社外の相手も参加するオンライン会議で、画面共有を行う際のエチケットとして最も適切なものはどれか。

正解はBです。社外の相手がいる会議では、共有する範囲を見せたいウィンドウに限定し、メールの通知や無関係なファイルが映らないようにするのが配慮です。デスクトップ全体の共有や、共有中に私的な画面を開く行為は、見せるべきでない情報の流出につながります。まずは「見せる範囲を絞る」と押さえます。

画面共有のエチケットの核心は「意図しない情報まで見せない」点にあります。共有範囲を画面全体にすると、ポップアップ通知や別の資料まで映ってしまう恐れがあります。共有する単位を選べることを理解し、必要な範囲だけに絞る判断が大切です。

画面共有の前に、見せたい資料だけを開き、メールやチャットの通知は一時的にオフにしておきましょう。共有時は「画面全体」ではなく「このウィンドウ」を選ぶと、ほかの画面が映り込みません。共有を終えたら、停止ボタンを押して確実に共有を止めると、映りっぱなしを防げて効果的です。

共有範囲を限定する理由

画面共有では、共有する単位として「画面全体」と「特定のウィンドウ」を選べることが一般的です。社外の相手がいる会議で画面全体を共有すると、作業中の別ファイルや、ポップアップで表示されるメール・チャットの通知まで映り込み、見せるべきでない情報が相手に伝わる恐れがあります。ウィンドウを限定すれば、この危険を抑えられます。

他の選択肢がなぜ誤りか

Aのデスクトップ全体を共有して通知も見せる方法は、無関係な情報が映り込み、配慮を欠きます。Cの共有中に私的な内容を映してよいという考えは、見せるべきでない情報をさらすことになり不適切です。Dの準備不要でその場で次々開く進め方は、誤って関係のない画面を見せてしまう危険が高く、エチケットに反します。