スプレッドシート基礎入門

「歓迎会の幹事、お願いね」——そう頼まれたあなたは、メンバーに「いくら立て替えた？」を1人ずつチャットで聞いて回り、返ってきた答えを自分のExcelに打ち込んで表を作りました。ところが、ひとりが「やっぱり欠席で」と言えば表を直し、「これが最新版です」とファイルを添付して送り直す。また誰かが変更すれば、また直して、また送り直す——気づけば、自分ひとりで全部を集めて打ち込み、最新版を配り続ける係になっていた。スプレッドシートを「Excelのオンライン版でしょ？」と思っていると、せっかくクラウドにあるのに、Excelと同じ“ひとり作業＋ファイル送り合い”をしてしまいます。

でも、安心してください。みんなの予定をサッとまとめる先輩との違いは、難しい関数を知っているかどうかではありません。クラウドにある1枚の表を、みんなで同時に編集できて、変更が自動で保存され、いつでも前の状態に戻せる——この性質を使えているかどうか、それだけです。

実は、スプレッドシートの本当の力は「Excelをネットでも使えること」ではありません。1枚の表を、みんなで一緒に作れることです。ひとりで集めて打ち込むのをやめて、ためて・集計して・共有して・みんなで編集する——それがこの講座のゴールです。読み終えたあなたは、次の3つができるようになります。

1. スプレッドシートを「Excelのオンライン版」ではなく、クラウドの1枚の表をみんなで同時に編集でき・自動保存され・前の状態に戻せる“共同作業の道具”として、自分の言葉で説明できる
2. SUM（合計）・AVERAGE（平均）・COUNT／COUNTA（件数）・MAX／MIN（最大・最小）の基本関数を、=関数名(範囲)の形で書いて、電卓を使わず集計できる
3. 共有設定で相手ごとに権限（編集者／閲覧者（コメント可）／閲覧者）を選んで渡し、みんなで同時に書き込む共同編集の表を作成できる

この講座は最後まで、「あなたがチームの歓迎会の幹事になって、『歓迎会 買い出しシート』をみんなで作る」という、たった1つの場面だけで説明します。この同じシートを、ためる→集計→共有→共同編集 と1段ずつ育てていきます。各章末には手を動かす演習も置いているので、実際にスプレッドシートを開いて、書きながら読み進めてみてください。さらに深めたくなったら、無料会員登録で続きの講座（関数の応用・グラフ・Excelとの使い分けなど）に進めます。まずはこの1本で、“みんなで作る表”の土台を掴みましょう。

スプレッドシートとは何か＋データを正しい形でためる

まずは、「ひとりで集めて打ち込み、最新版を配り直す」から抜け出す第一歩として、スプレッドシートがそもそも何をする道具なのかと、集計の土台になる「データのためかた」を押さえます。ここがすべての出発点です。

「ひとりで集めて代入し、最新版を配り直す」をやめるのが第一歩

あなたの段取りが悪いわけではありません。情報を1人ずつ聞いて打ち込み、誰かが変更するたびに直して最新版を送り直す——この進め方では、メンバーが何人いても何回変更されても、毎回あなたひとりが集めて打ち込み、配り直すことになります。これが、幹事やとりまとめで時間に追われる正体です。

ここで覚えてほしい背骨は、ひとつです。スプレッドシートは“ひとりで集めて代入する表”ではなく“みんなで作る表”。順番は、ためる→集計→共有→共同編集。1枚の表をクラウドに置いてみんなで書き込めば、あなたが全部を打ち込む必要も、最新版を配り直す必要もなくなります。

スプレッドシート＝クラウドの1枚をみんなで同時編集できる道具

スプレッドシートは、ブラウザ（インターネットを見るソフト）だけで使える表計算ツールです。マス目に数字や文字を入れて計算する見た目はExcelとよく似ていますが、決定的に違うところが4つあります。

• クラウド上に1枚だけある：自分のパソコンに保存するファイルではなく、インターネット上に置かれた1枚の表を、URL（リンク）でみんなが開きます
• みんなで同時に編集できる：複数の人が同時に開いて書き込め、ほかの人の変更がその場（リアルタイム）で見えます
• 変更が自動で保存される：保存ボタンを押す必要がありません。打ち込んだ内容は自動で保存されるので、「保存し忘れて消えた」が起きません
• だから「最新版どれ？」が消える：みんなが同じ1枚を見ているので、ファイルを添付で送り合う必要がありません

この「みんなで同時に作業でき、変更がリアルタイムに見え、すべて自動的に保存される」というのは、Googleの公式ヘルプにもはっきり書かれた、スプレッドシートの基本の性質です。Excelを「ネットでも開けるようにしたもの」ではなく、そもそも“みんなで一緒に使う”ために作られた道具だ、と捉え直しましょう。

画面の見方も、最小限だけ押さえます。表のマス1つひとつをセルと呼び、横の並びが行、縦の並びが列です。どのセルかを示す住所がセル番地で、「A列の1行目」ならA1、「D列の2行目」ならD2。覚えるのは、いまはこれだけで十分です。

集計の土台はリスト形式（1行1件・1列1項目・見出しつき）

ただし、最初に守ってほしいことがあります。データを「リスト形式」でためることです。このあと使う関数も、並べ替えも、フィルタも、共同編集も、このきれいなリストの上でこそ正しく動きます。逆に、ここが崩れていると、せっかくの機能がうまく効きません。リスト形式のルールは、たった4つです。

• 1行＝1件：1件のデータ（1人ぶんの担当）を、横一列の1行に入れる
• 1列＝1項目：担当者・買うもの・金額を、それぞれ別の列に分ける
• 先頭に見出し行：いちばん上の行に「担当者」「金額」などの見出しを付ける
• 空行・空列・セル結合を作らない：見やすさのために間を空けたりマスをくっつけたりしない

もうひとつ、金額の列には「1,200」と数値だけを入れ、「1,200円」のように「円」を混ぜないこと。文字が混ざると、その列を「計算できる数値」として扱えなくなります。

共通例「歓迎会 買い出しシート」の枠をためる

では、この講座をずっと一緒に歩く共通例に登場してもらいましょう。あなたはチームの歓迎会の幹事です。当日の飲み物やお菓子、飾りつけを、メンバー7人で手分けして買ってくることになりました。誰が何をいくらで買ったか（立て替えたか）を集めて、あとで精算します。

ここで、Excelに自分が1人ずつ聞いて打ち込む代わりに、スプレッドシートで「歓迎会 買い出しシート」という1枚の表を作ります。この章では、まだ金額や集計は入れません。1行目に見出し（No・担当者・買うもの・金額）を置き、その下に7人ぶんの行（田中・佐藤・鈴木・高橋・伊藤・渡辺・山本＝あなた）を、1人ぶん1行で用意します。これが「リスト形式の枠」です。

見出しが1行目にあり、その下に1人1行で並び、項目は列で分かれ、空行もセル結合もありません。これが「正しい形でためた」状態です。見出しが1行目なので、金額のデータはD列の2行目から8行目、つまりD2からD8までに入ります。このD2:D8という範囲を、第2章で何度も使います。

この章では、まだ合計も件数も出しません。データを正しい形でためる枠を作る——それだけで十分です。この1枚を、これから全部の章で「立ち戻る原点」として育てていきます。

この章の確認（演習）

実際にスプレッドシートを新規作成し、共通例「歓迎会 買い出しシート」の見出し（No・担当者・買うもの・金額）と7行の枠を、1行＝1件・1列＝1項目・見出し行つきのリスト形式で作ってみてください（金額はまだ空でかまいません）。

仕上げに、「スプレッドシートとは、クラウドの1枚の表をみんなで同時に編集できて、自動保存される道具だ」を、自分の言葉で1〜2行に書いてみましょう。“ひとりで代入する”のではなく“みんなで作る”土台を、自分の手で言葉にできたら、この章はゴールです。

基本関数で集計する（SUM・AVERAGE・COUNT・MAX・MIN）

データを正しい形でためる枠ができたら、電卓を置いて、関数に計算させます。この章で、合計・平均・件数・最大・最小を、自分の手で出せるようになります。

関数は「＝」で始める：=関数名(範囲) の形

関数とは、決まった計算を自動でやってくれる仕組みです。使い方には、たったひとつの型があります。それは、必ず=（イコール）で始めて、=関数名(範囲)の形で書くことです。

たとえば合計を出すSUM関数なら、=SUM(D2:D8)と書きます。先頭が=で、次に関数名（SUM）、そのあとのかっこの中に「どこからどこまでを計算するか」という範囲を入れます。範囲はD2:D8とキーボードで打ってもいいですし、マウスでD2からD8までをドラッグして選んでもかまいません。書き終えてEnterキーを押すと、そのセルに答えが表示されます。

この「=で始める」が、関数の合言葉です。忘れると、ただの文字として表示され、計算されません。逆に言えば、=さえ付ければ、あとは関数名と範囲を入れるだけ。難しい暗記は要りません。

基本の関数：SUM・AVERAGE・COUNT・COUNTA・MAX・MIN

まず覚える関数は、これだけで十分です。どれも=関数名(範囲)の同じ型で書けます。

AVERAGE（平均）は「合計を個数で割った値」です。=AVERAGE(範囲)と書くだけで、その計算を自動でやってくれます。

ここで、件数を数えるときに、ひとつ大事な使い分けがあります。COUNTは「数値」が入ったセルだけを数えます。だから、金額のような数字の列の件数はCOUNTで数えられます。けれど、担当者やカテゴリのような「文字」が入った列の行数を数えたいときは、COUNTでは0になってしまいます。文字も含めて、空白でないセルの個数を数えたいときは、COUNTAという別の関数を使います。「数値を数えるならCOUNT、文字も数えるならCOUNTA」と、セットで覚えておいてください。

関数のいちばんの利点：データを直すと自動で計算し直される

ここが、電卓との決定的な違いです。関数は、もとのデータを直すと、答えも自動で計算し直されます。

電卓で合計を出していたときは、1件直されるたびに最初から全部足し直していましたよね。でも、=SUM(D2:D8)と書いておけば、D列のどこかの金額を直した瞬間に、合計が自動で新しい数字に変わります。1件追加されても、その行を範囲に含めておけば、やはり自動で計算し直されます。「直すたびにやり直し」から解放されるのです。これは、メンバーが次々に自分の金額を書き込んでいく共同編集（第4章）で、とても効いてきます。

ちなみに、ざっと確認したいだけなら近道もあります。セル範囲をマウスで選ぶと、画面の右下に、その範囲の合計・平均・最小・最大・個数（カウント）がパッと表示されます。

共通例で基本関数を当てる

では、歓迎会 買い出しシートに、メンバー全員が金額を書き込み終わった状態で、実際に計算してみましょう。7人ぶんの金額は、こうなりました。

金額はD2からD8に入っているので、範囲はD2:D8です。

• =SUM(D2:D8) → 立て替えの合計 14,000円
• =AVERAGE(D2:D8) → 1人あたりの平均 2,000円
• =COUNT(D2:D8) → 金額が入っている件数 7件
• =MAX(D2:D8) → いちばん高かった買い物 4,000円（プレゼント）
• =MIN(D2:D8) → いちばん安かった買い物 800円（紙皿・紙コップ）

電卓で7回足してやっと出していた合計14,000円が、=SUM(D2:D8)の一行で出ました。平均の2,000円（＝14,000÷7）も、=AVERAGEなら一発です。担当者の人数を数えたいときは、担当者列（B列）は文字なので、=COUNTではなく=COUNTA(B2:B8)と書くと、ちゃんと7件（7人）と数えられます。

この章の確認（演習）

歓迎会 買い出しシートの金額列（D2:D8）に、SUM・AVERAGE・COUNT・MAX・MIN をそれぞれ書いてみてください。合計14,000・平均2,000・件数7・最大4,000・最小800 になれば、正解です。続けて、担当者列（B2:B8）を=COUNTAで数えて、7件になることも確かめましょう。

そのうえで、ためしにどれかの金額を別の数字に直してみてください。=SUMの合計と=AVERAGEの平均が、その場で自動で変わるはずです。電卓のように足し直す必要がないこと——これが関数のいちばんのうれしさです。=の付け忘れと、範囲が1行ズレていないか（見出し行や空欄を含んでいないか）だけ気をつければ、もう電卓は要りません。

共有設定（誰に・どの権限で渡すか）

合計や件数が自動で出せるようになりました。でも、ここまではまだ「あなたひとりの表」です。この章では、スプレッドシート最大の価値である共有で、いよいよ「みんなの表」に変えていきます。

スプレッドシート最大の価値は「共有」

これまで、あなたは情報を1人ずつ聞いて自分で打ち込んでいました。共有を使うと、これが「みんなが自分で、同じ1枚の表に書き込む」に変わります。やり方は、画面の右上の「共有」ボタンを押し、相手のメールアドレスを入れて招くか、リンク（URL）を発行して渡すだけ（この違いは3-3で説明します）。この「共有」こそ、Excelの“ファイル送り合い”との決定的な分かれ道です。共有してしまえば、もう最新版を添付で送り直す必要はありません。

権限の3つ：編集者／閲覧者（コメント可）／閲覧者

共有するときに、いちばん大事なのが権限を選ぶことです。権限とは、「招いた相手が、その表に対して何をできるか」のこと。「共有すると、ぐちゃぐちゃに上書きされて壊れそうで怖い」と感じるのは、まさにこの権限を知らないからです。実は、相手ごとに「ここまでできる」という範囲を選べるので、書き換えてほしくない人には、書き換えられない権限を渡せばいいのです。

権限は、おもに次の3つを使い分けます。

つまり、「みんなに編集権を渡したら壊される」のではなく、一緒に書く人だけを編集者にして、それ以外は閲覧者やコメント可にすればいいのです。これで「壊されるのが怖い」の不安は半分解消します（残り半分の「もし消えたら？」は、第4章の変更履歴で完全に解消します）。なお、表を作ったあなた自身はオーナーで、すべての操作と権限の管理ができます。

メールで指定する／リンクで共有する（制限付き・全員）

相手の招き方は、2通りあります。

ひとつは、相手のメールアドレスを入れて、指定して招く方法です。誰に渡したかがはっきりして、相手ごとに権限も選べるので、社内のメンバーにはこちらが基本です。

もうひとつは、リンク（URL）を発行して渡す方法です。このとき、リンクで開ける範囲を選べます。「制限付き」は招いた人（アクセスを許可された人）だけが開け、「リンクを知っている全員」はURLさえ知っていれば誰でも開けます。後者は手軽な反面、リンクが転送されると意図しない人にも見られます。ですから、社内の表でもリンク共有は原則「制限付き」にしておくのが安全です。社外秘の情報を安易に「リンクを知っている全員」にしないこと——これは社会人として大切な習慣です。

共通例：誰にどの権限で渡すか

歓迎会 買い出しシートを、関係者に共有してみましょう。ポイントは、相手が「何をする人か」で権限を選ぶことです。

メンバーはメールアドレスを入れて「編集者」で、上司は「閲覧者（コメント可）」、経理は「閲覧者」で招きます。リンク共有を「制限付き」にしておけば、関係者以外には開けません。これで、あなたが1人ずつ聞いて打ち込む代わりに、メンバー全員が自分で書き込める“みんなの表”の準備が整いました。

この章の確認（演習）

歓迎会 買い出しシートの関係者——(a)一緒に買い出しを書くメンバー (b)進捗を見て指示する上司 (c)最終結果だけ見る経理——に、それぞれどの権限（編集者／閲覧者（コメント可）／閲覧者）で渡すかを書き分けてみてください。そして、それぞれに「なぜその権限か」を1行ずつ添えます。「全員を編集者にしない」「リンクは制限付きにする」——相手が何をする人かで権限を選べたら、ゴールです。

みんなで同時に書き込む共同編集の表に仕上げる

いよいよ、この講座のゴールです。共有まで終わったら、最後はみんなで同時に書き込んでも、壊れない・連絡が取れる・前に戻せる共同編集の表に仕上げます。

同時編集：みんなが一緒に書いても大丈夫

共有できたら、メンバーに「自分の担当の行に、買うものと金額を書いてください」とリンクを1回送るだけ。あとは、みんなが同じ1枚に書き込んでいきます。スプレッドシートでは、複数の人が同時に開いて編集できます。田中さんが金額を入れている横で、佐藤さんも別の行に入力する——そんなことが、ぶつからずにできます。しかも、いま誰がどのセルにいるかが色つきのカーソルで見え、画面の右上には開いている人のアイコンも表示されます。そして、誰かの変更はあなたの画面にもその場（リアルタイム）で反映され、内容は自動で保存されます。保存ボタンは要りません。

コメント＆メンション：表の上で連絡する

みんなで書いていると、「ここ、金額が空のままだな」といった連絡が必要になります。こういうとき、チャットで「あの表の、上から5番目の行なんだけど…」とやると、どのセルの話か分かりにくく、後から追えません。

そこで使うのが、コメントです。気になるセルを選んで、そのセルに直接コメントを残せます。さらに、特定の人に気づいてほしいときは、コメントの中に@（アットマーク）と相手のメールアドレスを入れます。これをメンションと言います。メンションされた相手にはメールで通知が届くので、見逃されません。「どのセルの・誰への・何の連絡か」が、表の上で完結するのです。

変更履歴で前に戻す／フィルタ表示で他人を壊さない

共同編集には、知っておくと安心な機能が、あと2つあります。

ひとつめは、変更履歴（版の履歴）です。みんなで触っていると、「あれ、田中さんの行が消えてる！」が起こり得ます。でも大丈夫。スプレッドシートは、いつ・誰が・どこを変えたかをすべて記録しています。画面上部の「ファイル」から変更履歴を開き、戻したい時点を選んで「この版を復元」すれば、消えた内容もよみがえります。これで、第3章で残っていた「もし壊れたら？」の不安も完全に消えます。消えても、戻せるのです（変更履歴を見るには、その表の編集権限が必要です）。

ふたつめは、フィルタ表示です。たとえば、あなただけが「金額の大きい順」に並べ替えて確認したいとします。ここで普通の並べ替えやフィルタを使うと、今この表を見ている全員の画面まで、同じように並べ替わってしまいます。書き込んでいる最中にいきなり順番が変わったら、みんな混乱しますよね。そこで使うのが「フィルタ表示」です。フィルタ表示なら、複数の人がそれぞれ別々の並べ替えやフィルタを同時に使えます。あなたが金額順で見ても、ほかの人の画面はそのまま。自分専用の見え方を、みんなを邪魔せずに作れます。

これで、同時編集・コメント＆メンション・変更履歴・フィルタ表示の4つがそろいました。共有した表を、みんなで安心して書き込める“みんなの表”に仕上げる道具が、すべて手に入ったということです。

共通例：みんなで共同編集に仕上げる

歓迎会 買い出しシートで、実際の流れを追います。あなたはメンバー6人を編集者で招き、「自分の行に書いてね」とリンクを1回送りました。

しばらくすると、田中さんが「飲み物 2,400」を入れている横で鈴木さんが「ケーキ 3,000」を入力——色つきカーソルで誰がどこにいるか見えます。あなたは伊藤さんの金額が空なことに気づき、そのセルにコメント＋@伊藤さんのメールアドレスでメンション。通知が届き、ほどなく「おつまみ 1,600」が埋まりました。確認のため金額の大きい順に見たくなったら、ほかの人を邪魔しないようフィルタ表示を使います（あなたの画面だけプレゼント4,000円が先頭に）。もし誰かが田中さんの行を消しても、変更履歴から少し前の状態に戻せば元どおりです。

最後に、=SUMで合計14,000円、=COUNTで7件が、もう自動で出ているのを確認します。あとは上司（閲覧者コメント可）に「このリンクが最新です」と一度伝えるだけ。ファイルを添付して送り直す作業は、もうどこにもありません。ひとりで集めて代入していた表が、みんなで作る表に変わりました。

この章の確認（演習）

歓迎会 買い出しシートを使って、次の3つを書いてみてください。

• (a) 金額が空のセルに付けるコメントの文面と、その人（たとえば伊藤さん）にメンションするときの書き方
• (b) 自分だけ金額の大きい順に見たいとき、「普通の並べ替え（フィルタ）」と「フィルタ表示」のどちらを使うべきか。その理由も1行で
• (c) 誰かが行を誤って消してしまったとき、どの機能を使って、どう元に戻すか

みんなで書き込んでも壊れない・連絡できる・戻せる——この3つを、自分の言葉で説明できたら、共同編集の表は完成です。これで、あなたは「共有設定と基本関数を使って、共同編集の表を作成できる」ようになりました。

まとめ：スプレッドシートは“ひとりで集めて代入する表”ではなく“みんなで作る表”

おつかれさまでした。「歓迎会の幹事になって、買い出しシートをみんなで作る」という1つの場面を、ためる→集計→共有→共同編集 と1段ずつ育ててきました。振り返ります。

1. スプレッドシートとは何か＋ためる……スプレッドシートは「Excelのオンライン版」ではなく、クラウドの1枚の表をみんなで同時に編集でき・自動保存され・前に戻せる共同作業の道具。集計の土台は、1行＝1件・1列＝1項目・見出し行つきのリスト形式（第1章）。
2. 基本関数で集計する……関数は=で始め、=関数名(範囲)の形で書く。=SUM＝合計、=AVERAGE＝平均（合計÷個数）、=COUNT＝数値の件数（文字を数えるなら=COUNTA）、=MAX／=MIN＝最大・最小。買い出しシートなら合計14,000・平均2,000・件数7・最大4,000・最小800。データを直すと自動で計算し直される（第2章）。
3. 共有設定……右上の「共有」から、相手ごとに権限を選んで渡す。一緒に書く人は編集者、見て指示する人は閲覧者（コメント可）、結果だけ見る人は閲覧者。リンク共有は原則「制限付き」。だから「上書きされて壊れそう」は、権限を選べば解消する（第3章）。
4. 共同編集に仕上げる……みんなが同時に書け（色つきカーソル・自動保存）、連絡はセルにコメント＋メンション、消えても変更履歴で戻せる、自分用の並びはフィルタ表示で他人を邪魔せず作れる（第4章）。

この4つは、すべて1つの問いに戻ります。「みんなで1枚の表を作れているか？　ひとりで集めて代入していないか？」。この講座でいちばん覚えて帰ってほしいのは、このひと言です——スプレッドシートは“ひとりで集めて代入する表”ではなく“みんなで作る表”。順番は、ためる→集計→共有→共同編集。これが身につくと、「みんなの予定をまとめておいて」と頼まれても、リスト形式の枠を作り、関数で合計や人数が自動で出るようにし、相手ごとの権限で共有して、「自分の行に書いてね」とリンクを一度送るだけ。あとはみんなが書き込み、あなたは集計を確認するだけです。

明日の最初の一歩：自分のチームで「みんなから集めたい情報」を1つ選んでください（出欠・備品希望・立替など）。そして、次の4つをやってみます。①スプレッドシートでリスト形式の枠を作る ②=SUMや=COUNTで合計・件数が自動で出るようにする ③一緒に書く人を編集者・見るだけの人を閲覧者で共有する ④「自分の行に書いてね」とリンクを1回送る。きれいにまとめる必要はありません。ひとりで集めて代入する代わりに、みんなで1枚の表を作れたら、それが第一歩です。

そして、この「ためる→集計→共有→共同編集」の土台を広げたくなったら、その先の道も用意されています。条件をつけて集計するSUMIF・COUNTIF、クリック操作だけで集計を組み替えるピボットテーブル、数字を見やすく見せるグラフ、そしてExcelとの使い分け——これらは、今日作った土台の上に乗る次のステップです。続きは、無料会員登録で次の講座に進めます。まずはこの「ためる→集計→共有→共同編集」を、自分のチームで1枚作れるようにしておきましょう。それが、”みんなで作る”すべての土台になります。