kintone入門｜Excelの表をみんなで使う業務アプリに変えるkintoneの使い方

「Excel が限界。でも、システム開発を頼む予算も人もいない」。案件管理の表が部署のあちこちで増えていき、案件管理_最新.xlsx、案件管理_最新2.xlsx、案件管理_山田修正版.xlsx……。どれが本物の最新版か分からず、同じ行を別々の人が上書きし合って数字が壊れる。そんな経験はないでしょうか。プログラムを1行も書かずに、このバラバラの表を「みんなで使える1つの業務アプリ」に作り変えられるのが kintone（キントーン）です。この講座では、その kintone の使い方を、部門の「案件管理」を題材に、アプリを実際に1つ作る流れで身につけます。

最初に、この講座が扱う範囲をはっきりさせておきます。本講座は「kintone で案件管理アプリを実際に作る操作」だけに絞ります。そもそも数あるツールの中からどれを選ぶか、ノーコードとは何かといった話はノーコードツール入門が、個人のメモやドキュメントの一元化はNotion入門が、それぞれの正本です。表計算そのものの関数・集計はExcel入門やスプレッドシート入門に、何をアプリ化・改善すべきかという見立てはDXの基礎に譲ります。本講座はそこには踏み込みません。

この講座を終えると、次の4つができるようになります。Excel の「表」と kintone の「業務アプリ」の違いを自分の言葉で説明できること、自分の業務の項目をフィールドとして並べてアプリを1つ作成できること、作ったアプリにレコードを入れて一覧・検索・絞り込みで必要なデータを取り出せること、そして作ったアプリを誰に見せ・誰に触らせるかをアクセス権で決めてチームで使えること。覚えて帰る型は「項目をフィールドにする → 1件をレコードで入れる → 一覧・絞り込みで取り出す → 権限を決めてチームで使う」。この4ステップを、案件管理アプリを1つ作りながら追いかけていきましょう。

Excelの表とkintoneの業務アプリは何が違うのか

業務アプリとは「入力する形・ためる場所・一覧表示」がセットになったもの

kintone は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで業務のシステム化や効率化を実現するアプリがつくれるクラウドサービスです（出典：サイボウズ「kintoneとは」）。ここでいう「アプリ」とは、ビジネスのさまざまなニーズを満たすために作る業務システム1つひとつのことです（出典：kintone ヘルプ「アプリとは」）。たとえばタイムカード管理、交通費精算、顧客サポート履歴、そして案件管理——こうした業務それぞれを1つのアプリにします。

アプリには、Excel の代わりになる「データベース機能」が備わっていて、あらゆるデータを蓄積し、一覧で表示して、リアルタイムに情報を一元管理・共有できます（出典：サイボウズ「kintoneとは」）。つまり業務アプリとは、データを入力する形（フォーム）、ためておく場所（データベース）、そしてためたものを見る一覧表示が、はじめからセットになったものだと考えてください。Excel で言えば、入力ルールも保存場所も見せ方も人任せだったところに、最初から枠が用意されている状態です。

表は1枚にみんなが直接書く——最新版・重複・上書き事故が起きやすい

Excel の表は、1枚のシートにみんなが直接書き込みます。便利な反面、ファイルをコピーすれば最新版が分からなくなり、同じ案件が二重に並び、誰かの編集が別の誰かの編集で上書きされて消える、といった事故が起きやすい構造です。冒頭の「案件管理_最新2.xlsx が3つある」状態は、まさにこの「表をみんなで直接さわる」やり方の限界です。

kintoneは「項目の入れ物」を先に決め、1件ずつ入れていく

kintone のアプリは、この順番が逆です。まず「どんな項目を持つか」という入れ物を先に決め、そこに1件ずつデータを入れていきます。この「1件分のデータ」をレコードと呼びます。たとえば社員名簿アプリなら、従業員1人ひとりの情報がそれぞれ1つのレコードになります（出典：kintone ヘルプ「アプリとは」）。そしてレコードを構成する個々の項目——名前・住所・メールアドレスのようなひとつひとつの入力欄——をフィールドと呼びます（出典：同）。案件管理で言えば、1件の案件が1レコード、顧客名や金額や期限がそれぞれフィールド、というわけです。

入れた案件は、アプリのメイン画面に一覧で表示されます。この一覧（レコード一覧）の画面はアプリのトップページで、アプリを開くとまずこの一覧が出ます（出典：kintone ヘルプ「レコードの一覧」）。誰がいつ入力しても、フィールドという入れ物が先に決まっているので形が崩れず、全件が1つの一覧にまとまる——これが「表」と「業務アプリ」の決定的な違いです。

「kintoneも結局Excelの置き換え」というつまずき

よくあるつまずきは、「kintone＝高機能な Excel」と捉えて、フィールドを決めずに使おうとすることです。kintone の力は「入れ物（フィールド）を先に決める」ところから生まれます。ここを飛ばすと、せっかくアプリにしても表のときと同じ混乱を持ち込んでしまいます。なお、そもそも kintone のようなノーコードツールをなぜ選ぶのか、他のツールとどう違うのかという比較はノーコードツール入門で扱います。本講座は「kintone でアプリを作る」操作に集中します。

この章の確認（演習）

自分の部門で「複数の Excel に分かれて困っている業務」を1つ挙げてください（案件管理でも、備品台帳でも、問い合わせ対応でも構いません）。そのうえで、それを“表のまま”使っていて不便なことを3つ書き出します（例：最新版がどれか分からない／同じ件が二重に入る／同時に開くと上書きされる）。この3つが、次の章でアプリに作り変える理由になります。

kintoneの使い方——業務の項目をフィールドにして案件管理アプリを作る

アプリ作りの入口は「何を1件とし、どんな項目を持たせるか」を決めること

アプリ作りは、いきなり画面を触る前に「何を1件（＝1レコード）とするか」「その1件にどんな項目（＝フィールド）を持たせるか」を決めるところから始まります。案件管理なら、1件＝1つの案件。その1案件に持たせる項目は、（例）顧客名・担当者・金額・期限・進捗、といったところです。これは Excel の列見出しを思い浮かべると分かりやすいでしょう。Excel で横に並んでいた列見出しが、そのまま kintone のフィールドになります。

Excelの列見出しが、kintoneでは「型」を持つフィールドになる

ただし、kintone のフィールドは Excel の列より一歩進んでいます。それぞれのフィールドが「型」を持つのです。データ入力画面（フォーム）には、文字列（1行）・数値・日付・ドロップダウンなど、さまざまな種類のフィールドが用意されていて、用途に合うものを選んで配置します（出典：kintone ヘルプ「アプリとは」）。案件管理なら、（例）顧客名は文字列、金額は数値、期限は日付、進捗は選択肢から選ぶドロップダウン、という具合に型を割り当てます。

型を決める意味は、入力が揃うことと、あとで取り出しやすくなることです。金額を数値フィールドにしておけば「金額の大きい順」に並べたり「100万円以上」で絞り込んだりでき、期限を日付フィールドにしておけば「今月期限」で絞り込めます。もし全部を文字列にしてしまうと、こうした絞り込みや並べ替えが効きません。ここは次の章の取り出し方に直結する、最初の肝です。

アプリを作る流れ——配置して、名前をつけて、保存して、公開する

実際の手順はシンプルです（出典：kintone ヘルプ「アプリをはじめから作成する」）。

1. ポータルの「アプリ」エリアにある「アプリを作成する」アイコン（＋）をクリックし、「はじめから作成」を選びます。
2. アプリ名を入力します（例：案件管理）。
3. 画面左に並ぶフィールドの一覧から、必要なフィールドを右側のフォームへドラッグ＆ドロップで配置します。
4. 配置したフィールドの右上に出る歯車（設定）アイコンからフィールド名を入力し（例：顧客名、金額、期限）、保存します。
5. 左上の「フォームを保存」をクリックし、最後に右上の「アプリを公開」をクリックします。これで実際の環境にアプリが公開され、ほかのユーザーも使えるようになります。

すでに案件管理の Excel ファイルが手元にあるなら、その Excel や CSV を読み込んでアプリを作る方法もあります（出典：kintone ヘルプ「アプリとは」）。ゼロから並べ直さなくても、既存データを土台にアプリ化できます。

つまずき——全部を文字列で作る／後から型は変えられない

この章で一番気をつけたいのは、フィールドの型は後から変更できないという点です。フォームに配置したフィールドのフィールドタイプは変更できず、たとえばドロップダウンを後からチェックボックスに変えることはできません（出典：kintone ヘルプ「フィールドタイプを変更したい」）。別の型を使いたくなったら、新しいフィールドを置き直してデータを移す必要があります。だからこそ、「金額は数値」「期限は日付」と最初に型を選ぶことが大切です。「とりあえず全部文字列」で作ってしまうと、あとで絞り込みも集計も効かず、作り直しになります。

なお、料金プランや無料お試しの条件、作れるアプリ数などの上限は改定されることがあるため、本講座では具体的な金額や日数には踏み込みません。最新の条件はサイボウズ公式サイトで確認のうえ、まずは試せる環境を用意してから手を動かしてみてください。

この章の確認（演習）

第1章で挙げた業務について、「1件＝1レコード」が何かを一言で定義してください（例：1件＝1つの案件）。そのうえで、その1件に持たせる項目を5〜8個、型つきでリストアップします（例：顧客名＝文字列／担当者＝文字列／金額＝数値／期限＝日付／進捗＝ドロップダウン）。型まで決めておくと、次の章の取り出しがそのまま効くようになります。

レコードを入力して一覧・検索・絞り込みで取り出す

アプリは「作って終わり」ではなく、必要な切り口で取り出せて初めて効く

アプリができたら、案件を1件ずつレコードとして登録していきます。追加したレコードは、アプリのトップページである一覧（レコード一覧）に並びます（出典：kintone ヘルプ「レコードの一覧」）。ただ、アプリの本当の価値は「作ったこと」ではなく、ためたデータを必要な切り口でさっと取り出せることにあります。日々の業務で使うのは、主に検索と絞り込みの2つです。

キーワードで検索する——画面右上の検索ボックス

特定の案件をすぐ見つけたいときは、検索を使います。kintone の画面右上にある検索ボックスにキーワードを入力すると、アプリのレコードなどを検索できます（出典：kintone ヘルプ「データを検索する」）。複数のキーワードをすべて含むものを探したいときは、半角または全角のスペースで区切って並べます。たとえば「ABC DEF GHI」と入力すると、その3語すべてを含むデータが探せます（出典：同）。顧客名と案件名を続けて入れれば、目当ての案件にまっすぐたどり着けます。

条件で絞り込む——「担当＝自分」「進捗＝未完了」だけを一覧に出す

毎日の運用で効くのは絞り込みです。一覧画面で「絞り込む」アイコンをクリックし、条件にするフィールドを選んで条件を指定すると、その条件に合うレコードだけが表示されます（出典：kintone ヘルプ「一覧に表示するレコードを絞り込む」）。条件は複数を組み合わせられるので、（例）「担当者＝自分」かつ「進捗＝未完了」とすれば、今日自分が見るべき案件だけが一覧に出ます。条件を「期限＝今月」に変えれば、今月締めの案件だけのビューにもなります。公式ヘルプでも、「自分が担当している顧客」「今月のプロジェクト」「未完了のタスク」といった一覧を作り分けられる、と案内されています（出典：同）。

よく使う切り口は一覧として保存しておく

毎回同じ条件を指定するのは手間です。そこで、よく使う切り口は一覧として保存できます。絞り込み条件を「保存」すれば、次回からワンクリックでその表示に切り替えられます。ただし、この「保存」ボタンはアプリの管理権限を持つ人にだけ表示されます。管理権限がない場合は「適用」を使い、その場限りの絞り込みとして表示します（出典：kintone ヘルプ「一覧に表示するレコードを絞り込む」）。「自分の未完了案件」のような一覧を1つ保存しておくと、毎朝それを開くだけで今日やることが見える状態になります。

つまずき——1件ずつ開いて探す／文字列の型で絞り込めない

つまずきは2つです。1つは、絞り込みを使わずに1件ずつレコードを開いて目視で探してしまうこと。これでは Excel で行を上から眺めていたのと変わりません。もう1つは、絞り込もうとしても効かないケースで、その多くは前の章のフィールドの型が原因です。期限や金額を文字列フィールドで作っていると、「今月期限」「100万円以上」といった条件で正しく絞り込めません。うまく絞り込めないときは、第2章の型設計に戻って、期限は日付・金額は数値になっているかを確かめてください。表計算のような関数での集計をしたい場合は、その各論はスプレッドシート入門に譲り、本講座では kintone の絞り込みで「必要なレコードだけを出す」ところまでを身につけます。

この章の確認（演習）

自分のアプリにレコードを3件入れてください（例：進行中の案件を3つ）。そのうえで、「担当者＝自分」かつ「進捗＝未完了」で絞り込んだ一覧を1つ作ります。管理権限があれば、その絞り込みを一覧として保存しておきましょう。明日の朝、その一覧を開くだけで「今日見るべき案件」が並ぶ状態を作るのがゴールです。

チームで使うための共有とアクセス権の基本

業務アプリの価値は「1人で使う」より「部門で同じ1つを使う」こと

ここまでで案件管理アプリは動くようになりました。最後のステップは、これを部門のみんなで使える状態にすることです。業務アプリの本当の値打ちは、1人で使うことより、部門で同じ1つを使うことにあります。Excel の「ファイルを各自が持つ」やり方から、「1つのアプリをみんなで使う（最新版が常に1つ）」やり方へ切り替わると、冒頭の「最新版がどれか分からない」「上書きし合って壊れる」という問題が根本からなくなります。その鍵になるのが、誰に見せ・誰に触らせるかを決めるアクセス権です。

誰に何を許すかを「アクセス権」で決める——閲覧・追加・編集・削除

kintone のアクセス権は、アプリ・レコード・フィールドの3つのレベルで設定できます（出典：kintone ヘルプ「アクセス権の設定」）。まず押さえるべきは一番大きな「アプリのアクセス権」です。ここでは、レコードの閲覧・追加・編集・削除といった操作ごとに、どのユーザー・組織（部門）・グループに許すかを決めます（出典：kintone ヘルプ「アプリにアクセス権を設定する」）。「見るだけの人」「入力もする人」「消すこともできる人」を、操作の単位で分けられるということです。

注意したいのは初期設定です。アプリを作った時点では、アプリ管理などの権限は作成者にだけ付きますが、あとから権限のために誰かを追加すると、その行はレコードの閲覧・追加・編集・削除がすべてチェックされた状態で追加されます（出典：同）。つまり、何も考えずに共有相手を足していくと「触れる人はみんな編集も削除もできる」状態になりがちです。これでは結局、Excel と同じ上書き事故を招きます。

「全員が壊せる」状態を避ける——方針を1つ決める

そこで、共有の方針を1つ決めます。たとえば「閲覧は部門の全員に許すが、入力・編集は案件の担当者に絞る」といった方針です。kintone では、1人のユーザーに複数の権限設定があるとき、リストの上の行の設定が優先されます（出典：kintone ヘルプ「アプリにアクセス権を設定する」）。この仕組みを使い、上の行に「編集・削除も許す担当者（や担当グループ）」を全権限で、下の行に「全員」を閲覧のみで並べれば、「閲覧は全員・編集と削除は担当者だけ」という運用ができます。

逆に、権限を絞りすぎて誰も入力できない、という失敗もあります。「全員が壊せる」も「誰も入れられない」も避け、まずは「見る人」と「入れる・直す人」を分ける——この最低限の方針を1つ決めるところから始めれば十分です。なお、申請と承認をステータスで回すプロセス管理のような発展的な仕組みもありますが、それは「こういう発展がある」と知っておく程度で、本講座では各論に踏み込みません。何をアプリ化し、どこから業務改善するかという見立て自体はDXの基礎や業務改善の基本で扱います。

この章の確認（演習）

自分の案件管理アプリについて、「閲覧できる人」と「入力・編集できる人」を、それぞれ1行で書き出してください（例：閲覧＝部門全員／入力・編集＝案件の担当者）。そのうえで、「全員が壊せる状態にはしない」という方針を1つ言葉にします。これがそのまま、アプリのアクセス権を設定するときの設計図になります。