Q.
一般的な議事録に必ず入れておくべき要素として、最も適切な組み合わせはどれか。
解説まとめ
正解はDです。一般的な議事録には、会議名・日時・出席者・議題・決定事項・ToDo(次回予定を含む)が必須要素として入ります。これらがそろうと、「いつ・誰が集まって・何を話し・何が決まり・誰が何をするのか」が読み取れます。感想や服装、室温などは議事録に不要です。
ポイント
核心は、議事録の必須要素を「読み手が必要とする情報」から逆算して覚えることです。読み手は「いつ・誰が・何を決め・自分は何をするか」を知りたいので、その答えになる要素(日時・出席者・議題・決定・ToDo)が必須になります。
ワンポイントアドバイス
議事録のテンプレートに、会議名・日時・出席者・議題・決定事項・ToDo・次回予定の見出しをあらかじめ作っておきましょう。会議が始まったら埋めていくだけで、必須要素の抜けを防げます。一度型を作れば、毎回ゼロから考えずに済みます。
解説詳細
なぜDが正解か
Dは、議事録が果たすべき役割(いつ・誰が・何を決め・誰が何をするか)に対応する要素をそろえています。会議名・日時・出席者で文脈を、議題で何を話したかを、決定事項とToDoで成果を示すため、必須要素の組み合わせとして適切です。
なぜ他の選択肢が誤りか
Aの「感想・服装・天気」、Bの「座席表・昼食メニュー」、Cの「発言回数・室温」は、いずれも会議の成果や読み手の判断に関係しない情報です。これらを並べても「何が決まり、自分は何をすればよいか」は分かりません。議事録に入れるべきは、読み手の行動につながる要素です。