PREP法入門

「A社への提案、どうなった？」と上司に聞かれて、「先週訪問したんですが担当者が不在で、再訪問して…」と話し始めたら、「で、結局どうなったの？」と途中でさえぎられた——。働き始めて、こんな経験はありませんか。

同じ内容を報告しても、最後まで「で、結局？」と聞き返される人と、最初の一言で「了解」と返される人がいます。違いは話の中身ではなく、話す順番です。順番に説明しているのに伝わらないのは、経緯から話し始めて、結論が最後になっているから。聞き手は着地点が見えないまま、あなたの話を抱え続けることになります。その順番を整える型が PREP法——結論から話す型です。

この講座を読み終えたあなたは、次の3つができるようになります。

1. PREPの4要素（結論・理由・具体例・結論）が何かを説明できる
2. 自分の意見や報告を、PREPの順で30秒の説明に組み立てられる
3. 日々の報告・チャット・メールに、PREPの型を当てはめられる

この講座は最後まで、「上司への進捗報告（“A社への提案、どうなった？”に答える場面）」という、たった1つの場面だけで説明します。同じ報告を、結論→理由→具体例→結論と、前から1ブロックずつ組み上げていきます。

PREP法とは何か

まずは「順番に話しているのに伝わらない」というモヤモヤの正体を、はっきりさせるところから始めましょう。

「順番に話しているのに伝わらない」の正体

あなたが伝え下手なわけではありません。多くの場合、話す順番が「経緯から」になっているだけです。

「先週訪問して、担当者が不在で、再訪問して…」と時系列で話すと、聞き手は最後まで聞かないと結論が分かりません。着地点が見えないまま情報を抱えるのは、相手にとって負担です。だから「で、結局？」と聞き返されます。日本語の会話は経緯や状況説明から入りがちですが、ビジネスの報告では、まず結論を置くだけで、同じ話が一度で伝わります。伝わらないのは内容ではなく、順番。これがこの講座の背骨です。

PREP＝結論→理由→具体例→結論の4要素

その順番の型が PREP法（プレップ法）です。次の4つの頭文字をとった、文章や説明の構成の型で、ビジネスで広く使われています。

• Point（結論）……相手の問いへの答え。一番伝えたいこと
• Reason（理由）……なぜそう言えるのか
• Example（具体例）……理由を裏づける数字・事実・実際の発言
• Point（結論）……最後にもう一度、結論を短く

結論を先に置くと、聞き手は最初に「何の話か」が分かり、続く理由・具体例を結論の裏づけとして聞けます。最初と最後に結論があるので、記憶にも残りやすいとされています。

経緯から話す（NG）と結論から話す（PREP）を比べる

同じ報告を2通りで並べてみましょう。

経緯から話す例：「A社の件ですが、先週訪問して、担当者が不在で、再訪問して、ようやく話ができて…」。聞き手は受注できたのかどうか、最後まで分かりません。

結論から話す例：「A社、受注できました。理由は…」。最初の一言で結果が伝わり、上司は安心して続きを聞けます。

中身（情報）は同じです。変えたのは順番だけ。「順番を変えるだけでしょ」と軽く見られがちですが、聞き手の負担はこれだけで変わります。やることは2つ。①相手の問いへの結論を1文で用意する ②理由→具体例の順に並べ替える。「だと思います」で濁さず、言える範囲で言い切るのがコツです。

この章の確認（演習）：共通例の報告を、(a)経緯から (b)結論から の2通りで一行ずつ書き、読み比べてみてください。どちらが「で、結局？」と聞き返されないか、自分で確かめられたらゴール達成です。

結論を1文で言い切る

PREPの最初のP、つまり結論の作り方を身につけましょう。ここが決まれば、報告の半分は終わったようなものです。

PREPの精度は最初のPでほぼ決まる

最初の結論を外すと、後ろの理由や具体例がどれだけ良くても伝わりません。聞き手は冒頭で「何の話か」をつかめないと、続きを整理しながら聞けないからです。だから、まず最初のP（結論）に力を入れます。

結論＝相手の問いへの直接の答え

結論とは、相手の問いにそのまま答える1文です。「どうなった？」と聞かれたら「〜できました／できませんでした」、「どう思う？」と聞かれたら「私は〜だと考えます」。前置き・経緯・言い訳を、結論の前に置かないのが基本です。

何を結論にするかは、相手が一番知りたいことで決まります。上司が知りたいのが「受注できたか」なら、結論は受注の可否。同じ案件でも、聞かれていることが違えば結論も変わります。

共通例で直してみましょう。「A社の件ですが、いろいろありまして…」は前置きです。これを削って、問いへの答えに置き換えます。「A社は受注できました」。これが最初のPです。

結論の1文を作る手順

手順はシンプルです。①相手の問いを確認する ②問いにそのまま答える1文を書く ③その1文を話の冒頭に置く。この順でやれば、前置きから入る癖を防げます。

つまずきやすいのは2つ。1つは背景説明から入ってしまうこと。これは手順の③で、答えの1文を必ず冒頭に置けば防げます。もう1つは結論をぼかして「どうしましょうか？」と相手に判断を丸投げすること。事実は事実として言い切り、判断が必要なら「〜と考えます、ご判断ください」と、結論＋依頼の形で言い切ります。言い切るとは断定口調を強制することではなく、不確かなら「現時点では〜」と正直に言い切る、ということです。

なお「結論から話すと冷たい」と感じる人もいますが、それは結論“だけ”を突きつけた場合の話。PREPは結論の後ろに理由と具体例を必ず添える型なので、言いっぱなしにはなりません。「まず要点からお伝えしますね」と一言添えれば、なお丁寧です。

ここで、今日からそのまま使えるPREPテンプレ（結論／理由／具体例／結論の4ブロック穴埋め）とチェックシートを、無料会員登録でダウンロードできます。白紙から考えるより、型に沿って結論の1文を埋めるほうがずっと早く書けます。

この章の確認（演習）：共通例とは別に、自分が今日した（する）報告を1つ選び、結論の1文だけを書いてみてください。相手の問いにそのまま答える形で、前置きなしの1行に。書けたらゴール達成です。

理由・具体例を添えて30秒に組み立てる

結論の1文ができたら、後ろにR（理由）・E（具体例）・P（結論）を足して、30秒の報告に組み上げます。これでPREPが完成します。

結論の次は理由（R）：1〜2個に絞る

結論だけでは「で、なぜ？」が残ります。そこで、結論の次に理由（なぜそう言えるか）を添えます。ただし理由を3つ4つ並べると長くなり、要点がぼけます。30秒に収めるために、理由は1〜2個に絞るのがコツです。

理由を裏づける具体例（E）と、締めの結論（P）

理由の次は具体例です。具体例は、理由を裏づける数字・事実・実際の発言で書きます。「いい感じでした」「うまくいきました」のような抽象的な言葉では根拠になりません。「担当者から『これなら社内を通せる』と言われました」のように、実際の発言を1つ入れると、理由が「ただの主張」から「根拠のある話」に変わります。

最後に、もう一度結論を短く言い直して締めます。最初と最後に結論を置くことで、相手の記憶に残ります。

30秒で話せる分量は、だいたい150〜180字が目安です。アナウンサーが1分間に約300字を目安に話す、という話す速さから換算した目安なので、内容の難しさや間の取り方で前後します。「150字でなければ」と厳密に数えるより、声に出して数十秒で言い切れる長さ、とゆるくとらえてください。

P→R→E→Pの4ブロックを埋めて30秒に組み立てる

手順は、4つのブロックを順に埋めるだけです。①結論（P）②理由（R・1〜2個）③具体例（E・数字や実際の発言）④結論の言い直し（P）。

共通例を完成させましょう。第2章で作った結論にR・E・Pを足します。

「A社、受注できました（P）。 先方の課題に当社のサービスが合ったためです（R）。先週の打ち合わせで、担当者から『これなら社内を通せる』と言われました（E）。明日、契約書を送ります（P）。」

これで30秒ほどの報告になりました。経緯から話していた最初の例と、中身は同じです。順番を整え、理由と具体例を1つずつ添えただけで、一度で伝わる報告に変わりました。

この章の確認（演習）：第2章で書いた自分の結論に、理由・具体例・締めの結論を足して、P→R→E→Pの4ブロックを埋めてください。そして声に出し、30秒で言えるか測ってみましょう。言い切れたらゴール達成です。

まとめ：結論は、最初の一言

おつかれさまでした。「上司への進捗報告」という、たった1つの場面を、結論→理由→具体例→結論と前から組み上げてきました。最後に、歩いてきた道を1枚にまとめます。

1. PREP法とは……結論→理由→具体例→結論の4要素で話す型。伝わらないのは内容ではなく順番（第1章）。
2. 結論を1文で言い切る……結論＝相手の問いへの直接の答え。前置きを後回しにし、冒頭に置く（第2章）。
3. 理由・具体例を添えて30秒に……理由は1〜2個、具体例は数字や実際の発言で。最後にもう一度結論で締める（第3章）。

この3つは、すべて1つの問いに戻ります。「相手の問いへの結論を、最初の一言で言い切れているか？」。この講座でいちばん覚えて帰ってほしいのは、このひと言です——結論は、最初の一言。

明日の最初の一歩：明日の最初の報告（朝礼・チャット・1on1のどれか1つ）を、結論の一言から始めてみてください。前置きや経緯を後回しにして、相手の問いへの答えを最初に置く。それだけで、「で、結局？」と聞き返されにくくなります。

さらに深めるなら：話す「順番」の型が身についたら、次は中身です。何を理由・根拠にするかという組み立ては ロジカルシンキング（kouza-010） で、報告を資料で見せる方法は 資料作成（kouza-007） で深められます。本講座は「話す順番の型」に絞っていますので、中身と見せ方はそちらでどうぞ。

明日の報告から使えるように、PREPテンプレ（4ブロック穴埋め）とチェックシートを、無料会員登録でダウンロードしておきましょう。1枚あてはめるだけで、結論ファーストが習慣になります。会員登録は無料です。