重要な決定やToDoを「口頭で伝えただけ」にしておくことの問題点として、最も適切なものはどれか。

正解はDです。重要な決定やToDoを口頭だけで伝えると、記録が残らず、後から「言った・言わない」の食い違いや、宿題の抜け漏れが起きやすくなります。だからこそ議事録という文書に残し、誰もが後から同じ内容を参照できるようにします。口頭が常に正確、全員が同じに記憶する、口頭が常に望ましい、はいずれも誤りです。

核心は「記録に残すことが食い違いと抜け漏れを防ぐ」点です。人の記憶はあいまいで、人によって受け取り方も違います。文書化すれば、後から同じ内容を確認でき、決定の裏付けにもなります。これが議事録を作る根本的な理由です。

口頭で決まったことほど、その場で短くメモし、後で議事録に落とし込む習慣をつけましょう。「念のため議事録に残しておきます」と一言添えれば、記録することが当たり前の雰囲気になります。記録は相手を疑うためではなく、お互いを守るための共通の土台だと考えると取り組みやすくなります。

なぜDが正解か

口頭だけの伝達は記録が残らないため、後から内容を確認できず、人による記憶のずれから「言った・言わない」の食い違いや宿題の抜け漏れが生じます。Dはこの問題点を正しく述べており、議事録を文書として残す理由そのものを示しています。

なぜ他の選択肢が誤りか

Aの「口頭は文書より常に正確」は逆で、記憶に頼る口頭こそ不正確になりがちです。Bの「全員が必ず同じように記憶する」は、人の記憶や解釈の違いを無視しており、実際には食い違いが起こります。Cの「口頭共有のほうが常に望ましい」は、手間を理由に記録を省く考えで、決定の裏付けや抜け漏れ防止という議事録の役割を損ないます。重要なことほど、文書に残すべきです。