Microsoft Copilot入門｜Word・Excel・PowerPoint・Outlookでの使い方

画面の右上や端のほうに、いつの間にか「Copilot」というボタンが出てきた——けれど、押していいのか分からず今日も素通りしてしまった。そんな経験はありませんか。その横で、あなたは会議が終わるたびにメモを議事録の形に清書し、上司への報告メールをゼロから書き、提案スライドのたたき台を白紙から組み立て、配られた数字の表とにらめっこしている。毎回ゼロから手で作るこの時間こそ、まさに Copilot が肩代わりできるところです。

Microsoft Copilot は、Word・Excel・PowerPoint・Outlook といった、あなたが毎日開いている Microsoft 365 のアプリの中に組み込まれたAIアシスタントです（出典：Microsoft「Microsoft 365 Copilot とは?」）。本講座では、この Copilot の使い方を、いまあなたの手元にあるファイルやメールに対して呼び出す入口から押さえます。覚えてほしいのは、「呼び出す → 何を作るか一言で頼む → 出てきた下書きを原文と照らして直す」という3ステップだけです。

最初に、本講座が扱う範囲をはっきりさせておきます。本講座は、アプリの中の Copilot を、いまあるファイルに呼び出して資料作成を速くする入口（Copilot の全体像）だけに絞ります。ブラウザで開くAIチャットに役割や条件を与えて文章を一から書かせる基礎はChatGPT入門が、長い資料を渡して要約・整理させる使い方はClaude入門が、出典つきで調べ物をする使い方はGemini入門が、それぞれの正本です。それらの深掘りには本講座では踏み込みません。

この講座を終えると、次の3つができるようになります。Copilot がアプリの中で手元のファイルに働くアシスタントであることと、ブラウザのAIチャットとの違いを説明できること。Word や Outlook、PowerPoint、Excel のいずれかで Copilot を呼び出し、いまあるファイルやメールを下敷きに下書きを作成できること。そして、出てきた下書きを原文や事実と照らして確かめ、抜けや誤りを直して資料作成を効率化できること。本講座では、「自分が出席した会議のメモを Copilot に渡して議事録に整え、そのまま報告メール・スライドのたたき台・表の要点づくりまで、同じ一本の糸で仕上げる」という場面を、全章を通して追いかけます。

Copilot とは何か——アプリの中で手元のファイルに働くAIアシスタント

Copilot は Microsoft 365 のアプリの中に組み込まれたAIアシスタント

まず、Copilot がどこにいるのかを押さえます。Microsoft Copilot は、Word・Excel・PowerPoint・Outlook・Teams など、あなたが毎日使う Microsoft 365 の生産性アプリと組み合わせて使うAIアシスタントです（出典：Microsoft「Microsoft 365 Copilot とは?」）。別のソフトを立ち上げる必要はなく、いつも使っているアプリのリボンやサイドに Copilot のボタンが現れ、その中で動きます。

公式の説明では、Copilot は「作業タスクに関連するコンテンツを、使っている Microsoft 365 アプリのコンテキストで取得する」とされています（出典：Microsoft「Microsoft 365 Copilot とは?」）。難しく言っていますが、要は「いま開いているそのアプリ・その作業の流れの中で手伝ってくれる」ということです。Word なら文章、Excel なら表、PowerPoint ならスライド、Outlook ならメール——アプリごとに、その作業に合った手伝い方をします。

Copilot の使い方の出発点は「手元のファイルを下敷きにする」こと

Copilot のいちばんの特徴は、あなたの手元のファイルやメールを下敷きにして働けることです。Copilot は Microsoft Graph というしくみを通じて、あなたの仕事用のメール・チャット・ドキュメントの内容を応答に取り込み、それに沿った下書きや要約を返します（出典：Microsoft「Microsoft 365 Copilot とは?」）。このとき表示されるのは、あなた自身がアクセス許可を持っているデータだけです。公式ドキュメントでも、手元の資料を参照させると「あなたの会社特有の用語やデータ、数値に根ざした、より的確な下書きになる」と説明されています（出典：Microsoft「Word の Copilot で下書きを作る」）。

ここがブラウザで開くAIチャットとの大きな違いです。たとえば、同じ会議メモをもとに議事録を作りたいとします。ブラウザのチャットを使うなら、まずメモの本文をコピーして、チャット欄に貼り付けて渡さなければなりません。一方、Word の Copilot なら、いま開いているそのメモをそのまま下敷きにして議事録の下書きを出せます。「ゼロから対話して文章を生む」のがブラウザのチャット、「目の前の自分のファイルに対して働く」のが Copilot——この違いを最初に押さえておくと、後の章がぐっと分かりやすくなります。役割や条件を与えて文章を一から書かせるAIチャットそのものの基礎を深めたい方は、ChatGPT入門へ進んでください。

「全自動の魔法」でも「難しすぎる道具」でもない——たたき台を速く出す相棒

Copilot に対する誤解は、両極端に出やすいものです。一方には「AI＝何でも勝手にやってくれる魔法」という思い込みがあります。「いい感じにやっておいて」と丸投げして、的外れな出力が来て、「やっぱり使えない」と離れてしまう。もう一方には「難しそうだから」と最初のボタンを押さない、という構えがあります。

どちらも、Copilot の立ち位置を取り違えています。Copilot は、白紙から書き始める時間を肩代わりして、下書き（たたき台）を速く出してくれる相棒です。実際、公式ドキュメントも「Copilot が生成するのは下書きであり、正確かどうか、自分のトーンやスタイルに合っているかを確認して修正する必要がある」と明記しています（出典：Microsoft「Word の Copilot で下書きを作る」）。つまり、最終的に内容を確かめて仕上げるのは、いつでもあなた自身です。この「全部自分で作る」から「たたき台を直す」への切り替えこそ、本講座が伝えたい一番のポイントです。

なお、Copilot が画面に出るかどうかは、契約しているライセンスや組織の設定によって変わります。公式ドキュメントでも、「Word・Excel・PowerPoint・OneNote で Copilot が表示されない場合は、Microsoft 365 サブスクリプションに含まれていないか、組織の設定により利用できない可能性がある」とされています（出典：Microsoft「Excel の Copilot の使用を開始する」）。料金プランや利用条件は会社の契約で変わるため、本講座では具体的な金額や条件の話には立ち入りません。まずは、あなたの環境で Copilot のボタンが出ているかを確かめるところから始めてください。

この章の確認（演習）

あなたが普段ゼロから手で作っている資料を1つ思い浮かべてください（議事録・報告メール・スライドのたたき台・表の要点のどれか）。その資料について、「いま開いているファイルやメールを下敷きにして、アプリの中の Copilot に下書きを頼めそうか」を○か×かで判断し、その理由を一言で書いてみましょう。そのうえで、Copilot とブラウザのAIチャットの違いを、「下敷きにするもの」という観点から自分の言葉で1文にまとめてください。

文章を任せる——議事録とメールの下書きを Copilot に作らせる

Copilot の使い方は「何を・どんな形で作ってほしいか」を一言で頼むだけ

資料作成でいちばん時間を食うのは、たいてい「白紙から書き始める」最初の一歩です。この工程を Copilot に渡します。やることは、何を・どんな形で作ってほしいかを短く頼むだけです。

Word での基本手順を見てみましょう。公式ドキュメントでは、おおむね次の流れで下書きを作れるとされています。新しい文書（または既存の文書）で Copilot のプロンプトボックスに「作ってほしい内容」を入力し、生成を選ぶと、Copilot が下書きを作る。気に入らなければ再生成や破棄を選べ、入力欄に「もっと簡潔に」などと追記して微調整もできる（出典：Microsoft「Word の Copilot で下書きを作る」）。ボタンの名前や見た目はアプリの更新で変わることがあるので、ここでは「呼び出す → 何を・どんな形で頼む → 出てきた下書きを受け取る」という型として覚えておけば十分です。

頼み方には、はっきりしたコツがあります。公式ドキュメントいわく、「依頼はできるだけ詳しく書くほど、より有用で具体的な下書きになる」。さらに「アウトラインやリストなど、手がかりになる文脈があれば、それをプロンプトに含めるとよりよい結果になる」とされています（出典：Microsoft「Word の Copilot で下書きを作る」）。「いい感じにして」では伝わりませんが、Copilot の場合、長い指示文を書く必要はありません。手元のファイルそのものが文脈を補ってくれるからです。

会議メモを議事録の形に整えさせる（Word）

共通例で具体的にやってみます。あなたは会議に出席し、Word に箇条書きのメモを残しました。決まったこと、誰が何をするか、いつまでにやるか——順番もばらばらで、このままでは人に見せられません。

そこで、そのメモを開いたまま Copilot を呼び出し、こう頼みます。「（例）このメモを議事録の形に整えて。決定事項・担当・期限を分けて書いて」。ポイントは2つです。1つは、いま開いているメモを下敷きにしている点。Copilot は手元のファイルを文脈として読むので、メモの中身をもう一度貼り付ける必要はありません。もう1つは、「議事録の形に」「決定事項・担当・期限を分けて」と、欲しい成果物の形を具体的に指定している点です。漠然と「まとめて」と頼むより、出力の的が合います。

実際、公式ドキュメントでも、ゼロから書くだけでなく「既存のファイルやメール、会議をもとに新しい下書きを作れる」とされており、プロンプトの中で下敷きにしたいファイルを指定できます（出典：Microsoft「Word の Copilot で下書きを作る」）。出てきた議事録の下書きは、まだ完成品ではありません。次の章で確かめて直しますが、ここではまず「白紙が、整った形のたたき台に変わった」という手応えをつかんでください。

整えた議事録をもとに報告メールの下書きを作らせる（Outlook）

議事録ができたら、同じ会議の流れで報告メールに進みます。今度は Outlook の出番です。Outlook の Copilot は、あなたがアクセスできる Microsoft 365 上の他のメールやコンテンツから内容を引き出して、メールの下書きを作れます。また、長いメールのスレッドを要約して、議論の経緯をすばやく把握することもできます（出典：Microsoft「Microsoft 365 Copilot とは?」）。

共通例なら、Outlook で新しいメールを開いて Copilot を呼び出し、「（例）さきほどの議事録をもとに、上司への報告メールの下書きを作って。要点を3つにまとめて、丁寧な文体で」と頼みます。ここでも、何を（報告メール）・どんな形で（要点3つ・丁寧な文体で）を一言で添えるのは Word のときと同じです。会議のメモから議事録、議事録から報告メールへ——同じ会議の素材が、一本の糸でつながっていくのが分かるはずです。

ただし、ここでも忘れてはいけないことがあります。出てきたメールはあくまで下書きです。宛先や言い回し、社外に出してよい情報かどうかは、送信する前にあなた自身が確かめる必要があります。頼み方そのもの——役割や条件をどう与えるか——をもっと深めたい方はChatGPT入門へ、長い資料そのものを要約・整理する力を伸ばしたい方はClaude入門へ進むとよいでしょう。

この章の確認（演習）

あなたの手元にある会議メモを1つ用意してください（なければ、直近の打ち合わせの内容を箇条書きで3〜5行書き出します）。そのメモを題材に、Copilot に実際に入れる「頼み文」を一文で書いてみましょう。「何を（議事録か、報告メールか）」「どんな形で（決定事項・担当・期限を分けて、など）」の2点を必ず含めてください。書けたら、「いい感じにして」と比べて、どちらが的の合った下書きになりそうかを考えてみましょう。

資料を任せる——スライドの骨子と表データの要点を Copilot に出させる

議事録を下敷きに報告スライドのたたき台を作らせる（PowerPoint）

文章だけでなく、スライドも Copilot に下書きさせられます。PowerPoint の Copilot は、プロンプト、または手元の Word ファイルから、新しいプレゼンテーションを作成できます（出典：Microsoft「Microsoft 365 Copilot とは?」）。つまり、第2章で整えた議事録（Word 文書）を下敷きにして、報告用スライドのたたき台を作れるということです。

共通例で続けます。PowerPoint で新しいプレゼンを開いて Copilot を呼び出し、「（例）この議事録をもとに、社内報告用のスライドのたたき台を作って」と頼みます。下敷きにする Word 文書を指定すれば、Copilot がその内容をスライドの形に割り振った下書きを出してくれます。ここで大事なのは、あなたがゼロからスライドを組み立てるのではなく、出てきたたたき台を骨組みとして受け取り、直す側に回るという姿勢です。たたき台がある状態から始めれば、構成を考える最初の重い一歩が省けます。

なお、入力できるファイルの大きさや一度に処理できる分量には制限があり、その細かい数値はアプリの更新で変わります。本講座では数値には立ち入らず、「手元の文書を下敷きに、スライドのたたき台を作らせる」という使い方の型だけを押さえます。AIで提案資料を、構成案から本文・スライドまで一気通貫で作り込む実践はAI資料作成入門が正本なので、もっと作り込みたくなったらそちらへ進んでください。

表データから「言えること」を言葉で出させる（Excel）

数字の表も Copilot の助けを借りられます。Excel の Copilot は、テーブルのデータや質問に基づいて分析情報を提案できます。サマリー（要点）・傾向・外れ値を見つけ、グラフやピボットテーブルとして返すこともできます（出典：Microsoft「Excel の Copilot の使用を開始する」）。

共通例なら、会議で配られた数字の表を Excel で開き、Copilot を呼び出して「（例）この表から言えることを3点でまとめて」と頼みます。すると、Copilot が「どの項目が伸びているか」「外れて目立つ数字はどれか」といった要点を、言葉にして返してくれます。ゼロから数字を眺めて気づきを探すより、まず Copilot にたたき台の要点を出させて、それを自分の目で確かめるほうが速く進みます。

ただし、本講座で Excel の Copilot に頼むのは、あくまで「表データの要点を言葉で出させる入口」までです。Copilot に集計や数式（関数）を作らせて、その計算が正しいかを検算するところまで踏み込む深掘りは、別講座の領域になります。Excel の Copilot で集計・数式を作らせて検算する実践はExcel×AI活用入門が正本なので、表計算をAIで本格的に回したい方はそちらへ進んでください（あちらの講座は逆に、Copilot の全体像をこの講座へ案内しています）。

自分はゼロから組み立てず「たたき台を直す側」に回る

ここまでの第2章・第3章に共通するのは、「自分はゼロから作らない」という発想の転換です。議事録もメールもスライドも表の要点も、まず Copilot にたたき台を出させ、あなたはそれを直す側に回る。この回り方ができると、資料作成の重さは大きく変わります。

ただし、ここに落とし穴があります。たたき台を「完成品」と勘違いして、そのまま手を入れずに使ってしまうことです。とくに表の要点は、数字の前提を確かめずに鵜呑みにすると危険です。たたき台はあくまで出発点——次の章で、その出力をどう確かめて直すかを具体的に見ていきます。

この章の確認（演習）

スライドにしたい題材を1つ決めてください（第2章で作った議事録でも、別の箇条書きの内容でもかまいません）。その題材について、Copilot に頼む「頼み文」を一文で書いてみましょう（例：「この内容で、社内報告用のスライドのたたき台を作って」）。あわせて、手元に数字の表があれば、「この表から言えることを3点でまとめて」のように、表の要点を出させる頼み文も書いてみてください。

Copilot の出力を確かめて直す——任せきりにしないで効率化する

Copilot は速く下書きを出すが、正しさは保証しない

ここまで、Copilot にたたき台を速く出させる方法を見てきました。最後に、いちばん大事な工程を押さえます。出てきた下書きを確かめて直すことです。

なぜ確認が要るのか。Copilot が作るのは下書きであり、公式ドキュメント自身が「正確かどうか、自分のトーンやスタイルに合っているかを確認して修正する必要がある」と明記しているからです（出典：Microsoft「Word の Copilot で下書きを作る」）。さらに、生成AI全般の性質として「ハルシネーション」が知られています。総務省の情報通信白書は、「生成AIは事実に基づかない誤った情報をもっともらしく生成することがあり、これをハルシネーション（幻覚）と呼ぶ」と説明し、「技術的な対策では完全には抑制できないため、ハルシネーションが起こる可能性を念頭に置き、ユーザーは生成AIの出力した答えが正しいかどうかを確認することが望ましい」としています（出典：総務省「令和6年版 情報通信白書」）。Copilot は手元のファイルを下敷きにするぶん的を外しにくくなりますが、それでも「出力を確かめるのは自分」という原則は変わりません。

「事実のズレ・抜け・付け足し」の3点を原文と照らして点検する

では、何をどう確かめればよいのでしょうか。難しく考える必要はありません。出てきた下書きを、下敷きにした原文（手元のファイル）と並べて、次の3点を点検します。1つ目は事実のズレ——原文に書いてある内容と食い違っていないか。2つ目は抜け——大事な点が落ちていないか。3つ目は付け足し——原文に書いていないことが、もっともらしく加わっていないか。

共通例の議事録で具体的にやってみます。Copilot が出した議事録の下書きで、「決定事項・担当・期限」が会議メモと合っているかを照合します。決まったことが正しく拾えているか、担当者の名前を取り違えていないか、期限が原文どおりか。会議メモにはなかった決定が、いつのまにか書き加わっていないか。報告メールの下書きなら、宛先のニュアンスが適切か、そして社外に出してはいけない情報が混ざっていないかを確かめます。これは情報管理の面でも大切な点です。総務省・IPAも、個人情報や機密情報の扱いには注意が必要だと指摘しています（出典：総務省「令和6年版 情報通信白書」／IPA「テキスト生成AIの導入・運用ガイドライン」）。社内の情報をAIに入れてよいか、社外に出してよいかは会社のルールで変わるため、迷ったら自分の組織のルールに従ってください。

効率化の正体は「全部自分で作る」から「たたき台を直す」への切り替え

ここで、つまずきやすい2つの極端を挙げておきます。1つは、出力をそのままコピーして提出してしまうこと。確認を飛ばすと、誤りや言い過ぎがそのまま外に出てしまいます。もう1つは、逆に全部を一から書き直してしまうこと。これでは結局ゼロから作るのと同じで、時短になりません。

本講座が伝えたい効率化の正体は、ちょうどこの2つの間にあります。「全部自分で作る」のでも「丸ごと任せきる」のでもなく、たたき台を Copilot に出させて、自分はそれを直す側に回る。確認と修正にかかる時間は、白紙から作る時間よりずっと短い——だからこそ速くなるのです。安全に業務でAIを使うための判断軸、たとえば出典の確認の仕方や生成AIの得意・不得意の見極めをさらに深めたい方は、Gemini入門の出典確認の考え方も参考になります。

この章の確認（演習）

第2章で作った「頼み文」から出てくるであろう下書きを、頭の中で1つ思い描いてください。その下書きについて、「自分なら原文と照らして何を確かめるか」というチェック観点を3つ書き出します。少なくとも「事実のズレ」「抜け」「付け足し」のそれぞれに1つずつ対応させてみましょう。あわせて、報告メールの場合に「社外に出してはいけない情報が混ざっていないか」をどう確認するかも、一言で書いてみてください。