社内の同僚へ進捗を共有するメールをAIに書かせるとき、トーンの指定として最も適切なものはどれか。

正解はBです。社内の同僚への進捗共有は、長い前置きや過剰な敬語を省き、要点を簡潔に伝えるトーンが適しています。相手は事情を共有している身内なので、丁寧さよりも分かりやすさと速さが重視されます。用件中心の簡潔なトーンを指定します。

この問題の核心は、社内向けでは「簡潔さ」がトーンの軸になるという点です。社外と同じ最上級の敬語を使うと、回りくどく読みにくくなります。相手との距離が近いほど、前置きを減らして要点に早く到達させるのが親切です。

社内メールをAIに書かせるときは、「社内向けに簡潔に、結論から」と一言添えてみましょう。前置きや定型のあいさつが長く出てきたら、削ってよい部分を指定して縮めます。要点を先頭に置く「結論先出し」を指示すると、読み手がすぐ用件をつかめて効果的です。

社内向けトーンの考え方

社内の同僚は背景を共有しているため、社外向けの厚い前置きやあいさつは不要です。進捗共有のような実務連絡では、何がどうなったかという要点に早く到達できることが価値になります。簡潔で要点中心のトーンを指定することで、読み手は短時間で状況を把握できます。

他の選択肢が誤りである理由

Aは社外向けと同じ最上級敬語の長文を指示しており、社内連絡では回りくどく不向きです。Cの雑談中心は、進捗共有という用件の目的から外れます。Dの「難しく言い換える」は、伝わりやすさを下げる方向で、共有の目的に反します。社内向けの軸は簡潔さと要点の明確さです。