同じ用件（イベント中止の連絡）を、社外の取引先と社内メンバーの両方に送る場合の考え方として最も適切なものはどれか。

正解はDです。用件が同じでも、社外の取引先と社内メンバーでは適切なトーンや必要な情報が異なります。社外には丁寧でお詫びを含む文面、社内には簡潔で次の動きを示す文面、というように相手ごとに書き分けるのが適切です。AIに相手別の複数版を作らせるのは正当な活用です。

この問題の核心は、トーンと情報量は「用件」ではなく「相手」で決まるという点です。同一の事実を伝える場合でも、相手の立場によって丁寧さや盛り込むべき情報が変わります。一通の使い回しは、どちらかの相手に合わない文面になりがちです。

複数の相手に同じ用件を送るときは、「社外取引先向け」「社内向け」と相手を分けてAIに別版を作らせてみましょう。それぞれにトーンと盛り込む情報を指定すると、相手に合った文面が一度に用意できます。出力後は各版が相手に合っているかを校正で確認するのが効果的です。

相手ごとに書き分ける理由

同じイベント中止でも、社外の取引先にはお詫びと丁寧なトーンが求められ、社内には中止の事実と次の対応を簡潔に伝えるトーンが適します。必要な情報量も異なり、社外には経緯説明、社内には段取りの指示が中心になります。相手ごとに書き分けることで、それぞれにとって過不足のない文面になります。

他の選択肢が誤りである理由

Aの一通そのまま転送は、社外か社内のどちらかにトーンが合わなくなります。Bの「社内には送らなくてよい」は、社内の連携を欠き不適切です。Cの「変えてはいけない」は、相手によって最適なトーンと情報量が変わるという原則に反します。正解は相手ごとに書き分けるDです。