Teams活用入門

「ちょっといいですか」の一言のたびに会議を立てて、相手の手をいちいち止めていませんか。その一方で、急ぎの相談はメールに埋もれて気づかれない——Teamsを入れたのに、かえって連絡が散らかっていないでしょうか。「これ、チャットで済むのか会議すべきか分からない」「チャネルとチャットって何が違うの？」「結局メールでいいか…」。Teamsを使い始めたばかりの頃は、誰もが一度はここでつまずきます。

でも、安心してください。連絡が散らかる原因は、あなたの段取りの悪さではありません。多くの場合、それは「どこに何を出すか」の使い分けの型を持っていないだけです。そして型は、あとから身につけられます。

ここで先に、いちばん大事なことを。Teamsの使い方とは、「とりあえず会議を立てる」ことではありません。Teamsは1つのアプリに残す（チャネル）・話す（チャット）・決める（会議）の3つの場所が同居しています。連絡上手とは、それを目的で使い分けて、チャットで済むことを会議にしない人のことです。読み終えたあなたは、次の3つができるようになります。

1. Teamsの「チーム/チャネル」「チャット」「オンライン会議」の役割の違いを、自分の言葉で説明できる
2. 目の前の連絡を「チャットで済む／会議にすべき」の基準で仕分けられる
3. 1つの相談ごとを、適切な発信先（チャット or 会議）を選んでTeams上で送り出せる

この講座は最後まで、「『来週の進行をどう決めるか』という1つの相談を、チャットで済ませるか会議を開くかで使い分ける」という、たった1つの場面だけで説明します（※社名・人名・日付は架空の例です）。この同じ相談を、3つの場所を知る→チャットか会議かで仕分ける→実際に発信先を選んで送り出す、と一歩ずつ組み立てます。各章末には手を動かす演習も置いているので、書きながら読み進めてみてください。なお、会議そのものの進め方（アジェンダ・ファシリテーション）は別講座にゆずり、本講座はTeamsでの操作の使い分けに絞ります。まずはこの1本で、連絡を散らかさない型を身につけましょう。

Teamsの3つの場所（チーム/チャネル・チャット・会議）

まずは、「どこに何を書けばいいか分からない」というモヤモヤの正体をはっきりさせる章です。Teamsの中身を3つの場所に分けて見れば、迷いはぐっと減ります。

Teamsは1つのアプリに3つの場所が同居する

Teamsは「会議ツール」ではありません。実体は、チャット・会議・共同作業（ファイル共有や共同編集）を1つにまとめ、Microsoft 365の各アプリと連携するツールです。

ここで覚えてほしい背骨は、ひとつ。Teamsは「残す・話す・決める」の3つの場所が同居する“場所の集合”だということ。「Teams＝とりあえず会議ツール」という思い込みは、ここで手放しましょう。会議は、3つの場所のうちの1つの機能にすぎません。この「3つの場所」を、最後まで何度も使います。

チャネル・チャット・会議の役割の違い

3つの場所を、役割で1行ずつ定義します。

• チーム/チャネル＝記録に残す“みんなの掲示板”。部署やプロジェクト、話題といったテーマごとに分かれ、投稿は後から見返せます。
• チャット＝個人や少人数の“その場の会話”で話す場所。1対1やグループで、軽い相談に向きます。
• オンライン会議＝顔と画面を合わせて、同時に決める場所。予定表から日時と参加者を決めて招きます。

「残す・話す・決める」。この3語が、Teamsを迷わず使うための地図になります。

MS365と地続きなのがTeamsの個性

チャネルには、ファイル共有や予定表といったMicrosoft 365の機能が地続きでつながります。たとえば新しいチームを作ると、ファイルを置く場所（チームサイト）が一緒に用意され、会議は予定表から立てられます。チャットだけの軽いツールではなく、記録もファイルも予定も同じ場所でつながっている——これがTeamsの個性です。だからこそ「全部Teamsの中にある」ぶん、置き場所の使い分けが効いてきます。

同じ相談でも、置き場所で意味が変わる

ここで、この講座でずっと使う1つの相談に登場してもらいましょう。あなたのチームで、「来週の進行をどう決めるか」を相談したいとします（例）。この同じ相談を、3つの場所それぞれに置いたら、どう見えるでしょうか。

• チャネルに置くと——「全員が後から見返せる記録」になります。あとから参加した人も経緯を追えます。
• チャットに置くと——「特定の相手とのその場の会話」になります。サッと聞いて、サッと返ってきます。
• 会議にすると——「全員が同時に顔を合わせて決める場」になります。その場で結論まで持っていけます。

同じ「来週の進行」でも、置き場所が変われば意味が変わる。だから、出す前に「これはどの場所の話か」を一度だけ考える。それだけで、連絡は散らからなくなります。逆に、何でもチャットに流すと後から探せなくなり、チャネルとチャットに同じ話を混ぜると、どこを見ればいいか分からなくなります。

この章の確認（演習）

自分が直近で出した連絡を、1つ思い出してください。それは「チーム/チャネル」「チャット」「オンライン会議」の、どの場所に当たりますか。1つ選んで、「残す・話す・決める」のどれが目的だったかを、一言で書いてみましょう。

チャットで済むか、会議にすべきか

3つの場所が分かったら、次はいちばん迷うところ——「これ、チャットで済む？　それとも会議にすべき？」を、自分で判断できるようにする章です。

使い分けの軸は3つしかない

「チャットか会議か」は、感覚で決める必要はありません。次の3つの軸で見れば、誰でも仕分けられます。

1. 往復回数——1〜2往復で終わりそうならチャット、何度も嚙み合わせる必要があれば会議。
2. 同時性——相手の時間を今すぐ止めるべきか、後で読んでもらえばいいか。今すぐ全員で、なら会議。
3. 論点の多さ——確認したいのが一点だけならチャット、複数の論点を擦り合わせるなら会議。

3つとも会議寄りなら会議、チャット寄りならチャット。きれいに分かれないときは、次の「コスト感」で決めます。

会議は、相手の30分の予約

会議を立てるとは、どういうことか。それは、相手の時間を予約して、同時に拘束するということです。

「会議は、相手の30分の予約。」 この一言を、覚えて帰ってください。一点の確認のために全員の手を止めて集めるのは、割に合いません。逆に、何度も往復して複数の論点を擦り合わせる話なら、チャットでだらだら続けるより、30分集まったほうが早く決まります。会議には「みんなの時間を同時に押さえる」というコストがある——この発想を持つだけで、安易に会議を立てなくなります。

3つの軸で連絡を点検する手順

連絡を出す前に、頭の中でこの3点を点検します。

1. 何往復で終わる？
2. 今すぐ止める必要は？
3. 論点はいくつ？

共通例「来週の進行」で、実際に振り分けてみましょう。

• 「進行の方針、この案で大丈夫？」と最終確認だけしたい場合（例）——1往復・一点・今すぐでなくてよい。→ チャット行き。
• 「進行案が複数あって、関係者全員の合意がいる」場合（例）——何往復もする・複数論点・同時に決めたい。→ 会議行き。

同じ「来週の進行」でも、中身次第でチャットにも会議にもなる。3軸で点検すれば、簡単な確認まで会議にして相手の時間を奪うことも、複雑な調整をチャットで延々と往復させて決まらないことも、防げます。「とりあえず会議を立てておけば安心」が、いちばん相手の時間を奪う癖です。

なお、会議にすると決めたあと、その会議をどう進めるか（アジェンダの作り方や進行のコツ）は、この講座の範囲を超えます。会議の中身づくりはオンライン会議入門の関連講座で続きを学べます。この章では、まず「会議にするか否か」を仕分けられれば十分です。

この章の確認（演習）

自分の最近の連絡を2つ挙げてください。それぞれを、3つの軸（往復回数・同時性・論点数）で点検し、「チャット行き」「会議行き」に振り分けてみましょう。会議行きにしたものは、「なぜチャットでは足りないのか」を一言添えると、判断の理由が自分でも見えてきます。

1つの相談を、Teamsで送り出す

仕分けができたら、最後は実際に送り出す番です。「チャットか会議か」を決めても、送り方が曖昧だと相手は動けません。この章で、仕分けた結果を発信の形に落とします。

仕分けた結果を、実際の発信に落とす

第2章で「チャットか会議か」を決めたら、次は実際に送り出します。チャットでも会議でも、共通のコツは1つだけ。相手が見て、「何の話か」と「次に何をすればいいか」が分かる形にすることです。これさえ守れば、発信先がどちらでも相手は迷いません。

チャットは「宛先＋一言要件」で切り出す

チャット行きにした相談は、相手を選んで、一言で要件を切り出します。意識するのは3つ——誰に・何を・どうしてほしいか。これが一目で分かる形にします。

共通例「来週の進行」をチャットで送るなら、こうなります（例）。

〇〇さん、来週の進行、この案で進めて大丈夫ですか？　OKなら明日それで動きます。

宛先が決まっていて、用件（進行の確認）も、相手にしてほしいこと（OKかどうかの返事）もはっきりしています。逆に「ちょっと相談が…」だけ送ると、相手は何を返せばいいか分からず、結局やりとりが増えます。相手を選ぶ操作や送信の画面は更新で変わることがあるので、ここでは型（宛先＋一言要件）を押さえてください。

会議は「日時＋参加者＋何を決める会か」で招く

会議行きにした相談は、予定表から日時を決めて、関係者を招きます。このとき欠かせないのが、「何を決める会か」を一言添えることです。

共通例「来週の進行」を会議で立てるなら、こう招きます（例）。

件名：来週の進行を決める打ち合わせ（15分）
来週の進行案が3つあるので、全員で1つに絞って固めたいです。

日時と参加者を決めて招くのはもちろん、「来週の進行を全員で固める」という目的を添えてあります。これがないと、参加者は何を準備すればいいか分からないまま集まることになります。会議の中身——アジェンダの細かい作り込みや進行そのもの——は、オンライン会議入門の関連講座にゆずります。ここでは「目的を添えて招くところまで」が、あなたのゴールです。

そして、会議で決まったことや議事録を残して整理する運用は、それ用の道具に任せるのが楽です。情報を残す型はNotion入門の関連講座も参考になります。Teamsはあくまで「残す・話す・決める」の発信側、と覚えておきましょう。

この章の確認（演習）

自分が今抱えている相談ごとを、1つ選んでください。第2章の3軸で発信先（チャット or 会議）を決め、その場で書き出してみましょう。チャットなら「宛先＋ひとことの要件」、会議なら「日時＋参加者＋何を決める会か」。実際に送れる文章の形まで書けたら合格です。