仕事の進め方
マニュアル作成問題集
Q.
図と本文の両方に同じ情報を詳しく書いた場合に生じやすい問題として、最も適切なものはどれか。
解説まとめ
正解は B です。同じ情報を図と本文の二か所に持つと、業務が変わったときに片方だけ直されて、もう片方が古いまま残りやすくなります。すると図と本文が矛盾し、読み手はどちらが正しいか分からなくなります。可視化は便利な反面、二重管理という更新コストを生む点に注意が必要です。
ポイント
この問題の核心は、可視化には「作るコスト」だけでなく「保守するコスト」が伴うという視点です。情報を一か所に集約し、もう一方は参照させる設計にすると、更新漏れによる不整合を防げます。可視化の判断は、更新のしやすさまで含めて行うのが上級者の見方です。
ワンポイントアドバイス
図を入れるときは、「同じ説明を本文にも詳しく書いていないか」を確認しましょう。重複しているなら、片方を要点だけにして役割を分けると、更新が一か所で済みます。変わりやすい情報(画面・数値など)は図に固定しすぎず、本文側で管理する方が保守は楽になります。
解説詳細
なぜBが正解か
同じ詳細情報を図と本文の二か所に持つと、更新時に両方を同時に直す必要があります。実際には片方の修正を忘れやすく、結果として図と本文が食い違い、読み手を混乱させます。これが二重管理の典型的な問題であり、Bが正解です。
他の選択肢が誤りである理由
Aの「図を見なくなる」は重複から必ず生じる問題とは言えず、本質的なリスクではありません。Cの「ファイルが開けなくなる」は情報の重複とは直接関係しない技術的な別問題です。Dの「著作権が自動的に放棄される」は事実に反します。いずれも二重管理で生じる中心的な問題ではありません。