Q.
報告で結果だけでなく「Why(理由・背景)」も添えることの主な利点はどれか。
解説まとめ
正解はAです。理由・背景を添えると、相手は「なぜそうしたのか」を理解でき、納得して次の判断に進めるからです。結果だけの報告は「なぜ?」という質問を呼びますが、Whyがあるとそのやり取りを減らせます。Whyは相手の理解と納得を助ける要素です。
ポイント
Whyの利点は「相手の納得と判断を助ける」ことだという点が核心です。Whyを足しても結論は省略できませんし、事実と意見の区別も依然として必要です。利点を取り違えると、報告がかえって冗長になります。
ワンポイントアドバイス
変更・中止・例外的な対応を報告するときほど、理由を一言添えてみましょう。「天候不良のため延期しました」のように背景があると、上司は追加質問なしに判断できます。ただし理由を足しても結論は先に述べる、という順番は崩さないようにしましょう。
解説詳細
なぜAが正しい利点か
報告に理由・背景(Why)を添えると、受け手は「どういう状況・意図でその結果になったのか」を理解できます。その結果、判断の妥当性を評価でき、納得したうえで次の指示や対応を決められます。これがWhyを添える主な利点であり、Aが正解です。
なぜB・C・Dが誤りか
Bの「文字数を必ず2倍にできる」は、Whyの目的ではありませんし、必ず2倍になるわけでもありません。Cの「結論を書かなくて済む」は誤りで、Whyを足しても結論先行の原則は変わりません。Dの「事実と意見を区別しなくてよくなる」も誤りで、Whyを書いてもこの区別は必要です。いずれもWhyの利点を誤って説明しているため誤りです。