会議で発言する前に資料に目を通しておくことの、最も大きな利点はどれか。

正解はCです。事前に資料を読んでおくと、会議中にその場で読み込む時間が要らなくなり、話の論点に集中して発言できます。準備不足だと、内容を理解するだけで時間を取られ、発言が遅れたり的を外したりしがちです。事前の読み込みは、発言の質とスピードを底上げします。だから資料は会議前に目を通します。

事前準備の利点は「会議中の認知の負担を減らせる」ことです。その場で初めて資料を読むと、理解と発言を同時にこなさねばならず、頭が追いつきません。先に読んでおけば、当日は考えて意見を述べることに集中できます。知識を誇示するためではなく、議論に集中するための準備です。

配布資料は会議の前日までにひと通り目を通し、疑問点や言いたいことを資料の余白にメモしておきましょう。「ここは質問したい」「この案に賛成」と書き込んでおくと、当日その場で言葉に詰まらずに発言できます。読む時間がなければ、せめて結論部分とアジェンダだけでも先に確認しておくのが効果的です。

なぜ事前の読み込みが発言の質を上げるのか

人が一度に処理できる情報量には限りがあります。会議中に資料を読みながら同時に発言を組み立てると、理解で頭がいっぱいになり、肝心の意見を述べる余力がなくなります。事前に読んでおけば、当日は「理解する」工程が終わっているため、「考えて発言する」ことに集中できます。これが論点に集中した発言につながります。

他の選択肢がなぜ利点と言えないか

Aの時間を延ばすことは利点ではなく、むしろ会議は短く終える方が望ましいものです。Bの物知りだと示すことは、会議の目的ではありません。発言準備は自己アピールのためではなく、議論に貢献するために行います。Dの関係ない雑談を増やすことは、会議の進行を妨げるだけで、準備の利点とは正反対です。いずれも事前準備が生む本来の効用ではありません。