同じ会議の要約を、経営層向けと実務担当者向けに用意する場合、適切な作り分けの考え方はどれか。

正解はDです。要約の粒度は読み手と目的に合わせます。経営層は結論や方針を素早く把握したいので要点中心に、実務担当者は実行のためにToDoや手順を詳しく必要とします。全文をそのまま渡すのは要約になっておらず、相手によらず同じにするのも非効率です。読み手に合わせて詳しさを変えるのが適切です。

要約づくりの上級ポイントは「一つの会議でも、読み手によって必要な情報の深さが違う」ことです。情報を絞るだけでなく、誰が何のために読むかに応じて、残す内容と詳しさを調整します。相手の意思決定や行動を助ける粒度を選ぶのが、質の高い要約です。

要約を作る前に「これを誰が、何のために読むのか」を一度考えてみましょう。経営層向けなら結論と影響を先頭に、実務者向けなら担当と手順を厚くします。同じ素材から読み手別に出し分けると、それぞれにとって使いやすい議事録になります。

読み手に合わせた粒度の調整

要約は情報を絞る工程ですが、何を残すかは読み手の目的で変わります。経営層は意思決定のために結論・方針・影響を知りたいので、要点を簡潔に示します。実務担当者は実行のために、ToDo・担当・手順といった具体を必要とします。同じ会議でも、相手に役立つ情報の深さを変えることで、要約が実際に使われます。

他の選択肢がなぜ誤りか

Aの全文をそのまま渡すことは、要約の目的である情報の絞り込みを放棄しています。Bは経営層と実務者に必要な情報が逆で、経営層に手順、実務者に結論だけというのはニーズに合いません。Cの常に同じ内容にすることは、読み手ごとの必要性の違いを無視しています。いずれも適切な作り分けにはなりません。