経費精算の申請内容に不備があった場合、承認者が取る対応として最も適切なものはどれか。

正解はDです。申請に不備があるときは、承認者が申請者に差し戻し、修正や追加資料の提出を求めるのが適切です。不備を残したまま承認すると、誤った払い戻しにつながるからです。申請者自身に直してもらうことで、内容の正確さと責任の所在を保てます。

ポイントは「不備は差し戻して申請者本人に直してもらう」という原則です。そのまま承認するのも、承認者が勝手に書き換えるのも、チェックの意味を損ないます。差し戻し＝やり直しの依頼であって、精算の打ち切りではない点も区別しましょう。

差し戻されたら、どこが不備だったかを確認してから修正しましょう。同じ間違いを繰り返さないよう、不備の理由をメモしておくと次回の申請が早くなります。資料が足りない場合は、領収書の再発行など早めに動くと締切に間に合います。

不備は「差し戻し」で正します

承認の役割は、申請内容が正しく妥当かを確認することです。不備が見つかったときに正しい対応は、申請者へ差し戻して訂正や追加資料を求めることです。こうすれば、内容を一番よく知る申請者本人が修正でき、記録上も誰がどう直したかが明確になります。

なぜ他の選択肢が誤りなのか

Aの「そのまま承認」は、誤った内容のまま払い戻すことになり、チェックの意味がありません。Bの「承認者が勝手に書き換える」は、申請者の意図と異なる内容になり、責任の所在もあいまいになります。Cの「今後一切精算できないと打ち切る」は過剰で、不備は直せば精算できるのが原則です。差し戻して修正を求めるDが妥当です。