共有した議事録に、後から誤りが見つかった。とるべき対応として最も適切なものはどれか。

正解はCです。共有後に誤りが見つかったら、訂正した版を出し、どこをどう直したかを関係者に周知するのが適切な対応です。誤りを放置したり、黙って差し替えたりすると、人によって参照する内容が食い違い、混乱や誤った判断につながります。透明に訂正と周知を行うことが信頼を保ちます。だから訂正版の共有と周知を行います。

この設問の核心は「訂正は隠さず、版を管理して周知する」点です。議事録は複数の人が参照するため、どの版が正しいかが共有されていないと混乱します。誤りを認めて訂正し、変更点を関係者に伝えることが、記録の信頼性を守る正しい運用です。

訂正版を出すときは、ファイル名や本文に「改訂版」「どこを直したか」を明記しましょう。関係者には、古い版ではなく新しい版を見るよう一言添えて知らせます。重要な訂正ほど、変更点を分かりやすく示すことが効果的です。

なぜ訂正版の共有と周知が必要か

議事録はいったん共有されると、各自の手元に同じ内容が広がります。後から誤りが見つかったとき、放置すれば誤った情報のまま使われ、こっそり差し替えれば、どの版が正しいか分からず混乱します。訂正した版を出し、変更点を関係者に周知することで、全員が正しい最新の内容を参照でき、記録の信頼が保たれます。

他の選択肢がなぜ誤りか

Aの誤りをそのままにすることは、誤った記録が使われ続ける原因になります。Bの指摘されるまで黙っておくことは、誤りを知りながら放置する点で不誠実です。Dの古い版をこっそり差し替えることは、変更が周知されず、誰がどの版を見ているか分からなくなります。いずれも、透明に訂正し周知するという正しい運用から外れています。