会議の最後に「決まったこと」を口頭で読み上げて全員で確認することの、合意形成上の意味はどれか。

正解はBです。会議の最後に決定事項を読み上げて確認すると、「自分はこう理解していた」というずれをその場で発見でき、全員の理解をそろえられます。決めたつもりでも、人によって受け取り方が違うことは珍しくありません。最後の読み上げは、その食い違いを会議が終わる前に正す機会になります。だから決定事項を確認します。

核心は「決定の読み上げは認識のずれを会議中に潰すための確認」だということです。同じ言葉でも解釈が分かれることがあり、確認を省くと後で食い違いが表面化します。読み上げは時間を埋めたり、議事録を省いたりするためではなく、理解をそろえるために行います。

会議を閉じる前に「念のため、今日決まったことを確認します」と言って、決定事項を一つずつ読み上げてみましょう。「その認識で合っていますか」と一言添えると、ずれがあればその場で出てきます。違和感を持った人が声を上げやすい雰囲気を作っておくと、確認の効果がさらに高まります。

最後の確認が認識をそろえる

議論の流れの中では、各自が少しずつ異なる理解を持ったまま進んでいることがあります。会議の最後に決定事項を声に出して読み上げ、全員で確認すれば、「そこはこう理解していた」というずれがその場で表面化します。会議が終わる前に修正できるため、後日の「言った・聞いていない」という食い違いを防げます。

他の選択肢がなぜ誤りか

Aの時間を使い切るためというのは、確認の本来の目的ではありません。確認はむしろ後の手戻りを減らし、時間を節約します。Cの議事録を不要にするためというのも誤りで、口頭の確認と文書の記録は役割が異なり、議事録は別途必要です。Dの発言の少なかった人を目立たせるためというのは、確認の趣旨とは無関係です。いずれも認識をそろえるという目的から外れています。