資料作成のAI活用

### このレッスンで学ぶこと

– 企画書・報告書の構成案をAIに作らせる具体的な方法
– データの整理・要約をAIで効率化するテクニック
– AI活用で資料の質を高めるための「壁打ち」の使い方

### 本文

「企画書を書かなければならないが、何から書き始めればいいか分からない」。多くのビジネスパーソンが経験するこの悩みに、AIは非常に有効な解決策を提供します。AIの最も強力な使い方の一つが「構成案の作成」、つまり資料の骨格を作ることです。

**構成案の作成：白紙の状態から脱出する**

資料作成で最も時間がかかるのは、実は「最初の構成を考える段階」です。AIに構成案を作らせることで、この「白紙の壁」を突破できます。

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以下の条件で企画書の構成案を作成してください。

【企画内容】社内の問い合わせ対応にチャットボットを導入する提案
【提出先】経営会議（役員向け）
【ページ数】5〜7ページ想定
【含めるべき要素】
– 現状の課題と数値的根拠
– 提案内容の概要
– 期待される効果（定量・定性）
– 概算コストとスケジュール
– リスクと対策
【出力形式】ページごとの見出しと、各ページに含める内容の箇条書き
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このプロンプトでは「提出先」を明記している点が重要です。役員向けなら経営指標や投資対効果を重視した構成に、現場向けなら具体的な運用手順を重視した構成になります。読み手を意識させることで、AIの出力品質は格段に上がります。

**データの整理と要約**

会議の議論をまとめたメモ、アンケートの自由記述回答、顧客からの問い合わせ内容。こうした非構造化データ（決まった形式がなく、自由形式で記述されたデータ）の整理もAIの得意分野です。

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以下のアンケート自由記述回答を分類・整理してください。

【分類軸】ポジティブな意見 / 改善要望 / 質問・不明点
【出力形式】分類ごとの件数と代表的な意見3つずつ
【データ】
（ここにアンケート回答を貼り付ける）
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**壁打ち相手としてのAI**

資料の下書きができたら、AIを「レビュー担当」として活用する方法も効果的です。「この企画書の弱点を3つ指摘して」「経営者の視点で質問を5つ出して」と依頼すれば、提出前にブラッシュアップできます。

ただし注意点があります。AIに資料の「中身」まで丸投げしないことです。AIが生成する内容は一般論になりがちです。あなたの会社の固有の事情、顧客との関係性、社内の力学といった「現場のリアル」は、人間にしか書けません。AIには構成・整理・チェックを任せ、中身の判断は自分で行う。この役割分担が、資料の質を最大化するコツです。

### 確認クイズ

**Q1.** 資料作成でAIが最も効果を発揮する工程はどれか。

– A. 最終的なデザイン調整やフォント選定
– B. 構成案の作成（資料の骨格づくり）
– C. 社内の根回しや関係者への事前説明
– D. 印刷設定やPDF変換

**正解:** B
**解説:** 資料作成で最も時間がかかるのは「最初の構成を考える段階」です。AIに構成案を作らせることで白紙の状態から素早く脱出でき、その後の執筆を効率的に進められます。

**Q2.** 企画書のプロンプトで「提出先」を明記する理由として最も適切なものはどれか。

– A. AIの応答時間を短縮するため
– B. 読み手に合わせた構成・内容をAIに生成させるため
– C. 企画書のページ数を正確に制御するため
– D. 社内承認フローを自動化するため

**正解:** B
**解説:** 読み手によって重視すべきポイントは異なります。役員向けなら経営指標や投資対効果、現場向けなら具体的な運用手順を重視した構成になるため、提出先を明記することでAIの出力品質が向上します。

**Q3.** AI活用による資料作成で避けるべきこととして、本文で述べられているものはどれか。

– A. AIに構成案を作らせること
– B. AIをレビュー担当として活用すること
– C. AIに資料の中身を丸投げすること
– D. AIにデータ整理を依頼すること

**正解:** C
**解説:** AIが生成する内容は一般論になりがちで、自社固有の事情や現場のリアルは人間にしか書けません。構成・整理・チェックはAIに任せ、中身の判断は自分で行うという役割分担が重要です。

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