Excel基礎入門

「先月の売上、Excelで集計しておいて」——配属されて間もないあなたは、そう頼まれて、画面に並んだ数字を電卓で1件ずつ足し、合計欄に手で打ち込みました。件数は目で数えます。やっと終わったと思ったら、「1件、入力モレがあったから直して」と言われ、また最初から足し直し。さらに「カテゴリ別にも出して」と重ねられて、今度は完全に手が止まってしまった——Excelを「マス目に数字を打ち込む表」だと思っていると、こういう場面でつまずきます。

でも、安心してください。集計をサッと終わらせる先輩と、電卓で固まってしまうあなたの違いは、難しい関数をたくさん覚えているかどうかではありません。データを正しい形でためて、=（イコール）から始まる関数と、フィルタを、決まった順番で使えるかだけです。その順番こそが、この講座で渡す1本の道です。

実は、Excelの本当の力は「きれいな表を作ること」ではありません。データをためておけば、関数が自動で計算してくれることです。電卓で手入力するのをやめて、ためて・集計して・切り出して、最後に「集計表」を作る——それがこの講座のゴールです。読み終えたあなたは、次の3つができるようになります。

1. Excelを「マス目に打ち込む表」ではなく、データをためて→関数で集計し→フィルタで切り出して集計表を作る道具として、また関数は=で始め=関数名(範囲)の形で書くことを、自分の言葉で説明できる
2. SUM（合計）・AVERAGE（平均）・COUNT／COUNTA（件数）・MAX／MIN（最大・最小）の基本関数と、並べ替え・フィルタを使い分けられる
3. SUMIF（範囲・検索条件・合計範囲）とCOUNTIF（範囲・検索条件）でカテゴリ別の「集計表」を作成でき、その合計が全体合計と一致するか検算して確かめられる

この講座は最後まで、「雑貨店『ペン太』のアルバイトのあなたが、ある週の売上記録10件を集計して報告する」という、たった1組のデータだけで説明します。この同じデータを、リスト形式でためる→基本関数で集計する→並べ替え・フィルタで切り出す→SUMIF・COUNTIFで集計表を作る、と1段ずつ組み上げていきます。各章末には手を動かす演習も置いているので、実際にExcelを開いて、書きながら読み進めてみてください。そして、この流れを自分の仕事のデータでも使えるようにしたくなったら、無料会員登録で続きの講座（関数の応用・ピボットテーブル・グラフなど）に進めます。まずはこの1本で、集計の土台を作りましょう。

Excelとは何か＋データを正しい形でためる

まずは、「電卓で足して手入力」から抜け出す第一歩として、Excelがそもそも何をする道具なのかと、集計の土台になる「データのためかた」を押さえます。ここがすべての出発点です。

「電卓で足して手入力」をやめるのが第一歩

あなたの計算が遅いわけでも、不器用なわけでもありません。電卓で1件ずつ足して合計欄に手で打ち込み、件数を目で数え、データが変わるたびに最初からやり直す——この使い方をしているかぎり、何件あっても、何回直されても、毎回ゼロから計算し直すことになります。これが、集計を頼まれて時間がかかり、数え間違い・打ち間違いが起きる正体です。

ここで覚えてほしい背骨は、ひとつです。Excelは「電卓で手入力」をやめて、ためて・集計して・切り出して集計表を作る道具。データを正しい形でためておけば、合計も件数も平均も、Excelが自動で計算してくれます。電卓は、もう脇に置いて大丈夫です。

Excel＝データをためて関数が自動計算する道具

Excelの画面は、たくさんの四角いマスでできています。このマス1つひとつをセルと呼びます。横の並びが行、縦の並びが列です。そして、どのセルかを示す住所のような記号がセル番地で、たとえば「A列の1行目」ならA1、「E列の2行目」ならE2と表します。覚えることは、いまはこれだけで十分です。

大事なのは、ここにデータをためておけば、関数（自動で計算してくれる仕組み）がそのデータを使って計算してくれるということです。あなたが電卓で足した答えを打ち込むのではなく、「このマスからこのマスまでを合計して」と関数にお願いすれば、Excelが瞬時に答えを出します。難しい機能をたくさん暗記する必要はありません。まずは「Excelは、データをためて、関数に計算させる道具なんだ」と掴んでください。具体的な関数の書き方は、第2章でひとつずつ渡します。

集計の土台はリスト形式（1行1件・1列1項目・見出しつき）

ただし、ひとつだけ最初に守ってほしいことがあります。それは、データを「リスト形式」でためることです。後で使う関数も、並べ替えも、フィルタも、このきれいなリストの上でこそ正しく動きます。逆に、ここが崩れていると、せっかくの関数がうまく効きません。リスト形式のルールは、たった4つです。

• 1行＝1件：1件のデータ（1回の売上）を、横一列の1行に入れる
• 1列＝1項目：日付・カテゴリ・担当者・金額を、それぞれ別の列に分ける
• 先頭に見出し行：いちばん上の行に「日付」「カテゴリ」などの見出しを付ける
• 空行・空列・セル結合を作らない：見やすさのために間を空けたりマスをくっつけたりしない

共通例「ペン太の売上記録」をためてみる

では、この講座をずっと一緒に歩く共通例に登場してもらいましょう。あなたは雑貨店「ペン太」のアルバイトで、ある週の売上記録10件を、店長から「Excelで集計して」と頼まれました。まずは、その10件を、さきほどのリスト形式でためます。

見出し行（No・日付・カテゴリ・担当者・金額）が1行目にあり、その下に1件ずつ、1行に1件で並んでいます。項目は列で分かれていて、空行もセル結合もありません。これが「正しい形でためた」状態です。この表では、見出しが1行目なので、金額のデータはE列の2行目から11行目、つまりE2からE11までに入っています。このE2:E11という範囲を、第2章以降で何度も使います。

この章では、まだ合計も件数も出しません。データを正しい形でためる——それだけができれば十分です。この10件の表を、これから全部の章で「立ち戻る原点」として使い回していきます。

この章の確認（演習）

実際にExcelを開いて、共通例「ペン太の売上記録」10件を、1行＝1件・1列＝1項目・見出し行つきで入力してみてください（手元に自分の仕事のデータがあれば、それを1つ、この形に整えるのでもかまいません）。

入力するときの注意は、ひとつだけ。金額のセルには「1,200」と数値だけを入れ、「1,200円」のように「円」の文字を混ぜないことです。文字が混ざると、Excelがその列を「計算できる数値」として扱えなくなります。最後に、「Excelとは、データをこの形でためて、関数とフィルタで集計する道具だ」を、自分の言葉で1〜2行に書いてみましょう。正しい形でためる感覚を、自分の手で言葉にできたら、この章はゴールです。

基本関数で集計する（SUM・AVERAGE・COUNT・MAX・MIN）

データを正しい形でためられたら、いよいよ電卓を置いて、関数に計算させます。この章で、合計・平均・件数・最大・最小を、自分の手で出せるようになります。

関数は「＝」で始める：=関数名(範囲) の形

関数とは、決まった計算を自動でやってくれる仕組みです。使い方には、たったひとつの型があります。それは、必ず=（イコール）で始めて、=関数名(範囲)の形で書くことです。

たとえば合計を出すSUM関数なら、=SUM(E2:E11)と書きます。先頭が=で、次に関数名（SUM）、そのあとのかっこの中に「どこからどこまでを計算するか」という範囲を入れます。範囲は、E2:E11のようにキーボードで打ってもいいですし、マウスでE2からE11までをドラッグして選んでもかまいません。書き終えてEnterキーを押すと、そのセルに答えが表示されます。

この「=で始める」が、関数の合言葉です。これを忘れると、ただの文字としてそのまま表示されてしまい、計算されません。逆に言えば、=さえ付ければ、あとは関数名と範囲を入れるだけ。難しい暗記は要りません。

基本の5つ：SUM・AVERAGE・COUNT・MAX・MIN

まず覚える関数は、5つだけで十分です。どれも=関数名(範囲)の同じ型で書けます。

AVERAGE（平均）は、「合計を、個数で割った値」です。たとえば 2, 3, 3, 5, 7, 10 という6個の数なら、合計30を6で割って、平均は5になります。Excelなら=AVERAGE(範囲)と書くだけで、この計算を自動でやってくれます。

ここで、件数を数えるCOUNTに、ひとつ注意点があります。COUNTは「数値」が入ったセルだけを数えます。だから、金額のような数字の列の件数は、COUNTでちゃんと数えられます。けれど、カテゴリや担当者のような「文字」が入った列の行数を数えたいときは、COUNTでは0になってしまいます。文字も含めて、空白でないセルの個数を数えたいときは、COUNTAという別の関数を使います。「数値を数えるならCOUNT、文字も数えるならCOUNTA」と、セットで覚えておいてください。

関数のいちばんの利点：データを直すと自動で計算し直される

ここが、電卓との決定的な違いです。関数は、もとのデータを直すと、答えも自動で計算し直されます。

電卓で合計を出していたときは、1件直されるたびに、最初から全部足し直していましたよね。でも、=SUM(E2:E11)と書いておけば、E列のどこかの数字を直した瞬間に、合計が自動で新しい数字に変わります。1件追加されても、その行を範囲に含めておけば、やはり自動で計算し直されます。「直すたびにやり直し」から、あなたは解放されるのです。

共通例で基本関数を当てる

では、ペン太の売上記録で実際に計算してみましょう。金額はE2からE11に入っているので、範囲はE2:E11です。

• =SUM(E2:E11) → 合計 14,400円
• =AVERAGE(E2:E11) → 平均 1,440円
• =COUNT(E2:E11) → 件数 10件
• =MAX(E2:E11) → 最大 2,500円
• =MIN(E2:E11) → 最小 600円

電卓で10回足してやっと出していた合計14,400円が、=SUM(E2:E11)の一行で出ました。平均の1,440円も、自分で「合計÷件数」を計算するなら 14,400÷10＝1,440円 ですが、=AVERAGEなら一発です。最大が2,500円、最小が600円とすぐ分かるのも、関数ならではです。

この章の確認（演習）

ペン太の金額列（E2:E11）に、SUM・AVERAGE・COUNT・MAX・MIN をそれぞれ書いてみてください。合計14,400・平均1,440・件数10・最大2,500・最小600 になれば、正解です。

そのうえで、ためしに1件、たとえばどれかの金額を別の数字に直してみてください。=SUMの合計と=AVERAGEの平均が、その場で自動で変わるのが分かるはずです。電卓のように足し直す必要がないこと——これが、関数を使ういちばんのうれしさです。=の付け忘れ（付け忘れるとただの文字になります）と、範囲が1行ズレていないか（見出し行や空欄を含んでいないか）だけ気をつければ、もう電卓は要りません。

並べ替え・フィルタで必要なデータだけ切り出す

合計や平均が出せるようになりました。次は、「文具だけ見たい」「金額の大きい順に並べたい」といった、必要なデータだけを切り出す操作です。ここで使うのが、並べ替えとフィルタです。

並べ替え：大きい順・日付順でデータを並び替える

並べ替えは、データをある順番に並び替える機能です。金額を大きい順（または小さい順）に、日付を古い順（または新しい順）に、名前を五十音順に——といった具合に、列を基準にして表全体を並び替えられます。

たとえばペン太の売上記録を「金額の大きい順」に並べ替えると、いちばん売れた2,500円（No8）が表のいちばん上に来て、いちばん小さい600円（No9）が下に来ます。「よく売れたのはどれか」が、ひと目で分かるようになります。操作は、表の中のセルをどれか1つ選んでから、画面上の「データ」タブにある並べ替えのボタンで、基準にする列（金額）と、大きい順か小さい順かを選ぶだけです。

フィルタ：条件に合う行だけ表示し、他は「隠す」

フィルタは、条件に合う行だけを表示して、それ以外の行を一時的に隠す機能です。ここで、いちばん大事なことを先に言います。フィルタは、条件に合わない行を「消す」のではありません。「隠す」だけです。だから、あとで元に戻せます。

使い方は、「データ」タブの「フィルター」を押すと、見出しの各セルに小さな「▼」ボタンが付きます。たとえばカテゴリの▼を押して「文具」を選ぶと、文具の行だけが表示され、雑貨の行は画面から隠れます。消えたのではなく、隠れているだけです。

フィルタには、もうひとつ便利な性質があります。重ねて絞り込める（累積的）ことです。カテゴリで「文具」を選んだあと、さらに担当者の▼で「田中」を選べば、「文具で、かつ、田中さんが売ったもの」だけに絞り込めます。条件を重ねるほど、表示される行は少なくなっていきます。

見終わったら、フィルターをクリア（解除）します。すると、隠れていた行がすべて戻ってきて、元の10件全部が表示されます。隠していただけなので、データは1件も失われていません。

切り出しと集計は別物：見た目を電卓で足さない

ここで、ひとつ落とし穴を先回りして潰しておきます。フィルタで「文具だけ」に絞ると、文具の6行だけが画面に見えます。このとき、つい「この見えている6行を電卓で足せば、文具の合計だな」とやりたくなります。でも、それでは電卓に逆戻りです。

フィルタは、あくまで「目で見て、必要な行を切り出す」ための機能です。条件ごとの合計や件数を出すのは、次の第4章で習う関数（SUMIFとCOUNTIF）の仕事です。フィルタで「どんなデータがあるか」の見当をつけ、関数で「いくつ・いくら」を自動集計する——この役割分担を覚えておいてください。

共通例で並べ替え・フィルタを使う

ペン太の売上記録でやってみましょう。まず金額の大きい順に並べ替えると、2,500円（No8）が先頭、600円（No9）が末尾に来ます。次に、フィルタでカテゴリ＝「文具」を選ぶと、文具の6行だけが表示され、雑貨の4行は隠れます。さらに担当者＝「田中」を重ねると、「文具かつ田中」の行だけに絞られます。最後にフィルターをクリアすれば、また10件全部が戻ってきます。

この章の確認（演習）

ペン太の売上記録で、まず金額を大きい順に並べ替えて、いちばん大きい行（2,500円）といちばん小さい行（600円）を確認してみてください。次に、フィルタでカテゴリ＝文具を表示し、続けて担当者＝田中を重ねて絞り込んでみます。そして最後に、フィルターをクリアして10件に戻すところまでやってみましょう。

仕上げに、「フィルタは行を消すのではなく、隠しているだけだ」を自分の言葉で1行に書いてみてください。これが腹落ちしていると、次の章で「フィルタで見た目を足す」のではなく「関数で集計する」へ、自然に進めます。

関数とフィルタを組み合わせて集計表を作る（SUMIF・COUNTIF）

いよいよ、この講座のゴールです。「カテゴリ別に出して」に手が止まっていたあなたが、ここでカテゴリ別の集計表を、関数で作れるようになります。

条件をつけて集計する：SUMIF と COUNTIF

第2章のSUMやCOUNTは、「全部の合計」「全部の件数」を出すものでした。でも、店長が求めているのは「カテゴリ別の」合計や件数です。そこで登場するのが、条件をつけて集計する関数です。

• SUMIF：条件に合う行だけを合計する関数（例：カテゴリが「文具」の金額だけ合計する）
• COUNTIF：条件に合う行だけを数える関数（例：カテゴリが「文具」の行数を数える）

SUM・COUNTに「IF（もし〜なら）」が付いた名前だと思うと、覚えやすいです。「もし文具なら、合計する／数える」というイメージです。

書き方：=SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲) と =COUNTIF(範囲, 検索条件)

2つの関数の書き方を、正確に覚えましょう。ここは、引数（かっこの中に入れるもの）の順番が大事なので、1通りに固定してしまいます。

SUMIF（合計する）は、引数が3つです。

=SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲)

• 範囲：どの列で条件を見るか（例：カテゴリの列）
• 検索条件：何を探すか（例："文具"）
• 合計範囲：どの列を合計するか（例：金額の列）

COUNTIF（数える）は、引数が2つです。

=COUNTIF(範囲, 検索条件)

• 範囲：どの列で数えるか（例：カテゴリの列）
• 検索条件：何を数えるか（例："文具"）

ここで取り違えやすいのが、SUMIFは3つ、COUNTIFは2つという引数の数の違いです。SUMIFは「どこを見て・何を探して・どこを合計するか」の3点、COUNTIFは「どこを見て・何を数えるか」の2点。数えるだけのCOUNTIFには「合計する列」が要らないので、引数が1つ少ないわけです。もうひとつ、検索条件の文字（"文具"）は、元のデータの表記とぴったり同じにしてください。全角・半角が違ったり、余分なスペースが入っていたりすると、合うものが見つからず0になってしまいます。

集計表に落とす＋検算（合計の和＝全体合計）

それでは、ペン太の売上記録で、カテゴリ別の集計表を作ります。カテゴリはC列（C2:C11）、金額はE列（E2:E11）に入っています。

文具について書くと、こうなります。

• 文具の合計：=SUMIF(C2:C11,"文具",E2:E11) → 10,800円
• 文具の件数：=COUNTIF(C2:C11,"文具") → 6件

同じように、雑貨についても書きます。

• 雑貨の合計：=SUMIF(C2:C11,"雑貨",E2:E11) → 3,600円
• 雑貨の件数：=COUNTIF(C2:C11,"雑貨") → 4件

これを、小さな表にまとめます。これが「集計表」です。

最後に、いちばん大切な仕上げ——検算です。カテゴリ別の合計を足すと、全体合計に戻るはずです。文具10,800円＋雑貨3,600円＝14,400円。第2章で=SUMで出した全体合計14,400円と、ぴったり一致しました。件数も、6件＋4件＝10件で、全体件数10件と一致します。この「カテゴリ別の合計の和が、全体合計と合う」を確かめれば、集計表が正しくできた、と自信を持って提出できます。もし合わなければ、どこかで条件の文字がズレていたり、範囲がずれていたりするサインなので、見直します。

これで、あなたは「カテゴリ別に集計して」に、電卓ではなく関数で答えられるようになりました。しかも、もとの売上データに1件追加されても、関数の範囲に含めておけば、集計表は自動で計算し直されます。

この章の確認（演習）

ペン太の売上記録で、文具・雑貨それぞれの合計と件数を、SUMIFとCOUNTIFで出し、カテゴリ／合計／件数の集計表を1枚作ってみてください。そして、合計の和が14,400円・件数の和が10件になるか、必ず検算します。

慣れてきたら、同じやり方で担当者別（田中・佐藤）の集計表も作ってみましょう。担当者はD列にあるので、=SUMIF(D2:D11,"田中",E2:E11)のように、条件を見る列をカテゴリから担当者に変えるだけです。答えは、田中6,800円・5件／佐藤7,600円・5件。こちらも、6,800＋7,600＝14,400円、5＋5＝10件で、全体と一致します。「カテゴリ別・担当者別に出して」に、電卓ではなく関数で答えられるようになったら、この講座のゴールに到達です。条件をもっと増やしたいとき（SUMIFS）や、クリック操作だけで集計表を組み替えたいとき（ピボットテーブル）の方法は、無料会員登録後の講座で扱います。

まとめ：Excelは“電卓で手入力”をやめて、ためて・集計して・切り出す道具

おつかれさまでした。「雑貨店ペン太の売上記録10件」という、たった1組のデータを、リスト形式でためる→基本関数で集計する→並べ替え・フィルタで切り出す→SUMIF・COUNTIFで集計表を作る、と1段ずつ組み上げてきました。歩いてきた道を振り返ります。

1. Excelとは何か＋ためる……Excelは「マス目に打ち込む表」ではなく、データをためて関数が自動計算する道具。集計の土台は、1行＝1件・1列＝1項目・見出し行つきのリスト形式（空行やセル結合を避け、金額は数値だけ）（第1章）。
2. 基本関数で集計する……関数は=で始め、=関数名(範囲)の形で書く。=SUM＝合計、=AVERAGE＝平均（合計÷個数）、=COUNT＝数値の件数（文字も数えるなら=COUNTA）、=MAX／=MIN＝最大・最小。ペン太なら合計14,400・平均1,440・件数10・最大2,500・最小600。データを直すと自動で計算し直される（第2章）。
3. 並べ替え・フィルタで切り出す……並べ替えは大きい順・日付順に並び替える。フィルタは条件に合う行だけ表示し、他は消さずに隠す（クリアで戻る・重ねて絞れる）。見た目を電卓で足さず、条件別の集計は関数で出す（第3章）。
4. 集計表を作る……=SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲)で条件別の合計、=COUNTIF(範囲, 検索条件)で条件別の件数。ペン太なら文具10,800円・6件／雑貨3,600円・4件。必ず合計の和＝全体合計（10,800＋3,600＝14,400・6＋4＝10）を検算する（第4章）。

この4つは、すべて1つの問いに戻ります。「『集計して』に、電卓で手計算するのでなく、ためる→集計→切り出す→条件で集計 の順に関数とフィルタを使い、集計表を作って検算できているか？」。この講座でいちばん覚えて帰ってほしいのは、このひと言です——Excelは“電卓で手入力”をやめて、ためて・集計して・切り出して集計表を作る道具。順番は、ためる→集計→切り出す→条件で集計。これが身につくと、「先月の売上をカテゴリ別に集計して」と頼まれても、データをリスト形式に整え、=SUMで全体を出し、フィルタで中身を確かめ、=SUMIF・=COUNTIFで集計表を作って「合計が全体と一致しています」と添えて、数分で提出できるようになります。

明日の最初の一歩：自分の手元のデータ（経費・売上・名簿など、何でもかまいません）を1つ選び、次の4つを、電卓を使わずにやってみてください。①1行1件・1列1項目のリスト形式に整える ②=SUMと=COUNTと=AVERAGEを1回ずつ書く ③フィルタを1回かけて、条件で切り出してみる ④=SUMIF・=COUNTIFでカテゴリ別の集計表を1枚作り、合計の和が全体合計と一致するか検算する。きれいにまとめる必要はありません。「集計して」に、電卓ではなく関数で答えられたら、それが第一歩です。

そして、この「ためる→集計→切り出す→集計表」の土台を、もっと広げたくなったら、その先の道も用意されています。条件を2つ以上に増やすSUMIFSやIF、別の表から情報を引っぱってくるVLOOKUP・XLOOKUP、クリック操作だけで集計表を自由に組み替えるピボットテーブル、数字を見やすく見せるグラフ——これらは、今日作った土台の上に乗る、次のステップです。続きは、無料会員登録で次の講座に進めます。まずはこの「ためる→集計→切り出す→集計表」を、自分のデータで1枚作れるようにしておきましょう。それが、Excelのすべての土台になります。