PDCAの基本

「今月は新規開拓の電話かけ、もっと頑張ってね」——そう言われて意気込んだのに、月末に上司から「で、先月はどうだった？」と聞かれると、「うーん、バタバタしてました。次は気をつけます」としか言えない。そして翌月も、同じやり方で同じように電話をかけ続けている。日々の業務をこなしながら「もっと良くしたい」と思っているのに、やった後に振り返らないまま次の作業へ進んでしまう——働きはじめて間もない頃、こんな経験はありませんか。

同じ「今月は電話かけを頑張る」でも、月末に「バタバタしてた、次は気をつけます」と感想で終わって翌月も同じやり方の人と、「先月の記録を見ると午前のアポ率が高かったので、今月は午前に寄せます」と事実にもとづいて一手を変えられる人がいます。違いは能力でも気合いでもなく、やりっぱなしにせず、計画→実行→評価→改善を回しているか。上司の「ちゃんと振り返った？」「で、次どうするの？」に詰まるのは、回さずに毎回ゼロからやり直しているサインです。この「計画→実行→評価→改善を回す」進め方が、PDCAです。

この講座を読み終えたあなたは、次の3つができるようになります。

1. PDCAの4ステップ（計画＝Plan／実行＝Do／評価＝Check／改善＝Act）が「やりっぱなしにせず計画→実行→評価→改善を回す」流れだと、やりっぱなしとの違いを含めて説明できる
2. 自分の業務で、測れる目標と手順を決めてから記録・評価まで進める、PDCAの1サイクルを設計できる
3. 評価（振り返り）で分かった事実をもとに、次の計画を1つ改善できる（1周で終わらせず次のPへつなげられる）

この講座は最後まで、「担当している“新規開拓の電話かけ”を、自分で工夫して良くしていく」という、たった1つの業務場面だけで説明します。同じ電話かけを、PDCAとは何か→計画を立てる→実行して測り評価する→改善して次へ、と順に組み上げていきます。

なお、1サイクルをそのまま書き込めるPDCA 1枚シート（テンプレート）も無料で配布しています。各章末に手を動かす演習を置いているので、紙とペンか、このシートを用意して、書きながら読み進めてみてください。PDCA 1枚シートを無料でダウンロードして、明日の業務でさっそく1サイクル回してみましょう。

PDCAとは（計画→実行→評価→改善を回す）

まずは「で、次どうするの？」に詰まるモヤモヤの正体を、はっきりさせましょう。

「ちゃんと振り返った？」「で、次どうするの？」に詰まる正体

あなたの動きが鈍いわけでも、頑張りが足りないわけでもありません。多くの場合、月初に「今月は頑張る」と意気込むだけで、何をどれだけやるかを決めずに始めている。そして月末は「バタバタしてた」「次は気をつけます」と感想で終わり、翌月も同じやり方を繰り返している、というのが正体です。

たくさん電話をかけてはいるのに、何が良くて何が悪かったのかが手元に残らない。だから翌月も、前の月の続きではなく、毎回ゼロからやり直しになる。上司の「ちゃんと振り返った？」「で、次どうするの？」に詰まるのは、振り返る材料がなく、次の一手が決まっていないからです。

ここで覚えてほしい背骨はひとつです。仕事が良くなるかどうかは、能力や気合いではなく、やりっぱなしにせず、計画→実行→評価→改善を回しているかで決まります。いきなりたくさん動く前に、まずこの4つを順に回す——それがこの章のテーマです。

PDCA＝計画→実行→評価→改善を順に進めて回す／やりっぱなし＝実行だけで振り返らない

PDCAとは、手元の業務に Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善）の4つを順に進め、繰り返すことで業務を少しずつ良くしていく進め方です。日本語にすると「計画・実行・評価・改善」。最後の改善を次の計画に戻して、ぐるぐる回し続けるのが特徴です。

これと対になるのが、やりっぱなしです。やりっぱなしとは、計画も振り返りもなく、実行（Do）だけを続ける進め方のこと。毎日とにかく電話をかけるけれど、目標も記録もないので、月末に振り返ろうにも事実が残っていない。良かった点も悪かった点も手元に残らないため、何ヶ月たってもやり方が変わりません。

PDCAは違います。1周ごとに「次はここを変える」という一手が1つ積み上がるので、同じ業務でも少しずつ良くなっていきます。たくさん動いているように見えても変わらないのがやりっぱなし、動いた分だけ次に活かせるのがPDCAだと押さえてください。

ちなみにPDCAは、もともと品質管理の分野で生まれた考え方で、アメリカの統計学者デミングが1950年に来日して日本に広めたことで知られ、デミングサイクルとも呼ばれます。さかのぼると、統計学者シューハートの品質管理の考え方にルーツがあります。とはいえ大事なのは由来の名前ではなく、「やりっぱなしにせず、計画→実行→評価→改善を回す」という中身のほうです。

肝は「1周で終わらせず、改善を次の計画に戻して回し続ける」

PDCAは、1回やって終わりの手順ではなく、“サイクル”です。最後のA（改善）を次のP（計画）に戻して、また実行→評価へとつなげて初めて回ります。

ここでよくあるのが、1周回して満足し、改善を次の計画に戻さないこと。これだと、ただの1回の振り返りで終わってしまい、せっかく気づいた一手が次に活きません。サイクルにならず、結局やりっぱなしと大差なくなってしまうのです。

また、「PDCAは大きなプロジェクトでやるもので、日々の電話かけのような小さな業務には関係ない」と思っている人もいますが、それも誤解です。むしろ、毎日繰り返す小さな業務こそ、1サイクルが短く、何周も回せるので、PDCAが効きます。改善を次の計画に戻して回し続ける——この「回し続ける」が肝だと覚えておいてください。具体的な評価のしかた（第3章）と、改善を次へつなぐやり方（第4章）は、このあとくわしく扱います。

この章の確認（演習）：共通例「電話かけ」について、まず(a)やりっぱなし版と(b)PDCAで回す版の流れを、それぞれ1〜2行で書き出してみてください。次に、3ヶ月後にどちらが良くなっていそうかを見比べます。感想で終わる流れと、1周ごとに一手が積み上がる流れの差を、自分の言葉で確かめられたらゴール達成です。

P＝計画を立てる（測れる目標と手順を決める）

PDCAが「やりっぱなしにせず回す」ことだと分かったら、最初の一歩は計画（P）です。回すための材料を、ここで用意します。

Plan＝「どこまでやるか（測れる目標）」と「そのために何をするか（手順）」を先に決める

Plan（計画）とは、「どこまでやるか（目標）」と「そのために何をするか（手順）」を先に決めておくことです。第1章で「やりっぱなしにせず回す」と押さえたとおり、回すにはまず回す材料がいります。その材料を用意するのが計画です。

目標だけ決めて手順を決めないと、「で、具体的に何をするの？」で止まってしまいます。逆に手順だけ決めて目標がないと、どこまでやれば達成なのかが分かりません。目標と手順は、必ずセットで置きます。

良い目標＝数字で測れる／「頑張る」「ちゃんとやる」では確かめられない

良い計画は、後で達成できたかどうかを数字で確かめられる形をしています。「頑張る」「ちゃんとやる」という目標では、月末になっても、できたのかできなかったのか判断できません。

たとえば「電話を1日20件かける」のように、数字で測れる目標にしておく。そうすると、月末に「20件できた日が何日あったか」を数えて、達成度を確かめられます。言い切って数字を決めておくことで、振り返る対象がはっきりするのです。

なお、「何を数字で測ればいいのか（件数なのか、アポ数なのか、成約率なのか）」という、測る項目そのものの設計を深く学びたい場合は、KPIを扱うkouza-011（KPI）で扱います。この章では、「後で数えて確かめられる形で、目標を1つ置く」ところまでで十分です。

計画は小さく1つでよい

計画は、綿密につくり込めばよいというものではありません。あれもこれもと盛り込むと、実行しきれずに途中で崩れ、結局やりっぱなしに戻ってしまいます。まずは小さく、1つの目標と手順から始めます。

ここで先回りして潰しておきたい誤解があります。「完璧な計画を最初に1回で作ろう」として、計画づくりに時間をかけすぎ、いつまでも実行に進めないパターンです。計画は実行してみて初めて、良かったかどうかが分かります。完璧を目指して机の上で悩み続けるより、ざっくり決めて回し、後で直すほうが早く良くなります。目標は「少し頑張れば届く」くらいの無理のない大きさにして、回せる状態をつくることを優先しましょう。

共通例で立ててみます。ぼんやりした「今月は電話を頑張る」を、こう書き換えます——「1日20件かける／午前中にまとめてかける」。これなら「どこまでやるか（1日20件）」と「そのために何をするか（午前中にまとめてかける）」がセットになっていて、月末に「20件できた日が何日あったか」を数えて確かめられます。（ここで使う「1日20件」などの数字は、説明のための架空の例です。あなたの仕事では、自分の手元の業務に置き換えてください。）

この章の確認（演習）：自分の担当業務を1つ選び、「頑張る」式のぼんやりした目標を、数字で測れる目標＋手順1つに書き換えてみてください。書けたら、(1)月末にその数字で達成を確かめられるか、(2)目標と手順がセットになっているか、の2点を確認します。両方そろった一文が1つ書けたら、ゴール達成です。

D・C＝実行して測る・評価する（事実で振り返る）

測れる目標と手順を決めたら、いよいよ実行（D）です。そして実行したら、その結果を事実で振り返る評価（C）へ進みます。この章は、PDCAの真ん中の2ステップをまとめて身につけます。

Do＝決めた計画を実行し、同時に結果を数字で記録する

Do（実行）とは、決めた計画をそのとおりに実行する段階です。ここで大事なのは、実行と記録はセットだということ。計画どおりにやらなければ、その計画が良かったのかどうかを後で判断できませんし、記録がなければ、月末に振り返ろうとしても事実が残っていません。

第2章で目標を数字で測れる形にしたのは、まさにここで数字を記録するためです。電話かけなら、毎日「何件かけたか」「アポが何件取れたか」を、その場で正確に書き留めます。記憶に頼ったり、「だいたいこのくらい」と曖昧にしたりせず、その日のうちに数字で残すのがコツです。記録さえ残っていれば、次の評価（C）で振り返れます。

Check＝記録した事実を目標と照らし、「届いたか・何が効いて何が効かなかったか」を確かめる

Check（評価）とは、Doで残した記録を目標と照らし合わせ、計画どおり進んだかを数字で確かめる段階です。ここがPDCAの分かれ目で、いちばん多い失敗が、評価を「忙しかった」「次は気をつける」という感想で終えてしまうことです。

評価は、感想ではなく事実（数字）でおこなうのが本体です。「今月はバタバタしてた」ではなく、「20件できた日は12日だった／午前にかけた日は、午後より2倍アポが取れていた」というように、数字で見ます。確かめるのは2つ。「目標との差はどれくらいか（届いたか）」と、「何が効いて、何が効かなかったか」です。

ここで、良かった点だけを見て、効かなかったことから目をそらさないようにします。効いたことは続ければよいし、効かなかったことは次に変えるタネになる。良い点・悪い点を1つずつ事実で拾っておけば、次の改善（A）でそのまま使えます。「今月は忙しかった」で終わる感想版と違って、事実で振り返れば、次に何を変えればいいかが具体的に見えてきます。

共通例で見てみましょう。第2章で立てた「1日20件・午前中にかける」を実行しながら、毎日かけた件数とアポ数を記録します（D）。月末にその記録を見て、「目標20件を達成した日は12日だった」「午前にかけた日は、午後より2倍アポが取れていた」と、事実で振り返ります（C）。これで「午前のほうが効いている」という、次に活かせる気づきが1つ手に入りました。

なお、振り返りで見えた事実から、その奥にある原因を掘り下げて打ち手まで整理していく段階は、kouza-014（問題解決）でくわしく扱います。この章では、「事実で評価して、効いたこと・効かなかったことを1つずつ拾う」ところまでで十分です。

ここまでくれば、あとは半分。PDCAの後半をそのまま書き込めるPDCA 1枚シートを無料でダウンロードして、いま手を動かしている業務の記録と評価を、D欄・C欄に書き込んでみてください。

この章の確認（演習）：共通例とは別に、自分が今週やっている業務を1つ選び、その結果を3日分だけ数字で記録してみてください。次に、目標（なければ仮に置いてかまいません）と照らして、「効いたこと」「効かなかったこと」を1つずつ書きます。感想ではなく数字で照らすのがコツです。3日分の記録と、効いたこと・効かなかったことが1つずつ書けたら、ゴール達成です。

A＝改善して次のPへ（サイクルを回し続ける）

実行して、事実で評価できたら、最後のステップ、改善（A）です。ここがPDCAの心臓で、ここをやるかどうかで「サイクル」になるか「1回の振り返り」で終わるかが決まります。

Act＝評価で分かったことをもとに、次の計画を直す（ここがPDCAの心臓）

Act（改善）とは、Checkで分かったことをもとに、次の計画（Plan）を直す段階です。改善を次の計画に書き込み、また実行→評価へ回して初めて、PDCAは“サイクル”になります。

第1章でも触れたとおり、いちばん多いつまずきが、1周回して満足して終わり、改善を次の計画に戻さないこと。「午前のアポ率が高かったなあ」で終わってしまうと、ただの1回の振り返りです。せっかくの気づきが翌月に活きず、また同じやり方に戻ってしまいます。「で、次どうするの？」に事実で答えられるかどうかは、このAをやり切れるかにかかっています。

共通例で見てみましょう。第3章の評価（C）で見えた「午前のアポ率が高い」という事実をもとに、翌月の計画をこう1つ直します——「午前に件数を寄せる（午前15件・午後5件）」。これで電話かけのPDCAが2周目に入りました。次の月もまた実行して記録し、月末に数字を見て、次の一手を決める。こうして、上司に「先月の記録を見ると午前のアポ率が高かったので、今月は午前に寄せてみます」と、感想ではなく事実にもとづいて次の一手を説明できるようになります。

改善は一度に1つでよい／小さく速く何周も回す

改善するとき、「あれも直そう、これも変えよう」と一度にたくさん変えたくなりますが、それはおすすめしません。一度にあれもこれも変えると、次の月に結果が良くなっても悪くなっても、何が効いたのかが分からなくなるからです。

改善は、一度に1つに絞ります。効いたことはそのまま続け、効かなかったことを1つだけ変えて、また計画→実行→評価へ回す。これを小さく速く何周も繰り返すほど、少しずつ確実にやり方が良くなっていきます。第2章でも触れたとおり、完璧な計画を1回で作ろうとするより、ざっくり回して直すほうが、結果的に早く良くなります。

ちなみに、変化が激しすぎて、じっくり計画を立てる暇もない場面では、現状をよく見てすぐ動くOODA（観察→状況判断→意思決定→行動）という別の進め方もあります。PDCAが「古い」と言われることもありますが、それは“ただ回すだけ”で形骸化したときの話です。改善を次に活かして回せば、PDCAは日々の小さな業務でこそ効きます。

この章の確認（演習）：第3章で振り返った業務について、「効かなかったことを1つだけ変えた次の計画」を1つ書いてみてください。次に、それを次のサイクルのP（計画）として書き留めます。改善を振り返りで終わらせず、次の計画の欄に書き込んで戻すのがコツです。効かなかったことを1つ変えた次の計画が書けて、それを次のPとして書き留められたら、ゴール達成です。

まとめ：やりっぱなしにせず、小さく速く回す

おつかれさまでした。「担当している新規開拓の電話かけを、自分で工夫して良くしていく」という、たった1つの業務場面を、PDCAとは何か→計画を立てる→実行して測り評価する→改善して次へ、と1工程ずつ組み上げてきました。歩いてきた道を振り返ります。

1. PDCAとは何か……やりっぱなし（実行だけで振り返らない）と違い、計画→実行→評価→改善の4つを順に進め、改善を次の計画に戻して回し続ける進め方。1周ごとに一手が積み上がり、同じ業務でも少しずつ良くなる（第1章）。
2. P＝計画を立てる……「どこまでやるか」を数字で測れる目標にし、「そのために何をするか」の手順とセットで、小さく1つ置く。完璧を目指して止まらない（第2章）。
3. D・C＝実行して測る・評価する……計画どおり実行し、結果をその場で数字で記録する（D）。月末に目標と照らし、感想でなく事実で「届いたか・効いたこと・効かなかったこと」を確かめる（C）（第3章）。
4. A＝改善して次のPへ……評価で分かったことをもとに、効かなかったことを1つだけ直して次の計画に書き込み、また回す。改善を次のPに戻して初めてサイクルになる（第4章）。

この4つは、すべて1つの問いに戻ります。「やりっぱなしになっていないか。改善を次の計画に戻して、回し続けられているか？」。この講座でいちばん覚えて帰ってほしいのは、このひと言です——やりっぱなしにせず、小さく速く回す。これを続ければ、同じ電話かけでも1サイクルごとに少しずつ良くなり、上司の「で、次どうするの？」に、「先月の記録を見て、今月はここを変えてみます」と事実で答えられるようになります。

明日の最初の一歩：明日の業務の1つで、まず「どこまでやるか」を数字で1つ決めて、その結果をその日のうちに記録してみてください。数字を1つ決めて記録を残すだけで、やりっぱなしにならず、月末に事実で振り返れて、「で、次どうするの？」に詰まらなくなります。

その第一歩を後押しするのが、PDCA 1枚シート（テンプレート）です。P欄（測れる目標＋手順）、D欄（実行記録・数字）、C欄（目標と照らした達成度＋効いたこと・効かなかったこと）、A欄（次の計画で直すこと1つ→次のP）が1枚に並んでいて、これ1枚で1サイクルを回せます。PDCA 1枚シートを無料でダウンロードして、明日の業務でさっそく1サイクル回してみましょう。

PDCAの「型」が身についたら、次は中身を深める番です。「何を数字で測ればいいか」という測る項目（指標）の設計を深めるならKPI（kouza-011）、振り返りで見えた原因を打ち手まで整理する段階は問題解決（kouza-014）で学べます。本講座はあくまで「やりっぱなしにせず、計画→実行→評価→改善を回し続ける」サイクルそのものに絞っています。関連講座へ進んで、この型を「指標の設計」と「打ち手の整理」へつなげていきましょう。