MASTER / COMMUNICATION
ビジネスメールの書き方
メールは、きれいな文章を書くためではなく、仕事を前に進めるために書きます。件名・宛名・本文・結びの基本構成、分かりにくいメールの改善、確認依頼メールの例文、送信前に確認する5つのことを、例文と演習で学びます。
約12分入門演習 4問講義をはじめる
※ 打ち合わせの日程変更や資料の確認依頼などのメールは、説明のための架空の事例です。
この講義でできるようになること
- 件名・宛名・挨拶と名乗り・用件・詳細・依頼と結び・署名の基本構成を理解できる
- 確認してほしい内容と期限を明確にした、相手が対応しやすい依頼メールを書ける
- 送信前に宛先・添付・共有範囲などを確認し、誤送信や添付忘れを防げる
00:00 / 06:05
1第1章メールは文章力より設計力
Space 再生／停止・← → 10秒移動・N / P で章を移動・C で字幕。右の「文字で読む」で、話している内容を文字で追えます。
演習：手を動かして確かめる
講義を見終えたら取り組みましょう。入力した内容はこの画面の中で使うだけで、どこにも送信されません。
適切な件名は？
メール送信前の確認リスト
- 件名で用件（と必要な対応）が分かるか
- 宛先は正しいか。似た名前の相手に送ろうとしていないか
- 本文で目的が伝わり、日時や条件が書かれているか
- 「添付します」と書いたなら、添付ファイルの有無と内容を確かめたか
- 顧客情報や社外秘資料は、送付方法や共有権限まで会社のルールに沿って確認したか
- 相手が読んだあと、何をすればよいか分かるか
テキストで読む（文字起こし）
第1章 メールは文章力より設計力
ビジネスメールを書くときは敬語やマナーが気になるかもしれません しかし大切なのは必要な情報を正確に伝え相手が次の行動を取れることです 件名がお疲れ様ですだけでは要件がわかりません 確認依頼 11月5日の会議資料についてなら内容と必要な対応を想像できます メールはきれいな文章を書くためではなく 仕事を前に進めるために書きます 基本構成は7つです 件名は目的を簡潔に 宛名は相手の会社、部署、氏名などを記載します 挨拶と名乗りの後、最初に要件を伝えます 必要に応じて理由や背景を補足し 相手にしてほしいことを明確にし 最後に結びの挨拶と署名です 例、いつもお世話になっております 株式会社〇〇の山田です 11月5日の打ち合わせについて日程変更のお願いでご連絡しました 以下の候補からご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか 会社や相手との関係によって形式は異なるため 毎回すべてを長く書く必要はありません
第2章 悪いメールを改善する
改善前、件名、打ち合わせの件 本文、お世話になっております 山田です 来週の打ち合わせですが都合が悪くなってしまったので 変更は可能でしょうか よろしくお願いします これでは日時も変更候補も分かりません 改善例です いつもお世話になっております 株式会社〇〇の山田です 11月5日14時から予定しておりますお打ち合わせについて 日程変更をお願いしたくご連絡いたしました 弊社都合により変更をお願いすることとなり申し訳ございません 恐れ入りますが以下の候補日時でご都合はいかがでしょうか いずれも難しい場合は別の候補をご案内いたします ご確認のほどよろしくお願いいたします これなら相手が確認すべき情報と返信内容が明確です 件名と宛先を確認します 似た名前の相手への誤送信に注意してください 添付しますと書いたら添付ファイルの有無と内容を送信前に確認します Toは主な宛先、CCは情報共有先で、CCの宛先は他の受信者にも見えます BCCは他の受信者から宛先が見えない形式ですが 使い方には注意が必要です 顧客情報や社外秘資料では送付方法や共有権限まで慎重に確認します 会社のルールを優先しましょう
第3章 メール作成演習とまとめ
社内の先輩に資料の確認をお願いするメールを書いてください お疲れ様です 山田です 新商品紹介資料を作成しましたので 内容をご確認いただけますでしょうか 特に商品説明の内容に誤りがないか 誤字脱字がないかをご確認いただけますと幸いです お忙しいところ恐れ入りますが 可能でしたら11月4日17時までに ご確認いただけますでしょうか 難しい場合はお知らせください よろしくお願いいたします 何をいつまでに確認するのかが明確です 送信前に5つを確認しましょう 件名で要件がわかるか 宛先は正しいか 本文で目的が伝わるか 日時や条件が書かれているか 添付と共有範囲に問題はないか 最後に相手は読んだ後 何をすればよいかわかるかと考えましょう 次はチャットとオンライン会議です