でもう一度考えます。

この章の確認（演習）

共通例の5つのタスク（A〜E）それぞれに、「緊急度＝高/低」「重要度＝高/低」を、自分でつけてみてください。表のとおりに写すのではなく、自分の言葉で「なぜ高いのか・低いのか」を考えながらつけるのがポイントです。

とくに、E（お礼メール）の重要度を、自分なりの理由つきで「高」か「低」か決めてみましょう。2本のものさしを別々に当てる感覚が、自分の手で身についたら、ゴールです。

4つの箱に分ける（重要度×緊急度のマトリクス）

2本のものさしが使えるようになりました。この章では、その2本を組み合わせて、タスクを「4つの箱」に分けます。ここまで来ると、机の上のごちゃごちゃが、すっきり整理されます。

2本のものさしを組み合わせると、4つの箱になる

重要度（高い・低い）と緊急度（高い・低い）を、縦と横に組み合わせてみましょう。すると、タスクは次の4つの箱に分かれます。

• ① 緊急かつ重要（急ぎで、大事）
• ② 重要だが緊急でない（大事だけど、急ぎではない）
• ③ 緊急だが重要でない（急ぎだけど、大事ではない）
• ④ 緊急でも重要でもない（急ぎでも、大事でもない）

たった2つの質問——「これ、急ぎ？」「これ、大事？」——を当てるだけで、どんなタスクも、必ずこの4つのどれかに入ります。

4つの箱（優先順位の地図）が表すもの

この4つの箱が、あなたの「優先順位の地図」になります。それぞれの箱が、どんな性格のタスクなのかを、表で一望してみましょう。

ちなみに、この「重要度×緊急度の4つの箱」は、「アイゼンハワー・マトリクス」「緊急度・重要度マトリクス」とも呼ばれます。名前は覚えなくて大丈夫です。「タスクは、急ぎと大事の組み合わせで4つに分けられるんだな」と掴めれば十分です。

タスクを1つずつ、箱に置いてみる

では、5つのタスクを4つの箱に置いてみましょう。第2章でつけた「緊急度・重要度」をもとに振り分けると、こうなります。

迷っていたE（お礼メール）は、緊急度が高く、重要度も「そこそこある」と見たので、①の隅あたりに置きます。迷ったときは、重要度を少し高めに見て、関係づくりや成果につながる方に寄せておくと、後で困りません。

どうでしょう。バラバラだった5つのタスクが、意味のある4つのグループに整理されました。同じ「やること」でも、どの箱に入るかで、この後の扱い（何から、どうやるか）がまったく変わってきます。それを決めるのが、次の第4章です。

手順をまとめておきます。

1. 紙に十字を書く（縦＝重要度、横＝緊急度）
2. タスクを1つずつ「急ぎ？」「大事？」の2問で判定する
3. あてはまる箱に置く
4. 全部置けたら、箱ごとに何個あるか眺める

この章の確認（演習）

紙（または、最後に紹介する4象限ワークシート）に十字を書いて、共通例の5つのタスク（A〜E）を4つの箱に置いてみてください。

そのうえで、いま自分が抱えている実際のタスクを3つ足して、同じ4つの箱に入れてみましょう。このとき、「全部①（緊急かつ重要）」に入れてしまわないよう注意です。本当に全部が急ぎで大事でしょうか。重要度と緊急度を、ほかのタスクと比べながら、相対的に見直してみてください。マトリクスに置く操作が自分の手でできたら、ゴールです。

着手順を決める——「重要だが緊急でない」を守る

4つの箱に分けられました。いよいよ、「何から、どう手をつけるか」という着手順を決めます。そして、この章には、この講座でいちばん伝えたい肝があります。

箱ごとに「扱い」を決める（4つの動き）

4つの箱には、それぞれ決まった扱い方があります。箱ごとに、次のように動きます。

この4つの扱いは、英語の頭文字をとって Do（する）・Decide（決める）・Delegate（任せる）・Delete（消す）の「4つのD」とも呼ばれます。これも覚える必要はありません。「箱によって、すぐやる・予定に入れる・任せる・やめる、と動きが違う」と分かれば十分です。

いちばんの肝は、②「重要だが緊急でない」を守ること

ここが、この講座でいちばん大事なところです。4つの箱のうち、いちばん大切にしてほしいのは、②「重要だが緊急でない」の箱です。

なぜなら、②は締め切りが遠いぶん、緊急なもの（①や③）に追われて、いつも後回しにされてしまうからです。発表準備、スキルアップ、仕事の改善——どれも「やった方がいいのは分かっているけれど、今日じゃなくてもいい」と感じて、つい先延ばしにしてしまう。でも、あなたの将来の成果や成長を作るのは、まさにこの②なのです。

実はこの②、『7つの習慣』という本で有名なコヴィーさんが「第II領域」と呼んで、いちばん大事だと説いた場所です。コヴィーさんは、第II領域は「やらなければと分かっていても、緊急ではないから、ついつい後回しにしてしまう」けれど、「効果的な生き方ができる人は、ここに時間をかけている」と言っています。

だから、②は「時間が空いたらやろう」では、永遠にやれません。空いた時間は、たいてい緊急なものに食われてしまうからです。②を守る方法はひとつ。先に「いつやるか」を決めて、予定に入れて時間を確保すること。これが、優先順位づけの本当のゴールです。冒頭の背骨「緊急に追われて、重要を後回しにしない」とは、つまり、この②を守るということなのです。

来た順との違い：同じ5つのタスクが、こう変わる

では、5つのタスクに着手順をつけてみましょう。4つの箱の扱い方に沿って、こうなります。

第1章の「来た順」と比べてみてください。来た順では、昼すぎまで手つかずだった会議資料（A）が、今度は午前のうちに終わります。そして、いつも後回しだった発表準備（B）に、初めて「水曜の午前30分」という時間が確保されました。急かされるコピー（C）は手早く片づけ、急ぎでも大事でもないフォルダ整理（D）は、今日はやらないと決める。同じ5つのタスクなのに、結果がまるで変わります。

手順をまとめます。

1. ①（緊急かつ重要）は、今すぐ着手する
2. ②（重要だが緊急でない）は、「いつやるか」を具体的な日時で予定に入れる
3. ③（緊急だが重要でない）は手早く・任せる、④（緊急でも重要でもない）は減らす・やめる
4. 一日の終わりに、②に確保した時間が守れたかを振り返る

この章の確認（演習）

第3章で4つの箱に入れた共通例＋自分のタスクに、着手順をつけてみてください。①からどう動くか、③④はどう減らすか、を考えます。

そして、いちばん大事な仕上げです。②（重要だが緊急でない）に入れたタスクを1つ選び、「いつ（曜日・時間）やるか」を、具体的に決めて書いてみましょう。「水曜の午前に30分」のように、予定として確保するのです。これができたら、この講座の肝を、自分の手で実行できたことになります。

まとめ：優先順位は“来た順”でなく“重要度×緊急度”

おつかれさまでした。「月曜の朝の、机の上の5つのタスク」という、たった1つの場面を、来た順だとどうなる→2つのものさしで測る→4つの箱に分ける→着手順を決める、と1段ずつ処理してきました。ここで全体を振り返ります。

1. 来た順だと、大事な仕事が残る……「来た順・頼まれた順」は、急ぎと大事をごちゃ混ぜにした決め方。緊急に引っ張られて、重要な仕事（発表準備）が後回しになる。緊急と重要は、別ものです（第1章）。
2. 2つのものさしで測る……重要度（やらないと誰がどれだけ困るか）と緊急度（いつまでか）を、別々に当てる。重要度は好みではなく、成果・目標への影響で測る（第2章）。
3. 4つの箱に分ける……重要度×緊急度で、タスクを①緊急かつ重要／②重要だが緊急でない／③緊急だが重要でない／④緊急でも重要でもない、に分類する（第3章）。
4. 着手順を決め、②を守る……①はすぐやる、②は予定に入れる、③は手早く・任せる、④は減らす。とくに、後回しになりがちな②「重要だが緊急でない」を、先に時間を確保して守る（第4章）。

この4つは、すべて1つの問いに戻ります。「『何から手をつける？』に、来た順ではなく、“重要度×緊急度”で、理由つきで答えられているか？」。この講座でいちばん覚えて帰ってほしいのは、このひと言です——優先順位は“来た順”でなく“重要度×緊急度”。緊急に追われて、重要を後回しにしない。これが身につくと、上司に「今日は何を優先する？」と聞かれたとき、「まず15時の会議資料、次に取引先への返信、発表準備は午後に30分取ります」と、理由つきで即答できるようになります。

明日の最初の一歩：明日の朝、仕事に取りかかる前に、手元のタスクを紙に書き出して、4つの箱に分け、着手順をつけてみてください。きれいにまとめる必要はありません。とくに、「重要だが緊急でない」に入ったものを1つ選び、「いつやるか」を予定に入れる。「来た順」をやめて、2つのものさしで決められたら、それが第一歩です。

その第一歩をすぐ踏み出せるように、今日の「4つの箱」をそのまま書き込める、重要度×緊急度の4象限ワークシート（テンプレート）を、無料でダウンロードできます。明日の朝、机の上のタスクを、このシートに書き出して分けてみてください。さらに、タスク管理や段取り、スケジュールの立て方をもっと深めたくなったら、その先の講座も用意されています。今日描いた「優先順位の地図」を土台に、一歩ずつ、仕事の進め方を自分のものにしていきましょう。