Notion入門｜散らばったメモとToDoを1か所に集める使い方

メモは付箋に、別のメモはメールの下書きに、ToDoは頭の中——気づけば「あの件、どこに書いたっけ」を毎週やっていませんか。便利だと聞いて Notion を開いてはみたものの、出てくるのは真っ白なページ。何から触ればいいか分からず、そっと閉じた。この講座は、まさにそこからの再スタートです。

Notion をひとことで言うと、散らばったメモとToDoを1か所に集めるための道具です。文章を書くドキュメントと、一覧で管理するデータベースを、同じ場所にまとめられます。チャットでやりとりするための道具ではないので、SlackやTeamsの役割とは住み分けて考えてください。また「タスクをどう優先し、どう分解するか」というタスク管理の考え方そのものは別の講座（タスク管理の基本を学ぶ kouza-009-task-management）に譲り、ここでは「Notionで実際に手を動かす操作」に絞ります。

この講座を終えると、あなたは次の4つができるようになります。Notionの基本構造（ワークスペース・ページ・ブロック）を自分の言葉で説明できる。ページとブロックを使って、散らばった業務メモを1つのページに作成できる。データベースを使って、ToDoをステータス付きで一覧管理できる。そして、メモとタスクを1つのワークスペースに集約し、自分の運用ルールを決められるようになります。

覚えて帰ってほしい型は1つだけです。メモは積む、ToDoは並べる、入口は1つ。 この講座では一貫して、あなた自身の「散らばった業務メモとToDo」を Notion に一元化していきます。第1章で構造をつかみ、第2章でメモを作り、第3章でToDoをデータベース化し、第4章で全部を1か所に集約する。読み終わるころには、真っ白なページは「自分の作業の起点」に変わっているはずです。

Notionの全体像（ワークスペース・ページ・ブロック）

真っ白なページに「ブロック」を積むという考え方

Notionを開いて手が止まる一番の理由は、「これはメモアプリなのか、Wordなのか、表計算なのか」がつかめないことです。答えは、そのどれでもありません。Notionでは、ページに置くものすべてが「ブロック」という小さな部品でできています。1行の文章もブロック、見出しもブロック、画像もブロック。公式ヘルプも「Notionにあるものはすべてブロックである——1行の文章から画像まで」と説明しています。

イメージとしては、レゴで遊ぶときに近いです。文章ブロックを置き、その下に箇条書きブロックを足し、さらにチェックリストのブロックを積む。種類の違う部品を上から順に積み重ねていくと、1枚のページができあがります。「最初に枠組みを決めてから書く」のではなく、「部品を1つずつ足していく」のがNotionの書き方です。

難しく聞こえるかもしれませんが、心配はいりません。実際に触ると、WordやGoogleドキュメントで文章を打つ感覚とほとんど変わりません。まずは深く考えず、文字を打ってみる。ブロックという考え方は、使っているうちに自然と身につきます。

なぜ「ブロック」という仕組みが、散らかり対策に効くのでしょうか。理由は、ブロックが後からいくらでも組み替えられるからです。付箋やメールの下書きは、一度書いたら場所が固定され、並べ替えるには書き直すしかありません。一方Notionのブロックは、後から順番を入れ替えたり、別のページへ移したり、種類そのものを変えたりできます。たとえば、軽い気持ちで打った1行の文章を、あとから「これは見出しにしよう」「これはやることだからチェックリストにしよう」と変換できる。つまり、最初から完璧に整理しようとしなくてよいのです。まず雑に書き出し、あとで積み替える——この「後から直せる」性質が、散らかったメモを1か所に集めるときに効いてきます。

ワークスペース＞ページ＞ブロックという入れ子

構造は3階層の入れ子になっています。一番外側がワークスペースで、これはあなたの作業場全体です。その中にページがいくつも入ります。ページは1つの文書だと考えてください。そして、そのページの中身を作っているのがブロックです。

たとえるなら、ワークスペースが机全体、ページが机に置いた1冊のノート、ブロックがそのノートに書いた1行1行です。この3つの関係さえつかめば、「Notionのどこに何があるのか分からない」という迷子はほぼ解消します。今回あなたが作るのは、机（ワークスペース）の上に「業務メモを集めるノート（ページ）」を1冊用意することから始まります。

ここで1つだけ補足しておきます。ページは、ほかのページの「中」に入れることもできます。つまり、ノートの中にさらに小さなノートを挟むイメージです。これを使うと、後の章で「入口ページ」を1つ作り、その下にメモのページやToDoのデータベースをぶら下げる、という整理ができるようになります。今は「ページは積み重ねられるし、中に入れ子にもできる」とだけ知っておけば十分です。最初から階層を深く作り込む必要はありません。むしろ深い階層は迷子のもとなので、まずは平らに1ページから始めるのがおすすめです。

メモアプリと同じだと思うとつまずく

最初のつまずきは、「ただの文章」だけを延々と書いてしまうことです。それだとメモアプリと変わらず、Notionの良さが出ません。もう1つのつまずきは、ページとブロックの粒度を混同して、1行書くごとに新しいページを作ってしまうこと。これをやると、せっかく集約するつもりが、かえって散らかります。今の段階では「ページは入れ物、ブロックは中身」とだけ覚えておけば十分です。

新しいページの作り方はシンプルです。公式ヘルプの手順では、画面左側のサイドバー上部にある作成アイコンをクリックします（デスクトップアプリでは Cmd/Ctrl+N でも作れます）。ページが開いたらタイトルを入力し、あとは下に文字を打っていくだけです。今回は、散らばった業務メモを「これから1つに集める入れ物」として、空のページを1つ用意します。タイトルは「業務メモ」など、後で自分が探せる名前にしておきましょう。

ここでつい身構えてしまうのが、「テンプレートを選ばないといけないのか」「最初に構成を決めないと書けないのか」という不安です。結論から言うと、どちらも不要です。真っ白なページのまま、いきなり文字を打ち始めて構いません。Notionは後から組み替えが効くので、最初の1ページは「とりあえずの置き場」で十分です。むしろ、立派なページを作ろうとして手が止まるくらいなら、雑でいいので業務メモを1か所に移し始めるほうが、散らかり解消には効きます。きれいさは後回し、まずは集約。これが第1章で身につけてほしい姿勢です。

この章の確認（演習）

自分の業務メモを集めるための空のページを1つ作り、分かりやすいタイトルを付けてください。中身はまだ書かなくて構いません。この「集約の入れ物」が、次の章からの土台になります。

ページとブロックでメモを作る

まず覚える3つの操作ツール

Notionの編集で覚えるのは、たった3つの道具です。公式ヘルプも「ページを作るために知っておくべきツールは3つ」と明言しています。

1つ目は、行の左の余白にカーソルを合わせると出てくる＋アイコン。これを押すと、追加できるブロックの種類がメニューで出ます。2つ目は、その隣に出る⋮⋮（点が縦に並んだ）アイコン。これはドラッグするとブロックを上下に動かせ、クリックするとメニューが開きます。メニューの中には「Turn into（別のブロックに変える）」や「Duplicate（複製する）」などがあります。3つ目が一番便利で、本文中で半角の/（スラッシュ）を打つと、使えるブロックの一覧が出てきます。たとえば見出しを入れたいときは / を打ってメニューから見出しを選ぶ、という具合です。

この3つさえ手になじめば、あとは積むだけです。なお、装飾(例：太字)などのショートカットもありますが、最初から覚える必要はありません。中身を集めることを優先しましょう。

散らばったメモを1ページに縦に積む

ブロックにはいくつか種類があります。よく使うのは、区切りを作る見出し、項目を並べる箇条書き、やることに使うチェックリスト、長い情報を折りたたむトグルなどです（例。ほかにもたくさんあります）。これらを上から下へ縦に積んでいくと、ただの文字の羅列ではなく、構造のあるメモになります。

では、第1章で作った「業務メモ」ページに、実際に集めていきましょう。たとえば、付箋に書いた取引先の連絡先、チャットの自分宛に送っておいた議事メモ、メールの下書きに残していた来週の段取り——これらを1か所に書き写します。やり方はこうです。まず見出しブロックで「取引先メモ」「議事メモ」「来週の段取り」のように区切りを作る。次に、それぞれの見出しの下に、箇条書きブロックで中身を並べる。「あとでやること」が混じっていたら、チェックリストのブロックで仮置きしておく。情報が長くなりそうなものは、トグルで畳んでおけば、ページがすっきりします。

これだけで、3か所に散っていたメモが1ページに集まりました。「あの件どこだっけ」を探す時間が、ここで確実に減り始めます。

慣れてきたら、スラッシュコマンドを使うと書くスピードが上がります。行の先頭で / を打ってから「見出し」「箇条書き」「チェックリスト」などの言葉を打ち始めると、候補が絞り込まれ、選ぶだけでそのブロックに変わります。マウスで＋アイコンを探しに行かなくても、キーボードから手を離さずに積んでいけるわけです。とはいえ、これは効率化の話なので、最初は＋アイコンとメニューだけで構いません。

もう1つ、トグル（折りたたみ）の使いどころを覚えておくと、ページがすっきりします。たとえば議事メモのように、見出しだけ見えていれば普段は十分で、中身は必要なときだけ開きたい情報があります。こうしたものはトグルの中に畳んでおけば、ページ全体を見たときに「何がどこにあるか」を一覧でつかめます。長い情報を全部開きっぱなしにすると、ページを下にスクロールするだけで疲れてしまうので、「普段は畳む・必要なときだけ開く」を意識すると、1ページに多くの情報を集めても破綻しません。

1行ずつ別ページに散らかさない

この章でやりがちな失敗が2つあります。1つは、メモ1件ごとに新しいページを作ってしまうこと。これでは集約どころか、ページが増えて再び迷子になります。原則は「関連するメモは同じページに、見出しで区切って積む」です。もう1つは、色や装飾に凝りすぎて中身が進まないこと。見た目は後からいくらでも整えられます。まずは中身を全部1ページに移すことを優先してください。

この章の確認（演習）

いま散らばっている自分の業務メモを3件選び、第1章で作ったページに、見出し＋箇条書きの形で集約してください。3件が1ページにまとまり、見出しで探せる状態になっていれば成功です。

データベースでタスクを管理する

データベースは「同じ形のページを並べる入れ物」

第2章のメモは「縦に積む」のが基本でした。ToDo管理はこれと相性が悪い場面があります。やることが増えると箇条書きが長くなり、「今やるべきもの」が埋もれてしまうからです。そこで使うのがデータベースです。

データベースは、公式ヘルプの言葉を借りると「同じ形のアイテムを集めて、属性で整理する入れ物」です。ポイントは、ToDoを1件＝1行で管理すること。そして1つのデータベースを、いろいろなビューで見られることです。同じToDoの集まりを、表のように見るテーブルビュー、付箋を並べたようなボードビュー、予定として見るカレンダービューなど、見せ方を切り替えられます（例。ほかのビューもあります）。第2章で仮置きした「あとでやること」を、ここで本格的なToDoリストに引っ越しさせましょう。

ステータスと期限の属性を付けて絞り込む

データベースが普通のメモと決定的に違うのは、各行にプロパティ（属性）を持たせられる点です。ToDoなら、進み具合を表す「ステータス」と、いつまでかを表す「期限」を付けると一気に実用的になります。

公式ヘルプの手順では、プロパティはデータベース上部の設定メニューから「プロパティの編集」で追加・変更できます。テーブルビューなら、既存の列をクリックして左右に新しい列を差し込み、名前とタイプを選びます。ステータスの選択肢は、たとえば「未着手／進行中／完了」のように自分で決めます（例。これは製品で決まっている値ではなく、あなたが自由に設定するものです）。

属性を付けたら、いよいよ絞り込みです。フィルターを使うと「未着手のものだけ」を表示でき、ソート（並べ替え）を使うと「期限が近い順」に並べられます。手順は、設定メニューからフィルターを選び、対象のプロパティ（例：ステータス）と条件（例：未着手と一致）を指定するだけ。並べ替えも同じメニューから、期限プロパティを昇順にすれば完成です。これで、長い箇条書きに埋もれていたToDoが、「今やるべき順」に並びます。

ここで知っておくと得をするのが、1つのデータベースを複数のビューで見られるという性質です。同じToDoの集まりに対して、表形式のテーブルビューを「全件を見渡す用」、ボードビューを「ステータスごとに付箋を並べて進み具合を見る用」、カレンダービューを「期限を予定として見る用」というふうに、見せ方を切り替えられます（例。ほかにもビューはあります）。大事なのは、データは1つで、見え方だけが変わるということです。テーブルで「完了」にしたToDoは、ボードでもカレンダーでも同時に完了になります。コピーを作って二重管理になることがないので、「どっちが最新だっけ」という混乱が起きません。

たとえば、朝は「未着手だけを期限が近い順に並べたテーブルビュー」を開いて上から片付け、週末の振り返りには「ステータスごとに並ぶボードビュー」で進み具合を眺める、といった使い分けができます。最初から複数ビューを作る必要はありませんが、「同じデータを別の角度から見られる」と知っておくと、ToDoが増えても管理が破綻しません。

なお、「何を先にやるか」「大きなタスクをどう分解するか」といった優先順位づけの考え方そのものは、この講座の範囲を超えます。タスク管理の考え方は kouza-009-task-management でじっくり学べるので、型として身につけたい方はそちらへ進んでください。

箇条書きで抱え込む・属性を作りすぎる

つまずきは2つです。1つは、データベースを使わず長い箇条書きでToDoを抱え込むこと。件数が増えた瞬間に破綻します。「並べ替えたい・絞り込みたい」と思ったら、それはデータベースの出番のサインです。もう1つは逆に、属性（プロパティ）を作りすぎること。最初はステータスと期限の2つで十分です。運用が重くなったら見直す、くらいで始めましょう。

この章の確認（演習）

自分のToDoを3件、ステータス付きのデータベースに登録してください。そのうえでフィルターを使い、「未着手」のものだけを表示してみましょう。必要なToDoだけが残って見えれば成功です。

メモとタスクを1か所に集約して運用する

道具を覚えても「置き場」を決めないと再び散らかる

ここまでで、メモを積むページと、ToDoを並べるデータベースができました。ところが、これで安心すると落とし穴があります。次にメモが出てきたとき、どこに書くかを決めていないと、また新しいページを作ってしまい、結局あちこちに散らばるからです。道具を覚えることと、運用を決めることは別物です。この章のゴールは、Notionを「作って終わり」にせず、毎日の起点にすることです。

入口ページから辿れるようにする

おすすめは、入口になるページを1つ決めることです。新しくページを1枚作り、「ホーム」や「マイダッシュボード」など、自分が毎朝最初に開く名前にします。そのページの中に、第2章で作ったメモページへのリンクと、第3章で作ったToDoデータベースへのリンクを置きます。

Notionは、ページの中で別のページを呼び出したり、リンクで参照したりできます。公式ヘルプでも、インラインで「ワークスペース内の別のページを参照できる」と説明されています。これを使えば、入口ページから「メモはこっち」「ToDoはこっち」と1クリックで辿れるようになります。バラバラだった部品が、ここで1本の動線につながります。

具体的な作り方はこうです。入口ページの上のほうに見出しブロックで「メモ」「ToDo」と区切りを作り、それぞれの下に、第2章のメモページと第3章のToDoデータベースへのリンクを置きます。リンクの置き方にはいくつかありますが、いちばん簡単なのは、サイドバーにある対象のページを入口ページの中へドラッグして入れ子にする方法か、本文で / から「ページリンク」を選んで対象を指定する方法です（例。環境により表示名は前後します）。どちらでも、入口ページから子ページへ1クリックで降りていけるようになります。

この「入口を1つにする」発想は、家の玄関に似ています。郵便物も鍵も、いったん玄関のトレイに置くと決めておけば、家の中を探し回らずに済む。Notionの入口ページも同じで、「まずここを開く」と決めた1枚があるだけで、メモもToDoもそこから辿れる安心感が生まれます。逆に入口を作らないと、せっかく作ったメモページもToDoデータベースも、サイドバーの奥に埋もれて二度と開かなくなりがちです。

「毎朝ここを開く」を日々の起点にする

最後に、いちばん大事なルールを1文で決めます。「メモはこのページ、ToDoはこのデータベース」という置き場のルールです。これを入口ページの先頭に書いておきましょう。そして毎朝、まずこの入口ページを開く。今日やることをToDoデータベースで上から確認し、新しいメモが出たら決めた場所に書く。この習慣ができた瞬間に、「あの件どこだっけ」は消えます。

つまずきは、場所を決めずに毎回新規ページを作ってしまうことと、最初から凝った構成を作って維持できなくなることです。入口は1つ、置き場ルールは1文、これで十分です。シンプルなまま続けることが、散らからない一番の近道です。優先順位の付け方など、運用をさらに洗練させたくなったら、タスク管理の型は kouza-009-task-management を参考にしてください。

この章の確認（演習）

入口になるページを1つ作り、メモページとToDoデータベースへのリンクを置いてください。そのうえで、「メモはここ／ToDoはここ」という自分の置き場ルールを1文で書きましょう。明日の朝、そのページを開くところから1日を始められれば、運用の完成です。